Làm Thế Nào Để Làm Việc Ở Nhà Hiệu Quả? Làm Việc Từ Xa 2020

Làm thế nào để làm việc ở nhà hiệu quả? Các thủ thuật giúp bạn làm việc ở nhà hiệu suất hơn và bảo vệ sức khỏe.

Bạn đã bao giờ thắc mắc thế nào là làm việc tại nhà chưa? Làm việc từ nhà còn được gọi là làm việc từ xa, phương pháp này đã trở nên phổ biến, giúp người lao động gia tăng tính linh hoạt trong công tác và giúp chủ sở hữu lao động cắt giảm chi phí. Dù có nhiều ưu điểm, làm việc tại nhà vẫn tồn tại nhiều khó khăn cần khắc phục như gây mất tập trung và tạo cảm giác tách biệt (có thể khắc phục với một số thủ thuật sau đây). 

Hãy đọc tiếp hướng dẫn làm việc tại nhà năm 2020 của chúng tôi. Hoặc xem các giải pháp về cách thiết kế góc làm việc tại nhà của chúng tôi tại đây.

Công nghệ là đáp án hoàn hảo cho phương án làm việc tại nhà. Các công cụ số kết nối chúng ta trong mọi khía cạnh của đời sống, vậy nên công nghệ đang thay đổi phương thức làm việc của chúng ta. Gọi điện thoại đường dài từng rất tốn kém, nhưng giờ đây đã có gọi video miễn phí. Và quy trình gửi hàng bằng dịch vụ chuyển phát vô cùng chậm chạp khi xưa đã được thay thế hoàn toàn bằng ứng dụng lưu trữ đám mây chia sẻ tức thì và dịch vụ nhắn tin. Giờ đây, chúng ta có thể làm việc với bất kỳ ai tại bất kỳ đâu trong thời gian thực.

“Làm việc từ xa” hay “làm việc tại nhà” là một thuật ngữ rất phổ biến trong thế kỷ 21. Đây có thể được coi là một trong những giải pháp hiểu quả được rất nhiều các công ty lớn trên khắp thế giới áp dụng và đem lại hiệu quả cao.

Làm việc từ xa là gì? 

Làm việc từ xa là hoàn thành công việc cho một công ty hay chủ sở hữu lao động từ một địa điểm bên ngoài công ty. Xét về nghĩa rộng, làm việc từ xa gồm làm việc tại nhà, tại quán cà phê hoặc phòng khách sạn. Làm việc từ xa có thể là toàn thời gian, làm việc theo thời gian cố định, linh hoạt hoặc làm tạm thời do các tình huống đặc biệt tùy vào nhu cầu của nhân viên hoặc chủ sở hữu lao động.

Và nhờ các công nghệ số, chúng ta có nhiều lựa chọn làm việc từ xa tại nhà hơn bao giờ hết. 

SuperClear

Tại sao lại chọn làm việc tại nhà?

Rõ ràng, làm việc từ xa có rất nhiều ưu điểm. Nếu không, đã không có ai làm việc từ xa. Sau đây là một số lý do khiến mọi người chọn làm việc tại nhà.

Lịch trình linh hoạt

Đứng đầu danh sách lý do làm việc từ xa đối với đa số người là khả năng làm việc linh hoạt trong không gian riêng và theo giờ giấc riêng. Trong không gian thoải mái ở nhà, người lao động có thể điều chỉnh lịch trình và môi trường để cải thiện tối đa hiệu suất làm việc.

Trong nhiều trường hợp, công việc phụ thuộc vào hiệu suất chứ không phải thời gian làm việc, nghĩa là công việc được đánh giá dựa trên chất lượng chứ không phải mức độ bận rộn của nhân viên tại văn phòng. 

“NGƯỜI LÀM VIỆC TỪ XA ĐÁNH GIÁ CAO TÍNH LINH HOẠT VÀ THUẬN TIỆN CỦA NHỮNG CÔNG VIỆC TỪ XA. HỌ SẴN SÀNG NỖ LỰC TRÊN CẢ MONG ĐỢI ĐỂ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC. ĐIỀU NÀY CÓ NGHĨA LÀ HỌ SẴN SÀNG LÀM THÊM VÀO BAN ĐÊM, CUỐI TUẦN VÀ KỂ CẢ NGÀY LỄ ĐỂ BÙ ĐẮP NHỮNG KHOẢNG THỜI GIAN BỊ LÃNG PHÍ.”

– Jens Jakob Andersen, Nhà sáng lập và CEO của RunRepeat

Tiết kiệm thời gian (và tiền bạc)

Làm việc tại nhà cũng giúp nhân viên và chủ sở hữu lao động tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Người lao động tiết kiệm được thời gian đi lại và thời gian cho tất cả những quy trình nhỏ và những yếu tố hao tổn thời gian (như họp hành) tại văn phòng. Ngoài ra, giữa chi phí di chuyển, ăn trưa và số tiền chi cho cà phê cỡ lớn, nhân viên văn phòng có thể phải chi tiêu hàng trăm thứ lặt vặt khác trong ngày làm việc mà họ sẽ không phải tiêu tốn nếu làm việc tại nhà.

Chủ sở hữu lao động cũng sẽ tiết kiệm tiền bạc xét về chi phí chung liên quan đến việc nhân viên đi làm tại văn phòng. Từ thuê đủ không gian đến các tiện ích, chi phí cho nhân viên sẽ tốn kém hơn lương của họ. Trên thực tế, công ty có thể tiết kiệm đáng kể bằng cách thuê ngoài công việc từ xa. (Và nhân viên làm việc từ xa có hiểu biết sẽ nhận ra điều này và có thể được trả lương cao hơn cho cùng một công việc. Đôi bên cùng có lợi).

Đa nhiệm trong công việc và cuộc sống

Có rất nhiều tình huống trong cuộc sống thích hợp làm việc tại nhà. Nhân viên có thể bị ốm hoặc phải chăm sóc người nhà. Có thể là tình huống khẩn cấp như thiên tai hay thời tiết khắc nghiệt. Hoặc đơn giản là muốn có thêm chút thời gian và tự do. Dù lý do là gì, làm việc tại nhà thật sự có thể giúp bạn cân bằng công việc và cuộc sống tốt hơn.

Chẳng hạn, khi làm việc tại văn phòng, bạn không thể tập trung 100% suốt cả ngày làm việc (dù có áp dụng các mẹo vặt để cải thiện hiệu suất làm việc như kỹ thuật Pomodoro). Bạn có thể thấy mình mất tập trung hoặc đang lướt Web và “tỏ ra bận rộn”. Bạn không những không hoàn thành được công việc mà còn có thể cảm thấy áp lực hơn đôi chút vì đã lãng phí thời gian đó.

Tuy nhiên, khi ở nhà, bạn có thể phá vỡ chu kỳ làm việc – căng thẳng – mệt mỏi bằng cách làm việc vặt trong nhà, thực hiện bài tập ngắn, đi bộ hoặc bất kỳ việc nào khác trong cuộc sống thường ngày. Sau đó, bạn có thể trở lại làm việc trong tâm thái sảng khoái và tập trung vào công việc với phúc lợi đi kèm là đã làm xong một việc khác. 

SuperClear

Bạn cần chuẩn bị những gì để làm việc tại nhà?

Trong thế giới kết nối số, việc giao tiếp với mọi người ở bất kỳ đâu trên thế giới đều diễn ra với tốc độ ánh sáng (hơn kém vài chiếc vệ tinh). Thông qua thiết bị, chúng ta ngày càng giao tiếp với nhiều người hơn, thay thế việc tiếp xúc trực tiếp bằng khả năng cộng tác từ xa.

Các thiết bị kết nối

Bạn sẽ cần ít nhất một thiết bị có kết nối với mạng Internet: điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính. Hầu hết mọi người coi máy tính xách tay và điện thoại thông minh là thiết lập tối thiểu để giao tiếp hiệu quả. Dù một số máy tính bảng đang gần đạt đến hiệu suất làm việc như máy tính, chúng vẫn chưa có khả năng đó.

Và đừng quên một bộ tai nghe chống ồn xịn xò tích hợp micro. Thiết bị này sẽ là một mũi tên trúng hai đích, vừa ít bị mất tập trung vừa cho phép gọi điện trực tuyến.

Bạn cần thiết lập không gian làm việc hoặc văn phòng tại nhà lý tưởng để đảm bảo cả hiệu suất làm việc và sức khỏe.

Email và tin nhắn

Hình thức giao tiếp đơn giản nhất giữa quản lý và nhân viên làm việc từ xa là qua văn bản. Giao tiếp bằng văn bản có thể là qua email hoặc các dịch vụ nhắn tin như WhatsAppMessenger hoặc Skype. Và đây là nền tảng giao tiếp số dù đội ngũ còn sử dụng các công cụ khác. Bạn cũng luôn cần một bản ghi chép công việc rõ ràng.

Tuy nhiên, nếu chỉ giao tiếp qua email và tin nhắn, bạn sẽ bỏ qua rất nhiều phương thức tương tác khác giữa con người và đây là một trong những phương thức giao tiếp tương đối chậm.

Hội nghị trực tuyến và trò chuyện bằng giọng nói

Phương thức này đã xuất hiện được một thời gian. Nhân viên làm việc từ xa sẽ gọi đến văn phòng bằng điện thoại hoặc ứng dụng nhắn tin cho phép trò chuyện bằng giọng nói (hầu hết các ứng dụng nhắn tin hiện nay đều có tính năng này). Sử dụng tính năng trò chuyện bằng giọng nói có thể gia tăng yếu tố con người cho việc giao tiếp và bạn có thể truyền đạt nhiều thông tin hơn với tốc độ nhanh hơn so với truyền đạt bằng văn bản – nhưng phương án này không có khả năng tự thực hiện.

Trên thực tế, hầu hết công việc, tức sản phẩm bàn giao thực tế, đều ở dạng văn bản hoặc tập tin của nhân viên làm việc từ xa, vậy nên, chắc chắn sẽ có những phương thức giao tiếp khác.

How to Work at Home - Woman Telecommuting

Trò chuyện qua video và chia sẻ màn hình

Về chức năng, tính năng này tương tự như hội nghị trực tuyến ngoại trừ việc bạn có thể thấy người khác trong cuộc gọi bằng dịch vụ như Zoom hoặc Microsoft Teams. Nhờ đó sẽ gia tăng tính cá nhân hóa, nhưng điều này gần như không cần thiết và có thể làm chậm kết nối. Tuy nhiên, có một tính năng liên quan đến cuộc gọi video là chia sẻ màn hình. Tính năng này rất hữu dụng, cho phép mọi người trực tiếp chia sẻ phương tiện và cho phép người tham gia trình bày ý tưởng một cách tự nhiên.

Có lẽ điểm trừ lớn nhất của hình thức giao tiếp này là tiêu tốn quá nhiều dữ liệu. Dù có dữ liệu không giới hạn, trò chuyện qua video giữa nhiều địa điểm có thể chậm trễ đến mức vô dụng. Mặt khác, đây là một trong những công cụ hữu hiệu khi bạn cần giao tiếp và trình bày trực tiếp.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về hội nghị truyền hình hiệu quả tại đây.

Bảng trắng kỹ thuật số

Bảng trắng kỹ thuật số là phần mềm – thường là trực tuyến – có thể sao chép chức năng của bảng trắng vật lý. Đây là cấp độ chia sẻ màn hình cao hơn, trong đó nhân viên làm việc nhóm từ xa không chỉ có khả năng chia sẻ màn hình mà còn có thể chú thích, vẽ và tương tác với màn hình trong thời gian thực từ xa. (Hãy tìm hiểu phần mềm bảng trắng kỹ thuật số của chúng tôi: myViewBoard).

Một điểm trừ của bảng trắng kỹ thuật số là sự phụ thuộc vào màn hình cảm ứng. Dù ngày càng trở nên phổ biến, màn hình cảm ứng vẫn còn trong giai đoạn đầu tiếp nhận và hầu hết mọi người chỉ có màn hình cảm ứng trên điện thoại và có thể là máy tính bảng. Dù đây là một giải pháp, vẫn có rất nhiều người thấy khó có thể kết hợp máy tính bảng trực tiếp vào trạm làm việc.

Hệ thống quản lý dự án

Đây là hệ thống quản lý dự án và giao tiếp đa năng bao gồm mọi thứ từ trò chuyện bằng giọng nói và qua video đến lưu trữ tập tin cho đến hệ thống theo dõi nhiệm vụ. Hệ thống này gồm các phần mềm mạnh mẽ như Slack và Trello hoặc tính năng trong các bộ giải pháp lớn hơn như Office 365’s Planner. Những công cụ này rất hữu ích trong việc tập trung nhiều thông tin liên lạc và hỗ trợ nhiều đội ngũ làm việc tại cùng địa điểm hoặc làm việc từ xa.

Tuy nhiên, sức mạnh của những công cụ này đôi khi cũng phản tác dụng. Tính năng đa dạng của những công cụ này có thể là con dao hai lưỡi. Trong các đội ngũ nhỏ hơn hoặc đã thiết lập đường truyền thông tin liên lạc, bổ sung công cụ quản lý dự án có thể khiến vấn đề trở nên phức tạp hơn. Đôi khi, đơn giản hóa mọi thứ là cách tốt nhất.

Vấn đề thường gặp khi làm việc tại nhà

Dù có những lợi ích nhất định, làm việc tại nhà cũng có những cám dỗ cần tránh. Cấu trúc và quy tắc của nơi làm việc không phải tự nhiên mà có, vậy nên, cần giải quyết những vấn đề liên quan đến công việc làm từ xa.

Problems with Working from Home - Too Many DistractionaQuá nhiều yếu tố gây mất tập trung

Văn phòng có tiếng là gây mất tập trung bởi đủ kiểu trò chuyện và họp hành và gián đoạn. Nhưng bạn cần nhớ rằng nhà cũng có nhiều yếu tố gây mất tập trung không kém và chỉ có kỷ luật của chính bạn mới có thể giúp bạn tập trung vào công việc. Khi ở nhà, bạn có thể có tất cả các lựa chọn giải trí thường ngày. Ăn món ăn vặt yêu thích và ngủ trưa trên chiếc ghế sô pha thoải mái. Và bạn có thể trò chuyện với người đồng nghiệp thích tán gẫu về con cái. 

Vậy nên, để giải quyết những yếu tố gây mất tập trung tại nhà, bạn phải rèn kỷ luật thép cho chính mình. Nghĩa là không xem TV trong lúc làm việc, đặt thời gian nghỉ ngơi và cho cả gia đình biết thời gian làm việc và không gian làm việc mà bạn chọn.

Problems with Working from Home - IsolationCảm giác tách biệt

Một trong những lợi ích lớn nhất của nơi làm việc là giúp mọi người tiếp xúc với đồng nghiệp. Công việc không chỉ là về tiền bạc. Làm việc hiệu quả còn là về con người. Khi chuyển sang làm việc từ xa, sẽ không còn tất cả những khoảng thời gian xã giao mà bạn từng xem là hiển nhiên khi làm việc nữa. Trò chuyện qua video và email không thể thay thế cho tương tác trực tiếp và sức khỏe tinh thần và thể chất có thể bị ảnh hưởng nếu thiếu đi những gắn kết cộng đồng.

Do thiếu thời gian xã giao trong lúc làm việc, việc đặt ra thời gian xã giao trong lịch làm việc của bạn càng trở nên quan trọng hơn. Đó có thể là bữa ăn gia đình, đi chơi cùng bạn bè hay thậm chí gọi điện thoại với những người không hề liên quan đến công việc của bạn. Đừng đánh giá thấp ảnh hưởng của những mối liên hệ xã hội đối với mức độ hạnh phúc và gắn kết của bạn.

Problems with Working from Home - Working Wher You SleepLàm việc trong phòng ngủ

Làm việc và nghỉ ngơi sẽ rất dễ nhập nhằng khi diễn ra tại cùng một chỗ. Bạn có thể rất khó ngừng hẳn chế độ làm việc, nghĩa là bạn không thể thư giãn thực sự và khôi phục tinh thần. Khi ở nhà, bạn cần được thư giãn, nhưng nếu đó cũng là nơi làm việc thì có thể sẽ gây ra những cảm xúc mâu thuẫn.

Bạn có thể hạn chế tình trạng này bằng cách đặt ra thời gian và địa điểm xác định cho công việc và nghỉ ngơi. Điều này có nghĩa là nghỉ giải lao thường xuyên, kể cả nghỉ theo lịch, và làm việc như ngày bình thường. Ngoài ra, bạn nên tránh làm việc trên giường nếu có thể. Bạn cũng cần đặt ra những khoảng thời gian hoàn toàn không liên quan đến công việc để tập trung vào những đối tượng khác như gia đình, phim ảnh hoặc trò chơi điện tử yêu thích.

Các thủ thuật giúp đảm bảo hiệu suất khi làm việc tại nhà

Môi trường nhà bạn chắc chắn sẽ có những điểm đặc thù riêng, nhưng một số hướng dẫn cơ bản dưới đây có thể giúp bạn đạt được hiệu quả tối đa khi làm việc tại nhà.

Work from Home Productivity Tip - Work Stays WorkĐảm bảo làm việc nghiêm túc

Hãy nhớ bạn đang làm việc. Vị trí làm việc có thể là bàn trong phòng khách, cuối bàn bếp hoặc góc ăn sáng của bà bạn, bạn ngồi ở đâu thì đó là nơi làm việc. Hành xử phù hợp.

  • Đảm bảo thời gian làm việc đúng giờ mỗi ngày.
  • Chuẩn bị trang phục làm việc phù hợp (dù bạn mặc thoải mái hơn so với khi đi làm tại văn phòng).
  • Tắt TV hoặc quay lưng về phía TV và đeo tai nghe chống ồn.
  • Dành riêng chỗ để nghỉ giải lao trong không gian làm việc.

Work from Home Productivity Tip - Set Up a Home Office

Thiết lập văn phòng tại nhà

Có lưu ý một số điều cơ bản cho văn phòng hoặc trạm làm việc tại nhà. Đảm bảo chuẩn bị tối thiểu những vật dụng bạn cần để thiết lập chỗ làm việc hiệu quả. Dù mỗi người sẽ cần những vật dụng khác nhau tùy theo mục đích, dưới đây là một số vật dụng cần có trong văn phòng hoặc trạm làm việc tại nhà.

  • Chuẩn bị kết nối Internet ổn định để làm việc.
  • Chuẩn bị ít nhất một máy tính và một điện thoại thông minh đề phòng trường hợp một cái xảy ra vấn đề, bạn có thể sử dụng cái còn lại để giao tiếp.
  • Sử dụng màn hình đủ lớn để có thể làm việc mà không gây mỏi mắt hay phải liên tục thay đổi giữa các cửa sổ.
  • Tuân theo các lưu ý thiết kế công thái học tối thiểu cho văn phòng để hạn chế các bệnh văn phòng.

 

Work from Home Productivity Tip - Have Clear Goals

Đặt ra mục tiêu rõ ràng

Nhiều người nhận thấy rằng cách làm việc sẽ thay đổi khi chuyển sang làm việc từ xa. Khi làm việc tại văn phòng, bạn sẽ trực tiếp có mặt tại đó. Việc này rất quan trọng. Khi làm việc tại nhà, bạn có thêm nghĩa vụ chứng minh rằng bạn đang kiếm tiền: bạn cần tạo ra hiệu quả. Cách tốt nhất là đặt ra mục tiêu rõ ràng.

  • Đặt ra mục tiêu hàng ngày cho bản thân khi bắt đầu làm việc và kiểm tra tiến độ khi hoàn thành công việc trong ngày.
  • Đặt mục tiêu có mở đầu và kết thúc rõ ràng (như bằng phương pháp SMART).
  • Điều chỉnh mục tiêu theo thời gian như với mọi chỗ làm việc khác.
  • Chia sẻ mục tiêu với đội ngũ và lãnh đạo để mọi người thống nhất ý kiến.

Làm việc ở nhà hiệu quả

Với một số người, làm việc tại nhà là sở thích. Với những người khác, đó là điều bắt buộc. Dù thế nào, bạn cũng có thể đạt được thành công bằng cách lập kế hoạch, tuân thủ kỷ luật và nắm bắt những cơ hội phù hợp.

Trong thế giới kết nối toàn cầu, bạn không còn phải hăm hở miệt mài làm việc dưới ánh đèn huỳnh quang của những văn phòng ngột ngạt nữa. Bạn có thể thoải mái làm việc tại nơi mình muốn tùy theo ý thích của bản thân. Công nghệ ở quanh ta. Công việc luôn sẵn sàng. Bạn có thể làm việc tại bất kỳ nơi nào bạn muốn.

Tìm hiểu thêm về cách hỗ trợ thiết lập văn phòng tại nhà lý tưởng của ViewSonic tại đây. Hoặc xem giải pháp phần mềm làm việc từ xa của chúng tôi tại myViewBoard.com.