Hoe vanuit huis werken: De 2020 gids voor werken op afstand

Heb je je ooit afgevraagd hoe je vanuit huis kunt werken? Ook wel werken op afstand of telewerken genoemd, thuiswerken is een populaire manier geworden om te genieten van een toegenomen flexibiliteit en het verlagen van de kosten voor werknemers. Maar ondanks de voordelen van thuiswerken, zijn er nog steeds enkele uitdagingen, zoals afleiding en isolatie, waar je wat aan wilt doen (misschien met enkele van onze tips hieronder). Lees dus verder voor onze gids over hoe je in 2020 vanuit huis werkt. Of bekijk onze thuiswerkplek oplossingen hier.

Technologie is het perfecte antwoord op hoe vanuit huis te werken. Digitale tools verbinden ons met ieder facet van ons leven, dus is het geen verrassing om te zien hoe het de manier waarop we werken verandert. Wat ook een bijzonder duur langeafstandsgesprek was, is nu een gratis videochat. En het pijnlijk langzame proces van het laten bezorgen van een pakket door een koerier is volledig vervangen door direct deelbare cloudopslag en online berichten versturen. We kunnen nu met iedereen overal in real-time werken.

Telewerken. Werken op afstand. Werken vanuit huis. Dit zijn geen zakelijke modewoorden of loze beloften van duistere “vriendjes” op social media. Ze zijn de nieuwe en opkomende realiteit van werkgelegenheid in de 21ste eeuw. De manier waarop we werken verandert voor altijd.

Wat is werk op afstand?

Ook bekend onder de naam telewerken, is werken op afstand al het werk dat wordt gedaan voor een bedrijf of werkgever vanaf een andere locatie dan die van het bedrijf zelf. De brede term ‘werken op afstand’ omvat werken vanuit huis of bijvoorbeeld een koffiezaak of hotelkamer. Werken op afstand kan fulltime, op vaste tijden, flexibel, of tijdelijk zijn vanwege speciale omstandigheden, afhankelijk van de behoeften van zowel werknemers en werkgevers.

En dankzij digitale technologieën, hebben we meer opties dan ooit voor het doen van werk op afstand vanuit huis.

SuperClear

Waarom vanuit huis werken?

Het is duidelijk dat er voordelen aan telewerken verbonden zijn. Anders zou niemand het doen. Hier zijn enkele redenen waarom mensen kiezen om thuis te werken.

Flexibel rooster

Bovenaan de lijst staat voor de meeste thuiswerkers de toegenomen flexibiliteit van werken in hun eigen ruimte in hun eigen tijd. Vanuit het comfort van hun eigen huis, zijn werknemers in staat om hun eigen roosters en werkomgeving aan te passen, om hun productiviteit te maximaliseren.

In veel gevallen is het werk ook gebaseerd op wat het oplevert, in plaats van een systeem van inklokken. Dat betekent dat iemand wordt beoordeeld op basis van het werk wat er werkelijk wordt verzet, in plaats van afgaan op hoe druk iemand op kantoor lijkt.

“mensen die op afstand werken, waarderen de flexibiliteit en het gemak wat bij werken op afstand meekomt. Ze zijn bereid om zich extra in te zetten om het te laten slagen. dit betekent dat ze bereid zijn om in de avond, weekend, en zelfs tijdens vakantiedagen te werken om verloren tijd in te halen.”

– Jens Jakob Andersen, Oprichter en CEO van RunRepeat

Bespaar tijd (en geld)

Vanuit huis werken bespaart ook tijd en geld voor zowel werknemers als werkgevers. De medewerker bespaart tijd op reizen en alle tijdslurpers (zoals vergaderingen) die bij het kantoorleven horen. Daarnaast zijn er honderden kleine manieren waarop kantoormedewerkers hun geld kunnen uitgeven aan dingen die er thuis niet zijn, zoals de kosten van vervoer en de koffiemachine.

De werkgever bespaart ook geld in termen van overhead door het hebben van een werknemer op locatie. Van het huren van voldoende ruimte tot nutsvoorzieningen, een werknemer kost meer dan alleen zijn salaris. Een onderneming kan zelfs aanzienlijk besparen door het werk op een andere locatie uit te besteden (en een gewiekste medewerker op afstand zal zich dit realiseren en meer betaald krijgen voor hetzelfde werk. Iedereen wint.)

Werk en privé multitasking

Er zijn verschillende levenssituaties waarbij werken vanuit huis heel goed past. De werknemer kan ziek zijn of voor een ziek familielid moeten werken. Er kan sprake van een noodsituatie zijn, zoals een pandemie, natuurramp of extreem weer. Maar het kan ook iets simpels zijn als meer tijd en vrijheid willen hebben. Wat de reden ook is, werken vanuit huis kan je echt een betere balans tussen werk en je privéleven bieden.

Het is tijdens het werken op kantoor bijvoorbeeld onmogelijk om een hele werkdag 100% gefocust te zijn (zelfs met productiviteitshacks zoals de Pomodoro techniek). Dus het kan zomaar zijn dat je in het niets staart of op het web surft en ‘druk lijkt’. Je hebt niet alleen niets gedaan, maar je bent misschien ook wel wat gestrest om die tijd verspild te hebben.

Thuis kun je de cyclus van werk-stress-uitputting verbreken door snel een klusje te doen, een korte work-out uit te voeren, een wandeling te maken, of welke activiteit dan ook van je dagelijks leven. Vervolgens kun je weer aan het werk met een frisse focus, met als extra voordeel dat je iets anders hebt kunnen afronden.

SuperClear

Wat heb je nodig om vanuit huis te werken?

In een digitaal verbonden wereld, gaat communicatie met iedereen waar dan ook ter wereld sneller dan het licht (met een satelliet of twee). We communiceren meer en meer door onze apparaten met een oneindig toenemend aantal mensen die face-to-face communicatie te vervangen door samenwerking op afstand.

Verbonden apparaten

Je hebt in ieder geval een apparaat met internetverbinding nodig: een smartphone, tablet, of computer. Veel mensen zien een laptop en een smartphone als het absolute minimum voor effectieve communicatie. Terwijl sommige tablets in de buurt komen van de productiviteit van een computer, zijn ze er nog niet helemaal.

En vergeet die goede noise-cancelling koptelefoon met ingebouwde microfoon niet. Het heeft de dubbele werking van het verminderen van afleiding en het mogelijk maken van online telefoongesprekken.

Idealiter heb je een werkruimte of thuiskantoor dat is ingericht voor zowel productiviteit als gezondheid.

E-mail en berichten versturen

In zijn meest eenvoudige vorm, vormt alleen getypte tekst de band tussen de manager en de mensen die op afstand werken. Communicatie via tekst kan via e-mail en berichten services zoals WhatsAppMessenger, of Skype. En dit is de hoeksteen van communicatie, zelfs wanneer het team ook andere tools gebruikt. Bovendien is het altijd prettig om naslagwerk op schrift te hebben.

Toch blijft de nuance van menselijke interacties voor een groot deel achterwege wanneer je alleen via e-mail communiceert, daarnaast is het een van de langzamere manieren van communiceren.

Teleconferenties en spraakberichten

De teleconferentie bestaat al een tijdje. Hier is sprake van wanneer de medewerker op afstand inbelt bij het kantoor via de telefoon of een berichten app die spraakberichten toestaat (en dat is tegenwoordig bij de meesten het geval). Het gebruik van spraak voegt een menselijk element toe aan je communicatie – en je kunt meer informatie sneller communiceren dan je met getypte tekst kunt – maar deze optie werkt waarschijnlijk niet vanzelf.

Het feit is dat het meeste werk – wat fysiek afgeleverd moet worden – verschijnt in de vorm van documenten of bestanden van de medewerker op afstand, en dus gaan er vrijwel zeker ook andere vormen van communicatie zijn.

How to Work at Home - Woman Telecommuting

Videochatten en scherm delen

Qua functionaliteit is dit hetzelfde als teleconferenties, behalve dat je de andere persoon (of personen) kunt zien met een webcam en dienst als Zoom of Microsoft Teams. Dit voegt een extra laag van personalisatie toe, maar het is meestal onnodig en kan de snelheid van de verbinding verlagen. Verwant aan de videochat is scherm delen. Dit is enorm handig. Het laat mensen direct media delen en laat deelnemers daarbij hun ideeën op een heel natuurlijke manier presenteren.

De waarschijnlijk grootste keerzijde van deze vorm van communicatie is hoeveel data het kost. En zelfs met onbeperkte data, kan een videochat de snelheid zo erg vertragen dat je er niets meer aan hebt. Nogmaals, dit is een van de tools die je nodig hebt om live te communiceren en demonstreren.

Je kunt hier meer lezen over het effectief voeren van een videoconferentie.

Digitaal whiteboarden

Digitaal whiteboarden verwijst naar software – meestal online – die de functie van een fysiek whiteboard nabootst. Dit is de volgende stap in het delen van schermen, waarbij niet alleen teams op afstand hun scherm delen, maar ook kunnen ze notities maken, tekenen en real-time interactie hebben op grote afstand van elkaar. Bekijk ook ons aanbevolen digitaal whiteboard: myViewBoard.)

De keerzijde van digitale whiteboards is hun afhankelijkheid van touchscreens. Ondanks dat touchscreens steeds gebruikelijker worden, zitten touch-monitors nog in de startfase en de meeste mensen hebben alleen touchscreens op hun telefoons en misschien een tablet. Terwijl dit een oplossing is, vinden veel mensen het nog een uitdaging om tablets op te nemen in hun werkomgeving.

Projectmanagement systemen

Dit zijn de alles-in-een projectmanagement en communicatiesystemen die alles omvatten van spraak- en videochat, tot bestandsopslag en opdrachttrackers. Het omvat krachtpatsers zoals Slack en Trello of kenmerken van grotere spelers als Office 365’s Planner. Deze tools werken goed om een verscheidenheid van communicatie op een plaats te verzamelen en helpen veel teams ongeacht de afstand waarop ze werken.

Toch werkt de kracht van deze tools soms tegen. Ze hebben veel kenmerken waarbij het mes aan twee kanten snijdt. In kleinere teams, of teams met vaste communicatielijnen, kan het toevoegen van een projectmanagement tool dingen alleen maar ingewikkelder maken. Soms is het het beste om dingen eenvoudig te houden.

Problemen met werken vanuit huis

Hoewel er veel voordelen verbonden zijn aan werken op afstand vanuit huis, zijn er ook enkele valkuilen die je wilt vermijden. De structuur en regels voor de werkplaats zijn er voor een reden, dus is het belangrijk om te reageren op de problemen die horen bij werk op afstand.

Teveel afleiding

Kantoren staan bekend om hun afleidende conversaties, vergaderingen en allerlei andere verstoringen. Maar je moet onthouden dat er thuis net zoveel afleidingen zijn en hier is alleen je eigen discipline die je de focus laat houden. Ben je thuis, dan heb je allerlei keuzemogelijkheden voor je ontspanning. Je hebt al je lievelingssnacks in huis en er staat een comfortabele bank voor een middagslaapje. En je wisselt misschien die roddelende collega wel in voor een kind, of drie.

Om die afleiding thuis tegen te gaan, is het belangrijk dat je extreem veel discipline hebt. Dit betekent geen tv tijdens werkuren, instellen van pauzetijden, en de hele familie op de hoogte brengen van waar en wanneer er sprake van een toegewezen werkruimte is.

Isolatie

Een van de grootste voordelen van samen op kantoor werken, is de toegang die mensen hebben tot een groep leeftijdsgenoten. Werk gaat om meer dan alleen geld. Effectief werk gaat ook om mensen. Overstappen naar werken op afstand betekent dat alle sociale contacten die je normaal op je werk voor lief nam, verdwijnen. Videochats en e-mails zijn geen vervanging voor face-to-face interacties, en het gebrek aan communicatieve banden kan schadelijk zijn voor de geestelijke en lichamelijke gezondheid.

Bij de afwezigheid van sociale contacten onder werktijd, is het nog belangrijker om ruimte in je planning te maken voor sociale contacten. Dit kan eten met de familie, uitstapjes met vrienden, of zelfs telefoongesprekken met mensen die niets met je werk te maken hebben betekenen. Onderschat niet het effect van sociale banden op je welzijn en betrokkenheid.

Werken waar je slaapt

Het is moeilijk om de scheidingslijn tussen werk en de rest te bewaken wanneer beide op dezelfde plaats plaatsvinden. Het kan moeilijk zijn om de werkmodus uit te schakelen, wat betekent dat het bijna onmogelijk is om echt te ontspannen en op te frissen. Je zou in staat moeten zijn om thuis te ontspannen, maar als dat ook je werkplek is, kan dit conflicterende emoties oproepen.

Je kunt dit probleem verminderen door vaste plaatsen en tijden aan te wijzen voor werk of ontspanning. Dit betekent regelmatig pauzes nemen – zelfs gepland – en op een vaste dag te werken. Dit betekent dat je indien mogelijk ook moet vermijden dat je in bed werkt. Het betekent ook dat je momenten hebt waarop je niets met werk doet wanneer je de focus legt op andere dingen, zoals het gezin, een film of je favoriete computerspel.

Tips voor productiviteit bij werken vanuit huis

Bepaalde dingen in je thuisomgeving zijn uniek voor jou, maar er zijn enkele standaard richtlijnen die je helpen het meeste uit je werk te halen.

Zorg ervoor dat werk gewoon werk blijft

Onthoud dat je aan het werk bent. De daadwerkelijke locatie kan een bureau in de woonkamer, het uiteinde van de eettafel, of je oma’s ontbijttafel zijn, maar de werkplaats is waar jij bent. Handel hiernaar.

  • Begin en eindig iedere dag rond dezelfde tijd.
  • Kleed je aan voor werk (ook als je je meer casual kleedt dan je anders voor kantoor zou doen).
  • Zet de televisie uit of sluit jezelf af met een noise-cancelling koptelefoon.
  • Zorg voor een specifieke plaats voor je werk die je verlaat voor pauzes.

Een thuiskantoor inrichten

Er zijn enkele basics die je nodig hebt voor een kantoor of werkplek thuis. Zorg ervoor dat je in ieder geval de dingen hebt die je nodig hebt voor je werk, op een efficiënte manier neergezet. En terwijl dit per persoon uiteenloopt gebaseerd op individuele doelen, zijn hier een paar dingen die je in elk geval nodig hebt voor een kantoor thuis of een werkplek.

  • Zorg voor de beste internetverbinding die je kunt betalen, zodat je met je team kunt communiceren.
  • Zorg in ieder geval voor een computer en een smartphone zodat je bij problemen de ander kunt gebruiken om te communiceren.
  • Gebruik een display dat groot genoeg isom mee te werken zonder vermoeide ogen te krijgen of constant van venster naar venster te hoeven springen.
  • Volg in ieder geval kantoor ergonomieom verrekkingen of blessures te voorkomen.

Stel duidelijke doelen

Veel mensen vinden dat thuiswerken de manier waarop ze werken verandert. Verschijn je op kantoor, dan ben je er in ieder geval fysiek. Dat is al iets. Werken vanuit huis brengt de extra last met zich mee waarbij je moet bewijzen dat je je salaris verdient: je moet produceren. De beste manier waarop je dat doet is met duidelijke doelen.

  • Stel dagelijks doelen voor jezelf wanneer je begint met werken en controleer je vooruitgang aan het einde van je werkdag.
  • Maak doelen met een duidelijk begin en einde (zoals met de SMART methode).
  • Pas je doelen aan na verloop van tijd, zoals je zou doen op iedere andere werkplaats.
  • Deel je doelen met je teamgenoten en leiders zodat alle neuzen dezelfde kant op staan.

Conclusie over hoe vanuit huis werken

Voor sommige mensen is werken vanuit huis een top oplossing. Voor anderen is het een noodzaak. Wat de reden ook is, je kunt succes laten ontstaan met wat planning, een gezonde dosis discipline, en de juiste mogelijkheden.

In een globaal verbonden wereld is het niet langer nodig om je een slag in de rondte te werken onder de fluorescerende lampen van een stoffig kantoor. Je kunt jezelf bevrijden door te werken waar je wilt op je eigen voorwaarden. De technologie is beschikbaar. Bedrijven zijn klaar. Het werk is daar waar jij wilt dat het is.

Lees hier meer over hoe ViewSonic je kan helpen om het perfecte thuiskantoor in te richten. Of bekijk onze softwareoplossing voor werken op afstand bij myViewBoard.com.