Essentiële tools voor werken op afstand

Thuiswerken wordt steeds gebruikelijker, is steeds normaler en een belangrijker onderdeel van het moderne werkgeverschap, maar duurzaam succes hangt af van de juiste tools voor werken op afstand. De specifieke systemen en applicaties die je gebruikt kunnen variëren, afhankelijk van je werkzaamheden; sommige apparatuur en diensten kunnen voor het overgrote deel van de gevallen als essentieel worden aangemerkt.

Lees verder om meer te ontdekken over wat belangrijk is wanneer je thuiswerkt.

Moderne technologie heeft eraan bijgedragen dat thuiswerken een realistisch perspectief is geworden voor veel verschillende functies, maar het is cruciaal dat je beschikt over de juiste tools voor werken op afstand. Onderzoeken hebben uitgewezen dat wanneer dat het geval is, werken op afstand niet alleen mogelijk is, maar ook daadwerkelijk een aantal belangrijke voordelen biedt voor werknemers en werkgevers.

De toename van mogelijkheden om vanuit huis te werken, kan worden toegeschreven aan een reeks verschillende factoren, waaronder sneller internet, goede beschikbaarheid van apparaten met internetverbinding, globalisatie, evenals groeiende zorgen over het milieu.

Echter, zonder deze tools wordt het moeilijk om je dagelijkse werkzaamheden effectief uit te voeren, op afstand samen te werken, of op een andere manier met collega’s, klanten, en andere ondernemingen of organisaties te communiceren. Daarom is het belangrijk om over de juiste apparatuur en uitrusting te beschikken, evenals toegang te hebben tot de juiste software en diensten.

Belangrijke apparaten voor werken op afstand

In de basis is werken op afstand alleen mogelijk wanneer je een apparaat met internetverbinding bezit of hier continu toegang tot hebt. Het apparaat moet geschikt zijn om alle softwareapplicaties te draaien die je voor je werk nodig hebt. Er zijn een aantal mogelijkheden, waarbij dit de belangrijkste zijn:

  • Desktopcomputer
  • Laptopcomputer
  • Smartphone
  • Tablet

Realistisch gezien, en dat geldt ook voor de meeste mensen, zijn desktop- en laptopcomputers onmisbaar wanneer je op afstand werkt. Ze hebben een scherm dat groot genoeg is om langere periodes achtereen comfortabel te werken en hebben voldoende verwerkingssnelheid om de belangrijkste software aan te kunnen. Je hebt een toetsenbord nodig wanneer je een baan hebt waarbij je veel moet typen. Er bestaat wel een toetsenbord voor een tablet, maar deze zijn klein en niet heel handig wanneer je meerdere uren per dag moet typen.

Tegelijkertijd zijn er situaties waarin een tablet of smartphone voldoende is, maar doorgaans worden ze ingezet als aanvullende apparatuur. Dit kan vooral van toepassing zijn op mensen die een tweede scherm nodig hebben voor het uitvoeren van taken, of continu bereikbaar moeten zijn.

NL_LB0135-2

Communicatie tools en diensten

Het volgende waar je over na moet denken, zijn de verschillende communicatietools en diensten die je nodig hebt, zodat je effectief kunt communiceren met de juiste mensen. In verschillende situaties zou deze communicatie kunnen plaats vinden in de vorm van tekst, spraak of video. Dit kan betekenen dat je e-mail, chatberichten, tekstberichten en telefoon- en/of videogesprekken gebruikt.

Moderne smartphones bieden spraakoproepen, tekstberichten en e-mail ondersteuning, terwijl apps en camera’s ook videobellen mogelijk maken. Het gevolg is dat een smartphone het op een na belangrijkste communicatiemiddel is voor werken op afstand. En toch is videobellen vaak makkelijker met grote schermen, zoals via een laptop of tablet.

Heb je een laptop- of desktopcomputer zonder ingebouwde camera, dan is de kans groot dat je ook nog een webcam moet aanschaffen. Voor duidelijk en efficiënt communiceren heb je ook een koptelefoon met microfoon nodig. Een cloudopslag is ideaal voor het delen van documenten en andere bestanden.

Software oplossingen voor thuiswerken

Van alle essentiële tools voor werken op afstand, kunnen softwareoplossingen het lastigste te bepalen zijn. De toepassingen die je voor de ene baan nodig hebt om thuis te werken kunnen heel anders zijn dan voor de andere baan. Desondanks zijn er een aantal softwareoplossingen waarvan de kans groot is dat het overgrote deel van de mensen die op afstand werken ze nodig hebben.

Je hebt bijvoorbeeld al een tekstverwerkingsprogramma nodig, zoals Microsoft Word of Google Docs, evenals een applicatie die in staat is om pdf-bestanden te openen. Aanvullend kan het zijn dat je spreadsheet of database software nodig hebt. Voor zakelijke communicatie doeleinden is een e-mailaccount onmisbaar, terwijl apps zoals WhatsApp, Skype, en Microsoft Teams ook voordelen bieden, waardoor je video- en conferencecalls kunt bijwonen.

Moet je vaak presentaties geven, dan heb je ook software voor diavoorstellingen en/of software voor het delen van een scherm nodig. Of misschien zelfs een digitaal whiteboard, tenminste als je toegang hebt tot een touchscreen. Sommige functies vereisen ook regelmatig gebruik van social media platformen, zoals Facebook, Twitter, en LinkedIn, waardoor social mediamanagement tools van wezenlijk belang kunnen zijn.

NL_LB0135 -1

Je werkplek thuis

Het is heel belangrijk te begrijpen dat thuiswerken in veel verschillende opzichten heel anders is dan werken in een gedeelde ruimte. Een van de bekendste uitdagingen die horen bij het leren thuiswerken is voor veel mensen het gebrek aan een duidelijke werkplek, en dit betekent dat je er waarschijnlijk zelf een moet creëren.

Sommige mensen kunnen prima op een comfortabele en effectieve manier op de bank of zelfs in bed werken. Toch zijn dit meestal niet de meest productieve manieren om te werken, en als je een desktopcomputer, meerdere schermen en andere apparatuur moet gebruiken, is dit niet eens mogelijk. Heb je een bureau en stoel nodig, let dan eerst op comfort en zorg ervoor dat de stoel op de juiste hoogte ten opzichte van je scherm(en) en bureau is ingesteld.

De locatie van je werkplek hangt af van verschillende factoren inclusief de ruimte die je thuis hebt, de stabiliteit van je wifi signaal en of er afleidende factoren in de buurt zijn.

NL_LB0135 - 3

Conclusie

Je succesvol aanpassen op werken vanuit huis is een proces en het kan wat tijd kosten om er volledig aan te wennen. Toch, als je de juiste tools hebt voor werken op afstand, is het niet alleen een goede vervanging van het werken op kantoor, maar biedt het ook echt aanzienlijke voordelen voor werknemers en hun werkgevers.

Het soort functies dat je ook op afstand kunt vervullen zijn zeer divers, maar voor het overgrote deel moet je er zeker van zijn dat je beschikt over de juiste apparatuur met internetverbinding, toegang hebt tot de juiste applicaties en digitale diensten, en de juiste uitrusting hebt voor communicatie en het geven van presentaties.

Merk je dat het voor jou niet net zo effectief is om thuis te werken als toen je nog op kantoor zat, bekijk dan deze Thuiswerken: 7 Tips voor Productiviteit. Of als je dieper op de details van het thuiswerken in wilt gaan, kijk je bij Hoe Werk je vanuit Huis: De Gids van 2020 voor Werken op Afstand.