Herramientas esenciales para el teletrabajo

Essential Tools for Remote Work

El teletrabajo se está convirtiendo en una modalidad cada vez más presente y necesaria en el ámbito laboral actual. Con todo, el éxito de este sistema de trabajo dependerá de si se tienen las herramientas adecuadas para desarrollarlo. Si bien los programas y aplicaciones variarán en función de la naturaleza de cada empleo, hay equipos, dispositivos y servicios que pueden considerarse esenciales en la mayoría de los casos.

Continúe leyendo para averiguar qué es lo que necesita para trabajar desde casa con todas las garantías.

Gracias a los avances en tecnología, trabajar desde casa es ya una realidad para un gran número de personas que desempeñan tareas de lo más variadas. No obstante, es fundamental equiparse con las herramientas adecuadas para el teletrabajo. Los estudios han demostrado que, cuando se dispone de estas herramientas, el teletrabajo no solo es una opción viable sino también repleta de ventajas, tanto para los empleados como para sus empleadores.

El incremento de alternativas disponibles para trabajar desde casa se puede atribuir a numerosos factores, entre ellos, la mejora en la velocidad de internet, la existencia de más dispositivos que permiten conectarse a la red, la globalización y una mayor conciencia medioambiental.

Sin embargo, sin las herramientas necesarias sería inconcebible realizar estas tareas de un modo eficaz, colaborar a distancia o mantener una comunicación fluida con compañeros de trabajo, clientes y otras empresas u organizaciones. Este es el motivo por el que resulta tan importante disponer de los dispositivos y los equipos esenciales, así como del acceso al software y los servicios adecuados.

Dispositivos esenciales para el teletrabajo

A nivel básico, todo lo necesario para hacer posible el teletrabajo es un dispositivo con acceso ininterrumpido a internet que sea capaz de ejecutar los programas indispensables. También habrá que disponer de algunos servicios adicionales para el correcto desarrollo de sus tareas. Existen diferentes alternativas para que esto sea posible, pero las más destacadas son:

  • Ordenador de sobremesa
  • Ordenador portátil
  • Teléfono inteligente
  • Tablet

Siendo realistas, el ordenador de sobremesa o el portátil son la clave del teletrabajo para la mayoría de las personas. Están provistos de una pantalla lo suficientemente grande como para trabajar durante horas con comodidad y disponen de la potencia necesaria para ejecutar los programas más exigentes. Además, se necesita un teclado para la realización de cualquier tarea que implique una cantidad significativa de escritura y, aunque existen teclados para tablets, son pequeños y resultan incómodos cuando hay que escribir durante varias horas todos los días.

Por otro lado, hay casos en los que el smartphone o la tablet son más que suficientes, pero se les saca mucho más partido en combinación con otros dispositivos. Esto es algo que se pone de relieve sobre todo con quienes necesitan de una segunda pantalla para poder completar con éxito sus tareas.

Herramientas de comunicación y servicios

Lo segundo que debe hacer es considerar cuáles son las herramientas y servicios que precisa para comunicarse de manera efectiva. Dependiendo de las circunstancias, esta comunicación será por voz, con texto o mediante vídeo. Esto podría implicar el uso del correo electrónico, las aplicaciones de mensajería instantánea, los mensajes de texto o las llamadas y videollamadas.

Actualmente, los smartphones ya ofrecen llamadas de voz, mensajes de texto y soporte para la gestión de emails, aparte de infinidad de aplicaciones y cámaras que facilitan la realización de videollamadas. Partiendo de esta base, se podría afirmar que el teléfono móvil es una de las herramientas más versátiles en el ámbito del teletrabajo. Sin embargo, un portátil o una tablet ofrecen la posibilidad de realizar este tipo de comunicaciones con una pantalla mucho más grande.

Si su ordenador de sobremesa o su portátil no disponen de cámara integrada, siempre tiene la posibilidad de adquirir una webcam externa. Para garantizar una comunicación clara y eficiente deberá disponer de unos auriculares con micrófono incorporado. Asimismo, una solución de almacenamiento en la nube podría resultar de utilidad si necesita compartir documentos y otros archivos.

Soluciones software para trabajar desde casa

De todas las herramientas esenciales para el teletrabajo, las soluciones de software son las más difíciles de concretar. No en vano, las aplicaciones indispensables para trabajar desde casa difieren mucho de un puesto de trabajo a otro. Con todo, hay una gran cantidad de soluciones software que seguramente resultan indispensables para la mayoría de quienes trabajan a distancia.

Por ejemplo, es más que probable que le haga falta un procesador de texto como Microsoft Word o Google Docs, así como una aplicación capaz de leer archivos PDF. Una hoja de cálculo o un software de bases de datos también pueden resultar interesantes. En lo que respecta a la comunicación en el trabajo, el correo electrónico será un servicio de vital importancia junto a otras aplicaciones como WhatsApp, Skype o Microsoft Teams, que ofrecen grandes ventajas a la hora de realizar videollamadas y videoconferencias.

¿Las presentaciones son un aspecto clave en su trabajo? Entonces va a necesitar un programa para la presentación de diapositivas o para compartir pantalla, o incluso una pizarra digital, suponiendo que tenga acceso a una pantalla táctil.  En algunos trabajos es frecuente el empleo de redes sociales como Facebook, Twitter o LinkedIn, así como de las herramientas que sirven para optimizar su gestión.

Su estación de trabajo en casa

Es fundamental entender que el trabajo en casa tiene sus propias características y que estas son diferentes a las del trabajo en un espacio compartido con otros empleados. Uno de los principales desafíos de esta nueva modalidad de empleo es aprender a trabajar desde casa, en un entorno en el que debe encontrar su propio espacio de trabajo.

Algunas personas son capaces de trabajar con comodidad y eficiencia desde el sofá o incluso en la cama. Aun así, no son las mejores alternativas para maximizar la productividad. Además, si va a emplear un ordenador de sobremesa o múltiples pantallas, estas opciones no son factibles. Si necesita un escritorio y una silla, priorice la comodidad. Asegúrese de que el asiento tiene la altura adecuada en relación con el escritorio y la pantalla.

La ubicación ideal de su espacio de trabajo dependerá de varios aspectos, entre ellos las dimensiones de su hogar, la potencia de la señal wifi y la existencia o no de distracciones.

Reflexiones finales

Adaptarse a las particularidades del trabajo en casa es un proceso que puede llevar su tiempo. Sin embargo, si dispone de las herramientas adecuadas para teletrabajar, esta no solo es una alternativa estupenda al trabajo en la oficina sino que puede suponer un beneficio sustancial tanto para los empleados como para los empleadores.

Cada vez hay más trabajos que se pueden desarrollar desde casa, aunque para la mayoría de ellos hay que garantizar unos requisitos mínimos: una buena conexión a internet y varios dispositivos de acceso, el software y los servicios digitales pertinentes y el equipo adecuado para comunicarse, colaborar, trabajar o realizar presentaciones.

Si considera que al trabajar desde casa no es tan eficiente como cuando lo hace desde la oficina, consulte estos 7 consejos de productividad para trabajar desde casa.  Y si lo que desea es profundizar en las características del teletrabajo, consulte el artículo “Cómo trabajar desde casa: Guía 2020 para el teletrabajo”.