Colaboración remota – Por qué es importante la colaboración remota

La colaboración remota es un tanto nueva. Sin duda alguna ha tomado un poco mas de atención en los últimos años.  Existe una gran variedad de razones por las cuales es necesario conectar con equipos remotos, incluyendo la distancia y el tiempo. Mientras no es para todos, conectar mediante canales electrónicos es una opción para resolver problemas de distancia. 

Aprende mas acerca de colaboración a distancia. O dale un vistazo a nuestras soluciones para tomar sobre problemas a distancia al momento de tener una reunion o compartir información ViewBoardmyViewBoard.

La tecnología de colaboración remota podría ser la herramienta para conectarse con el resto del mundo.

¿Trabaja con personas que están lejos? ¿Del otro lado del estado, del país o, incluso, del mundo?

En la era moderna de la globalización, las corporaciones multinacionales son algo común y, como resultado, la colaboración remota adquirió importancia. En muchos casos, las oficinas corporativas están ubicadas en al menos dos continentes. Incluso a nivel nacional, es común que existan varias sucursales en distintas regiones del mismo país.

Dado que es muy probable que trabaje con compañeros ubicados en otros lugares, necesitará aprender a trabajar en equipo gracias a la colaboración remota. En este documento, desglosaremos la colaboración remota, veremos cuál es su importancia y por qué es la manera de avanzar.

¿Qué es la colaboración remota?

La colaboración remota hace referencia a la capacidad de ser parte de un equipo desde cualquier lugar del mundo. La época en la que era necesario compartir el mismo espacio físico con compañeros y superiores ha quedado atrás; gracias a la colaboración remota, ¡realmente podría estar en cualquier parte! Esto también se aplica a las corporaciones internacionales que requieren mucha comunicación entre los equipos separados a miles de kilómetros.

Las soluciones de colaboración remota subsanan las limitaciones en cuanto a distancia mediante herramientas colaborativas. Con el fin de optimizar el éxito de un equipo, lo mejor es comprender las diferentes variantes de dichas herramientas, así como las distintas maneras en que la distancia se puede hacer evidente.

En primer lugar, las herramientas diseñadas para la colaboración remota se basan principalmente en las funciones que podría necesitar un equipo para tener el mayor éxito. Servicios de procesamiento de texto compartidos, concentradores de intercambio de archivos, videoconferencia, así como interfaces generales de gestión de proyectos son solo algunos ejemplos de las funciones que podrían ser necesarias para las herramientas de colaboración.

La distancia es el parámetro operativo en torno al cual opera la colaboración remota. Si no hubiera distancia, el trabajo remoto no sería necesario. Dicho eso, tenga en cuenta que la distancia en la colaboración remota no solo es física, sino también operativa y por afinidad. La distancia operativa hace referencia a la que existe para la comunicación entre equipos de distintos tamaños, así como la brecha entre los niveles de habilidad de los distintos miembros del equipo. La distancia por afinidad, por otro lado, implica la brecha que resulta de los estilos operativos entre miembros del equipo, y su efecto sobre la sinergia, la camaradería y la gestión.

Colaboración remota: – Por qué es importante la colaboración remota

¿Cuáles son los principales factores de la colaboración remota?

Es poco probable que pueda lanzarse a facilitar la colaboración remota si antes no reflexiona sobre algunas cuestiones. Los factores subyacentes que lo ayudarán a alcanzar su máximo éxito valen la disciplina y la consideración que deberá invertir.

Participación universal

Sin no hay un equipo con el que colaborar, la colaboración remota no es nada más que una palabra de moda sin sentido. Incluso si hay un equipo, la colaboración remota puede no ser útil si el equipo, o algunos miembros del equipo, no participan activamente en la colaboración.

La clave, en este caso, es asegurarse de que su equipo logre la participación universal. ¿Algunos miembros del equipo participan menos que otros en las reuniones? ¿Esto se debe a los resultados laborales o más bien es un efecto secundario del entorno de trabajo remoto? Cualquiera que sea el motivo, es responsabilidad de quienes facilitan la colaboración remota tener en cuenta los resultados dispares y hallar soluciones para que dichas discrepancias queden en el pasado.

Cualquiera sea la manera en que elija garantizar la participación universal, ya sea en reuniones individuales o en nuevas estrategias de reuniones efectivas, tendrá el resultado final como agradecimiento. Especialmente, cuando se trata de equipos pequeños, cuando más voces y opiniones añada a la mezcla, más fuerte será el resultado final que obtenga.

Accesibilidad

Así como la participación universal entre los miembros del equipo es fundamental para el éxito de la colaboración remota, también lo es poder acceder y comunicarse con los demás miembros del equipo. Esto resulta especialmente importante cuando necesita escuchar a un colaborador y descubre que no está frete a la computadora o que no está conectado.

En última instancia, este factor se reduce a la necesidad de tener un horario de trabajo regular. En la mayoría de las situaciones que implican colaboración remota, especialmente cuando los miembros del equipo trabajan en general desde sus casas, el concepto tradicional de «horario de trabajo» puede parecer que está desactualizado. Sin embargo, otra coincidencia en la colaboración remota es la presencia de miembros del equipo de una letanía de zonas horarias, quizás separados por continentes.

Cuando el tiempo tiene el potencial de convertirse en una variable tan importante, muchos facilitadores de la colaboración remota optan por fijar una ventana mínima como horario de trabajo obligatorio. Durante este tiempo, debería ser posible comunicarse con todos los miembros del equipo con solo una mínima anticipación. Tenga en cuenta que esto no quiere decir que se fije una jornada laboral obligatoria de 9 horas para los miembros del equipo distribuidos por todo el mundo. En lugar de eso, un pequeño bloque de dos o tres horas sería suficiente, y serviría para evitar que este factor fundamental se convierta en un problema.

Regularidad

El horario de trabajo obligatorio, tan efectivo como puede serlo para la colaboración remota, es solo una parte de un gran todo. La regularidad, las rutinas y prácticas habituales, son el principal factor que rige la eficiencia y el éxito de la colaboración remota.

La asistencia a las reuniones del equipo es fundamental para cualquier operación basada en equipos. En circunstancias remotas, que en general son más flexibles que los entornos de trabajo ordinarios, la regularidad garantiza que la asistencia se convierta en algo natural. Por otra parte, así como en el caso de la accesibilidad, la regularidad garantiza que la colaboración se produzca, incluso cuando los miembros del equipo están alejados y distribuidos por todo el mundo.

Colaboración remota: – Por qué es importante la colaboración remota

¿Por qué es importante la colaboración remota efectiva?

La colaboración remota es una cosa, pero la colaboración remota efectiva es un concepto totalmente diferente. Así como la mayoría de los demás tipos de colaboración en proyectos, unas vías de comunicación deficientes y una falta de estándares internos son solo algunos síntomas de colaboraciones remotas poco efectivas. A continuación hemos resumido algunas de las principales razones por las que la colaboración remota es tan importante.

Comunicación clara y eficiente

Si tenemos en cuenta la naturaleza de la colaboración remota, no hay nada más importante que garantizar que la comunicación de su equipo sea clara y eficaz. En ese sentido, es necesario que los colaboradores remotos, que dependen en gran medida de los mensajes escritos, presten atención a la cantidad de mensajes que envían, así como al tono y al modo que emplean.

A menos que use oraciones y palabras completas, suponga que hay alguien que no podrá comprender sus mensajes. Esto significa que, al colaborar de manera remota, debería evitar usar lenguaje de la calle y otras variantes abreviadas. Si bien es probable que sienta una inclinación a comunicarse de esta manera por razones de eficacia, la realidad es que en este contexto la claridad supera en importancia a la brevedad. Si el resto de su equipo debe dedicar su tiempo a descubrir qué quiso decir, tendrá menos tiempo para dedicar a la colaboración real.

Aceptación del proceso interno

Desafortunadamente, en la era moderna de la escritura, existen más acrónimos de los que uno pudiera querer comprender. Por tanto, especialmente cuando dichos acrónimos son de naturaleza corporativa, le sugerimos que los escriba completos, a menos que de antemano se haya acordado lo contrario. De hecho, dicho acuerdo puede ser solo un aspecto de una aceptación más amplia de una variedad de procesos de comunicación internos. No solo se trata de lenguaje de la calle y otras variantes abreviadas, sino también de qué procesador de textos usar, qué tono usar para las comunicaciones oficiales y qué formato usar en los memorandos internos.

Si bien esto puede parecer trivial, cuando se trata de la comunicación remota, no podemos dar por sentado ningún detalle. Con tantas personas que trabajan de forma semiindependiente, las preferencias y estilos personales tendrán mayores posibilidades de llegar al trabajo en cuestión. Por lo tanto, al crear acuerdos sobre estas cuestiones con antelación, los posibles problemas se podrán resolver antes de que surjan.

Generación de ideas únicas

Incluso con más trabajadores remotos que nunca antes, sin dudas podemos decir que el trabajo remoto y la colaboración aún escapan a la norma de las prácticas laborales tradicionales. Como tal, la colaboración remota les ofrece a los miembros del equipo la oportunidad de pensar realmente y operar fuera de la caja. Esto resulta especialmente importante cuando se trata de colaboradores que tienen mejor desempeño individual o lejos de la influencia de otros que los distraen.

En última instancia, las colaboraciones remotas tienen la capacidad de fomentar ideas nuevas y únicas. Esto no necesariamente tiene que ocurrir solo en sesiones colaborativas de intercambio de ideas, sino también cuando se trata de resolver problemas u otras soluciones alternativas y creativas. Cuando se dice y se hace todo, es totalmente posible que la colaboración remota conduzca a la idea que catapulte al producto final a la grandeza.

¿Cuáles son los pros y contras de la colaboración remota?

Como cualquier otra cosa, la colaboración remota tiene sus beneficios y desventajas. Este es especialmente cierto cuando se realiza de manera ineficaz e ineficiente. No obstante, si se hace bien, la colaboración remota puede ayudar a los miembros del equipo a trascender la suma de sus partes y a crear productos finales que pueden calificarse como excepcionales. Con eso en mente, los pros y contras de la colaboración remota son los siguientes:

Pros:

  • Se adapta a todos los estilos de trabajo
  • Los empleados remotos a menudo son muy productivos
  • Los trabajadores pueden enfocarse por completo en el trabajo, en lugar de en las intrigas de oficina
  • La posibilidad de trabajo/colaboración remotos a menudo atrae a talentos más grandes
  • Puede aumentar las habilidades comunicacionales de un empleado
  • Permite que los miembros del equipo planteen los proyectos de maneras diferentes que en la oficina

Contras:

  • Se reduce la necesidad de espacio corporativo
  • Los empleados podrían sentirse aislados del resto del equipo y de la empresa
  • Existe potencial de accesibilidad limitada, si hay trabajadores en distintas zonas horarias
  • La comunicación cara a cara puede ser limitada o inexistente
  • Depende del sentido de automotivación de los miembros del equipo
  • Depende en gran medida de software de terceros, que puede sufrir fallas o interrupciones

Herramientas de colaboración remota

Dado que la colaboración remota es algo tan habitual en el entorno profesional del a actualidad, existe una gama de herramientas que facilitan la colaboración remota.

ViewBoard

En términos de hardware colaborativo, las ViewBoards son pantallas colaborativas diseñadas específicamente con la colaboración en mente. Los paneles planos interactivos de las ViewBoards como la ViewSonic IFP 7550 ofrecen la posibilidad de importar archivos, hacer anotaciones en pantalla, realizar videoconferencias, grabar en vivo y guardar todo el contenido en pantalla. Si bien las ViewBoards son geniales para la colaboración en grupo durante las reuniones, cuando se trata de la colaboración remota, se podrían utilizar para facilitar la colaboración remota desde un dispositivo centralizado.

Colaboración remota: – Por qué es importante la colaboración remota

myViewBoard

Cuando se trata de colaboración remota, la solución de software basada en Google Chrome myViewBoard es una potente herramienta a su disposición. El hecho de que esté basada en la web significa que cualquier dispositivo con Google Chrome podrá acceder al software, sin importar dónde se encuentre.

myViewBoard viene equipado con intercambio inalámbrico de pantalla y es una manera segura y unificada de facilitar las colaboraciones remotas. Las características adicionales incluyen anotaciones en vivo, distribución de contenido basado en la nube, pizarra online y grabación de reuniones sin interrupciones, entre otras. Esta variedad de potentes funciones hacen que el acceso simultáneo del grupo, llevar a cabo sesiones de generación de ideas o hacer un simple check-in sea fácil y efectivo.