Uzaktan işbirliği artık birçok sektörde standart hale geldi. Ekiplerin uzaktan bağlantı sağlamaları için hem mesafe hem de program gibi çeşitli nedenler vardır. Ve herkes için olmasa da, herkesi uzun mesafeli kanallar aracılığıyla birbirine bağlamak, uzun süredir devam eden organizasyonel sorunların çeşitli şekillerde üstesinden gelir. Uzaktan işbirliği hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıyı okuyun veya etkili kurumsal işbirliğine ilişkin daha fazla bilgi için işbirliği çözümleri sayfamıza atlayın.

Uzaktan işbirliği teknolojisi, sizi dünyanın geri kalanına bağlayacak bir araç olabilir.

Uzaktaki insanlarla mı çalışıyorsunuz? Eyalet, ülke ve hatta dünya çapında mı?

Modern küreselleşme çağında, çok uluslu şirketler olağan hale geldi ve sonuç olarak uzaktan işbirliği daha önemli hale geldi. Çoğu durumda, şirket ofisleri en az iki kıtada bulunuyorlar. Ulusal düzeyde bile aynı ülkenin farklı bölgelerinde bulunan birden fazla şubeyi sıklıkla görüyoruz.

Muhtemelen başka bir yerde bulunan meslektaşlarınızla çalışmak zorunda kalacağınız için, uzaktan işbirliği ile birlikte çalışmayı öğrenmeniz gerekecektir. Burada size uzaktan işbirliğinin bir dökümünü, bunun neden önemli olduğunu ve neden ileriye dönük yol olduğunu anlatacağız.

Uzaktan İşbirliği Nedir?

Uzaktan işbirliği, dünyanın herhangi bir yerinden bir ekip olarak etkileşim kurma yeteneğini ifade eder. İş arkadaşlarınızla ve üstlerinizle aynı fiziksel alanda çalışmanız gereken günler geride kaldı – uzaktan işbirliği ile gerçekten her yerde olabilirsiniz! Bu aynı zamanda binlerce mil ile ayrılmış ekipler arasında iletişime ihtiyaç duyan uluslararası şirketler için de geçerlidir.

Uzaktan işbirliği, işbirliği araçları aracılığıyla mesafe sınırlamalarını ortadan kaldırır. Bir ekibin başarısını optimize etmek için, söz konusu araçların farklı çeşitlerini ve ayrıca mesafenin kendini gösterebileceği farklı yolları anlamak en iyisidir.

Öncelikle, uzaktan işbirliğine yönelik araçlar, öncelikle bir ekibin en iyi şekilde başarılı olmak için ihtiyaç duyabileceği özelliklere dayanır. Paylaşılan kelime işlem hizmetleri, dosya paylaşım merkezleri, video konferans ve genel proje yönetimi arayüzleri, uzaktan işbirliği araçlarından gerekli olabilecek özelliklere sadece birkaç örnektir.

Mesafe, uzaktan işbirliğinin etrafında çalıştığı çalışma parametresidir. Mesafe olmadan, uzaktan çalışma gerekli olmazdı. Bu amaçla, uzaktan işbirliğinin mesafesinin sadece fiziksel değil, aynı zamanda operasyonel ve yakın ilişkili olduğunu unutmayın. Operasyonel mesafe, çeşitli büyüklükteki ekipler arasındaki iletişimin yanı sıra farklı ekip üyelerinin beceri seviyeleri arasındaki boşluğu ifade eder. Öte yandan, yakın mesafe, ekip üyeleri arasındaki operasyonel tarzlarda ortaya çıkan boşluğu içerir ve sinerjiyi, yoldaşlığı ve yönetimi etkiler.

Uzaktan İşbirliğinin Temel Faktörleri Nelerdir?

İlk önce birkaç şeyi düşünmeden doğrudan uzaktan işbirliğinin kolaylaştırılmasına atlayabilmeniz pek mümkün değildir. Nihai başarınıza yardımcı olacak temel faktörler, onlara koymanız gereken disiplin ve düşünceye değer.

Evrensel Katılım

İşbirliği yapacak bir ekip olmadan, uzaktan işbirliği anlamsız bir moda kelimeden başka bir şey değildir. Bununla birlikte, bir ekiple bile ekip veya belirli ekip üyeleri gerçekten işbirliği yapmadığında uzaktan işbirliği işe yaramaz.

Bu durumda anahtar, ekibinizin evrensel katılıma ulaşmasını sağlamaktır. Bazı ekip üyeleri toplantılara diğerlerinden daha mı az katkıda bulunuyor Bu, iş çıktısının bir sonucu mu yoksa uzak çalışma ortamının bir yan etkisi mi? Sebep ne olursa olsun, bu tür farklılıkları geçmişte bırakmak için farklı çıktıları not etmek ve çözümler bulmak, uzaktan işbirliğini kolaylaştıranların sorumluluğundadır.

İster bireysel toplantılar olsun, isterse yeni etkili toplantı stratejileri olsun, evrensel katılımı sağlamayı seçerseniz, sonucu teşekkür olarak alacaksınız. Özellikle daha küçük ekipler söz konusu olduğunda, daha fazla sesin duyulması ve karışımdaki görüşler yalnızca nihai sonucu güçlendirmeye hizmet edecektir.

Erişilebilirlik

Uzaktan işbirliğinin başarısı için ekip üyeleri arasında evrensel katılım nasıl olmazsa olmaz ise, ekibin diğer üyelerine erişim ve iletişim de öyledir. Bu, özellikle bir ortak çalışanın işine ihtiyaç duyduğunuzda, yalnızca bilgisayarlarından uzakta veya çevrimdışı olduklarını fark ettiğinizde önemlidir.

Sonuç olarak, bu faktör düzenli çalışma saatlerine duyulan ihtiyaçtan kaynaklanmaktadır. Uzaktan işbirliğini içeren çoğu durumda, özellikle düzenli olarak evden çalışan ekip üyelerinde, geleneksel “çalışma saatleri” kavramı modası geçmiş görünebilir. Bununla birlikte, uzaktan işbirliğinde başka bir ortak nokta, belki de birbirinden uzak kıtalar gibi birçok zaman diliminden olan ekip üyelerinin varlığıdır.

Zaman böyle bir değişken olma potansiyeline sahip olduğunda, birçok uzaktan işbirliği kolaylaştırıcısı, minimum bir zorunlu çalışma saatleri aralığı belirlemeyi tercih eder. Bu süre zarfında, tüm ekip üyeleri ideal olarak erişilebilir olmalı ve bir an önce iletişim kurabilmelidir. Bunun, dünyanın dört bir yanındaki ekip üyeleri için 9 saatlik bir iş gününün zorunlu olduğu anlamına gelmediğini unutmayın. Bunun yerine, iki veya üç saatlik küçük bir zaman aralığı gayet yeterlidir ve bu temel faktörün bir sorun haline gelmesini engeller.

Düzenlilik

Etkili uzaktan işbirliği için ne kadar etkili olursa olsun, zorunlu çalışma saatleri, daha büyük bir bütünün yalnızca bir parçasıdır. Düzenlilik veya alışılmış rutinler ve uygulamalar, uzun mesafeli işbirliğinin verimliliğini ve başarısını belirleyen birincil faktördür.

Ekip toplantılarına katılım, ekip tabanlı herhangi bir operasyon için çok önemlidir. Tipik olarak sıradan çalışma ortamlarından daha esnek olan uzak koşullarda, düzenlilik, katılımın ikinci bir nitelik olmasını sağlar. Ayrıca, erişilebilirlik durumunda olduğu gibi, düzenlilik, ekip üyeleri uzakta ve dünyanın her yerinde bulunduğunda bile işbirliğinin gerçekleşmesini sağlar.

Uzaktan İşbirliği Neden Önemlidir?

Uzaktan işbirliği bir şeydir, ancak etkili uzaktan işbirliği tamamen başka bir kavramdır. Diğer proje işbirliği türlerinde olduğu gibi, zayıf iletişim kanalları ve iç standartların eksikliği, etkisiz uzaktan işbirliklerinin yalnızca birkaç belirtisidir. Etkili uzaktan işbirliğinin bu kadar önemli olmasının ana nedenlerinden bazılarını aşağıda özetledik.

Net ve Etkili İletişim

Uzaktan işbirliğinin benzersiz doğası göz önüne alındığında, ekibinizin iletişiminin hem açık hem de verimli olmasını sağlamaktan daha önemli bir şey yoktur. Bu bağlamda, büyük ölçüde metin tabanlı mesajlara güvenen uzak işbirlikçilerin, gönderdikleri mesaj sayısına ve kullandıkları ton ve tarza dikkat etmeleri gerekmektedir.

Unless you’re using fully constructed sentences and completely spelled out words, assume that there is someone out there that will not understand your messages. This means that when collaborating remotely, you should stay away from using slang and other variants of shorthand. Although you’re likely inclined to communicate in this manner for the sake of efficiency, the fact is that clarity will also supersede brevity in this context. If the rest of your team is spending all its time figuring out what you’re trying to say, then less time can be spent actually collaborating.

İç Süreç Kabulü

Ne yazık ki, modern mesajlaşma çağında, birinin anlamayı umduğundan daha fazla kısaltma var. Bu nedenle, özellikle bu kısaltmalar doğası gereği kurumsal olduğunda, önceden üzerinde anlaşmaya varılmadığı sürece tam olarak yazmanızı öneririz. Aslında, söz konusu anlaşma, ekibinizin çeşitli iç iletişim süreçlerini daha fazla kabul etmesinin yalnızca bir yönü olabilir. Bu sadece argo ve steno ile ilgili değil, aynı zamanda hangi kelime işlemcinin kullanılacağı, resmi iletişimlerde hangi tonun kullanılacağı ve iç mesajlaşmada hangi formatın kullanılacağı ile ilgilidir.

Bunlar biraz önemsiz görünse de uzaktan işbirliği söz konusu olduğunda, hiçbir ayrıntı kesin olarak kabul edilemez. Pek çok insan sözde bağımsız olarak çalışırken, kişisel tercihler ve tarzlar eldeki işi bildikleri gibi yapmaya devam edecektir. Bu nedenle, bu konular önceden kabul edilerek, potansiyel sorunlar ortaya çıkmadan önce çözülebilir.

Eşsiz Fikir Üretimi

Her zamankinden daha fazla sayıda uzaktan çalışan olsa bile, uzaktan çalışma ve işbirliğinin hala geleneksel çalışma uygulamaları normunun dışında olduğunu söyleyebiliriz. Bu nedenle, uzaktan işbirliği, ekip üyelerine bambaşka düşünme ve çalışma fırsatı sunar. Bu, özellikle bireysel olarak veya başkalarının dikkat dağıtıcı etkisinden uzakta çalışırken daha iyi performans gösterenler söz konusu olduğunda geçerlidir.

Uzaktan işbirlikleri yeni ve benzersiz fikirleri teşvik etme kapasitesine sahiptir. Bu, yalnızca işbirlikçi beyin fırtınası oturumlarında değil, aynı zamanda problem çözme veya diğer yaratıcı çözümler söz konusu olduğunda da gerçekleşmelidir. Her şey söylendiğinde ve yapıldığında, uzaktan işbirliğinin sonuçları mükemmelliğe çıkaran fikre yol açması tamamen mümkündür.

Uzaktan İşbirliğinin Artıları ve Eksileri Nelerdir?

Diğer her şey gibi, uzaktan işbirliğinin de avantajları ve dezavantajları vardır. Bu, özellikle etkisiz ve verimsiz bir şekilde yapıldığında geçerlidir. Bununla birlikte, iyi yapıldığında, uzaktan işbirliği, ekip üyelerinin parçalarının toplamını aşmasına ve dikkate değerden başka bir şey olmayan sonuçlar yaratmasına yardımcı olabilir. Bunu akılda tutarak, uzaktan işbirliğinin artıları ve eksileri aşağıdaki gibidir:

Artıları:

• Tüm çalışma stilleri barındırılabilir
• Uzaktan çalışanlar çoğunlukla daha üretkendir
• Çalışanlar, ofis içi politikaları yerine işlerine odaklanırlar
• Uzaktan çalışma/işbirliği olasılığı genellikle daha fazla yeni adayı çeker
• Çalışanların iletişim becerilerini geliştirebilir
• Ekip üyelerinin projelere ofis ortamından farklı şekillerde yaklaşmasını sağlar
• Kurumsal çalışma alanına daha az ihtiyaç bulunur

Eksileri:

• Çalışanlar, kendilerini diğer ekip üyeleri ve şirketten izole edilmiş hissedebilirler
• Birden çok saat diliminde çalışılıyorsa, potansiyel olarak sınırlı erişilebilirlik olabilir
• Yüz yüze iletişim limitli olabilir hiç olmayabilir
• Ekip üyelerinin öz motivasyon duygusuna dayanır
• Büyük ölçüde aksaklık veya aksama süresi yaşayabilecek 3. taraf yazılımlara bağımlıdır

Uzaktan İşbirliği Araçları

Uzaktan işbirliği, günümüzün profesyonel ortamında çok yaygın bir özellik olduğundan, uzaktan işbirliğini kolaylaştıracak birçok araç bulunmaktadır.

ViewBoard

İşbirliği donanımı açısından, ViewBoardlar, ekip çalışması düşünülerek özel olarak tasarlanmış işbirliği ekranlarıdır. ViewSonic IFP 7550 gibi ViewBoard interaktif düz paneller, dosyaları içe aktarma, ekran üzerinde açıklamalar yapma, video konferans yapma, canlı kaydetme ve tüm ekran içeriğini kaydetme olanağı sunar. ViewBoardlar, toplantılarda grup işbirliklerine yönelik olsa da, uzaktan işbirliği ortamında, tek bir merkezi cihazdan uzak işbirliklerini kolaylaştırmanın bir yolu olarak kullanılabilirler.

myViewBoard

Uzaktan işbirliği söz konusu olduğunda, Google Chrome tabanlı yazılım çözümü myViewBoard, emrinizde olan güçlü bir araçtır. Web tabanlı olması, Google Chrome’u olan herhangi bir cihazın nerede olursa olsun yazılıma erişebileceği anlamına gelir.

myViewBoard, kablosuz ekran paylaşımı ile donatılmış olarak gelir ve uzaktan işbirliklerini kolaylaştırmanın güvenli, birleşik bir yoludur. Ek özellikler arasında canlı açıklama, bulut tabanlı içerik dağıtımı, çevrimiçi dijital tahta ve kesintisiz toplantı kaydı bulunur. Bu güçlü özellikler, eşzamanlı grup erişimini, beyin fırtınası oturumlarına ev sahipliği yapmayı veya yalnızca hızlı yoklamaları kolay ve etkili hale getirir.

Bu makaleyi beğendiyseniz, tele-iletişim sırasında başarılı işbirliğini okumak da ilginizi çekebilir veya daha etkili bir şekilde nasıl işbirliği yapılacağı hakkında daha fazla bilgi edinmek için burayı tıklayın.