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Le guide du télétravail 2021

Vous êtes-vous déjà demandé comment travailler à domicile ? Aussi appelé travail à distance ou télétravail, cette nouvelle solution est devenue très populaire au cours des dernières années. Les employés profitent d’une plus grande flexibilité et les employeurs d’une réduction des coûts. Mais malgré ses nombreux avantages, le distanciel n’en présente pas moins un certain nombre de défis à surmonter, comme la distraction ou l’isolement par exemple. Voici notre guide du télétravail pour vous accompagner dans cette nouvelle aventure.  

Continuer votre lecture pour apprendre à appréhender le télétravail ou découvrez nos solutions pour travailler depuis chez vous en cliquant ici.

La technologie est le meilleur allié de tous ceux qui souhaitent travailler depuis leur domicile. Le numérique est déjà extrêmement présent dans notre quotidien, rien d’étonnant à ce qu’il change aussi notre façon de travailler. Les onéreux appels à l’étranger ont été remplacé par la visioconférence gratuite. Et l’envoi de documents, nécessitant autrefois de se déplacer à la poste, se fait maintenant par email ou en quelques clics via le cloud. Il est maintenant possible de travailler en direct avec quelqu’un se trouvant à l’autre bout du monde.

Télétravail. Distanciel. Travail nomade. Ce ne sont plus de termes ampoulés mis en avant par les entreprises ou vos « amis » sur les réseaux sociaux. Il s’agit là de la nouvelle réalité du monde du travail, accélérée par la pandémie de COVID-19. Notre façon de travailler est en train de changer, et pour de bon.

Qu’est-ce que le travail à distance ?

Aussi appelé télétravail, le terme « travail à distance » désigne toute forme d’activité professionnelle, effectuée pour le compte d’une entreprise ou d’un employeur, exécutée depuis un autre endroit que les locaux de cette entreprise. Cette activité pourra par exemple prendre place au domicile de l’employé, dans un café ou dans une chambre hôtel. On peut télétravailler à temps complet, de manière flexible, alternée ou temporaire. Cela dépendra de la situation et des besoins de l’employé ou de l’employeur

Et grâce aux nouvelles technologies, nous disposons aujourd’hui de très nombreuses solutions pour travailler directement depuis notre domicile.

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Pourquoi travailler depuis son domicile ?

Le télétravail a de nombreux avantages. Personne ne voudrait le faire sinon. Et voici quelques-unes des raisons avancées par ceux qui ont choisi de travailler directement depuis leur domicile.

Emploi du temps flexible

Tout en haut de la liste on retrouve naturellement la possibilité de travailler dans un environnement familier, à ses propres horaires, en profitant de toute la flexibilité que cela suppose. Bien installé chez eux, les employés ont la possibilité d’ajuster leur emploi du temps et leur espace de travail afin de maximiser leur productivité.

En temps normal, les performances en télétravail sont souvent basées sur les résultats et non sur le nombre d’heures travaillées, c’est donc le mérite du travail et non la présence au bureau qui est jugé ici.

Gain de temps (et d’argent)

Le télétravail permet à l’employé et à l’employeur de perdre moins de temps tout en faisant plus d’économies. Les employés s’épargnent les transports et toutes les petites activités chronophages du bureau (déplacement dans l’entreprise, préparation des réunions…). Et quand on élimine la machine à café, la cantine ou le sandwich du midi, et le coût du ticket de bus ou de l’essence, on finit par économiser un joli petit pactole à la fin du mois.

L’employeur n’est pas non plus en reste sur le plan des économies. De la location de locaux aux fournitures de bureau, un employé sur site coûte plus que son salaire et les charges. Une entreprise peut faire de grosses économies en permettant de travailler à distance. (Et un employé avisé pourra en jouer pour demander une petite augmentation pour le même travail. Tout le monde y gagne.)

Mieux concilier vie privée et professionnelle

Le télétravail s’adapte particulièrement bien à un certain nombre de circonstances. Par exemple, l’employé est peut-être malade ou s’occupe d’un proche en mauvaise santé. Le distanciel peut aussi être instauré dans le cadre d’une situation d’urgence, météo ou sanitaire. Ou bien tout simplement pour répondre à une volonté d’autonomie et de liberté. Peu importe la raison, le travail à distance peut favoriser l’équilibre entre vie privée et professionnelle.

Lorsqu’on se trouve au bureau, il est absolument impossible de rester concentré à 100% pendant toute la journée (même en utilisant des techniques de gestion du temps comme la méthode Pomodoro). On en vient donc à se retrouver à procrastiner sur internet en prenant l’air occupé, ou à être distrait par la moindre conversation de ses collègues. Et au final, on finit toujours par s’en vouloir d’avoir gâché ce temps précieux.

Chez soi, en revanche, on peut briser le cercle travail-stress-fatigue en profitant d’une petite pause pour s’occuper de la maison, faire une rapide session de sport, une petite promenade ou s’adonner à toute autre occupation. On reprendra ensuite le travail l’esprit plus léger et il sera plus facile de se concentrer avec le sentiment de la tâche accomplie.

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Les indispensables du télétravail

A l’heure du numérique, les communications se font à la vitesse de la lumière, peu importe où se trouve notre interlocuteur. Et nous nous appuyons de plus en plus sur nos appareils électroniques, substituant petit à petit le face-à-face pour la collaboration à distance.

Appareils connectés

Le minimum pour pouvoir travailler à distance, c’est de disposer d’une bonne connexion internet et d’un appareil pouvant s’y connecter : smartphone, tablette ou ordinateur. La plupart des gens considèrent le PC et le téléphone comme la base pour pouvoir communiquer efficacement. Et si certaines tablettes sont presque aussi performantes que les ordinateurs, on leur préférera généralement un rôle de soutien.

On n’oubliera pas d’investir dans une bonne paire d’écouteurs, en privilégiant l’isolation phonique afin de faire obstacle aux distractions potentielles. Assurez-vous aussi qu’il dispose d’un micro de qualité pour pouvoir passer des appels tout en travaillant sur votre ordinateur.

Idéalement, on installera un espace de travail ou un bureau afin de bien faire la césure entre travail et vie privée tout en améliorant sa productivité.

Ergonomie télétravail

Email et messagerie

Dans sa forme la plus simple, la communication entre le manager et son équipe se fait à l’écrit pendant le distanciel. Cela pourra aussi bien passer par des emails que par des services de messagerie instantanée comme WhatsApp, Messenger ou Skype.  L’écrit constitue la pierre angulaire de la communication numérique, même si l’équipe utilisera aussi d’autres outils. Et il est toujours bon d’avoir une trace des instructions ou de ses échanges.

L’échange d’emails et de messages ne permet toutefois pas toujours de bien retranscrire toutes les nuances (ce qui est d’ailleurs parfois cause de malentendus), et c’est loin d’être la méthode la plus rapide pour communiquer.

Téléconférence et Chat vocal

Ces deux solutions existent depuis longtemps déjà. Les travailleurs en distanciel se joignent aux rendez-vous organisés à l’entreprise par téléphone ou via un service de messagerie (la plupart offrent désormais une fonction de chat vocal). La communication orale ajoute une touche plus humaine aux échanges tout en permettant de partager les informations plus rapidement et efficacement qu’à l’écrit. En revanche, cette solution ne se suffit généralement pas à elle-même.

Toutefois, le travail ne passe pas uniquement par l’échange oral, et il n’est tangible que sous la forme de documents ou de fichiers. On aura donc obligatoirement recours à d’autres moyens de communication.

Guide du télétravail - téléconférence

Visioconférence et partage d’écran

La visioconférence fonctionne exactement comme la téléconférence, sauf qu’avec des services comme Zoom ou Microsoft Teams vous pouvez voir votre/vos interlocuteurs. Si cela participe au caractère humain de l’échange, cette fonctionnalité est relativement superflue dans l’absolu et peut même ralentir la connexion. Beaucoup plus intéressant, la visio permet de partager son écran. Cette fonction est extrêmement utile puisqu’elle offre la possibilité de montrer différents médias aux autres participants, permettant ainsi d’étayer un présentation et de la rendre plus naturelle.

Mais ce moyen de communication n’est pas exempt d’inconvénients, le principal d’entre eux étant la consommation de données, surtout sur mobile. Et la visioconférence dépend beaucoup de la connexion internet de chacun des participants, ce qui pourra rendre les échanges laborieux si l’un d’eux a des problèmes. Toutefois, c’est un des basiques du télétravail, surtout si votre profession implique des présentations ou des démonstrations régulières.

Tableau blanc numérique

Un tableau blanc numérique est un logiciel permettant d’émuler un tableau en ligne. Il permet d’aller encore plus loin que le simple partage d’écran puisqu’avec ce genre de solution, plusieurs utilisateurs peuvent annoter, dessiner ou interagir avec un document, en temps réel et sans se trouver dans un même endroit. (Si c’est la première fois que vous entendez parler des tableaux blancs numériques, profitez-en pour découvrir notre solution myViewBoard).

L’unique inconvénient des tableaux blancs numériques, c’est qu’ils nécessitent souvent l’utilisation d’écrans tactiles. Et même si ceux-ci sont de plus en plus communs, les moniteurs tactiles restent assez rares, beaucoup de gens ne se servent d’ailleurs pas réellement des fonctionnalités tactiles de leur écran d’ordinateur portable et nombreux sont ceux réticent à utiliser leurs tablettes pour le travail.

Les systèmes de gestion de projets

Ces systèmes regroupent tous les outils de gestion et de communication nécessaires pour mener à bien un projet, des appels vidéo au stockage de documents en passant par le suivi des tâches. Parmi les acteurs majeurs on pourra citer Slack et Trello ou bien encore Planner, un des logiciels d’Office 365. Ces outils sont excellents quand il s’agit de collecter et centraliser les informations et sont donc un atout majeur pour permettre aux équipes dispersées de collaborer.

Cependant, la polyvalence de ces systèmes est aussi leur talon d’Achille. Toutes ces fonctionnalités peuvent finir par compliquer les choses, surtout au sein de petites équipes disposant déjà d’une bonne communication. La simplicité n’a pas que des mauvais côtés.

Les dangers du télétravail

Si les avantages du télétravail sont nombreux, il faut toutefois prendre garde à ne pas tomber dans certains de ses pièges. L’organisation et les règles des entreprises existent pour une raison, il est donc important de veiller à ce que celles-ci ne s’égarent pas pendant le distanciel.

Trop de distractionsdistractions pendant le télétravail

Tout le monde le reconnaîtra, entre les conversations, les réunions et les interruptions en tout genre, on est facilement distrait au bureau. Mais il ne faut pas oublier que les distractions (du moins potentielles) sont aussi nombreuses à la maison, et il pourra être plus compliqué qu’il n’y paraît de ne pas céder à la tentation. Tous vos passe-temps favoris se trouve à portée de main, votre canapé vous fera surement de l’œil pour une petite sieste après le repas, et vos enfants pourraient bien remplacer vos collègues de la machine à café !

Pour éviter de tomber dans le piège de la distraction facile, la discipline est la clé. Cela signifie pas de télé pendant les heures de travail, des pauses à heures fixes, et définir des règles avec ses proches pour savoir quand il est acceptable de venir vous déranger.

L’isolementisolement pendant le télétravail

Travailler, c’est bien plus qu’une histoire d’argent. On sous-estime souvent l’aspect social du lieu de travail et des échanges entre collègues. Le travail s’appuie grandement sur le facteur humain. Passer au distanciel, surtout à plein temps, ça veut aussi dire réduire drastiquement les interactions sociales qui font tout le sel de la vie du bureau. Les emails et autres appels visio ne suffisent pas toujours à compenser la perte du face-à-face, et le manque d’interactions sociales peut avoir un réel impact sur la santé mentale et physique.

Pour contrecarrer l’absence de contact social lors des heures de travail, il est d’autant plus important de ne pas négliger cet aspect sur son temps libre. Un repas en famille, une sortie entre amis ou un apéro-visio pourront aider à recréer ce lien perdu. Il ne faut vraiment pas prendre les effets de l’isolement sur la santé mentale à la légère.

Travailler où vous dormeztravailler au lit pendant le télétravail

Il est très facile d’oublier la limite entre travail et vie privée quand les deux prennent place au même endroit. Il deviendra alors plus compliqué de déconnecter, et par conséquent de se détendre et de se reposer. Travailler à la maison, ça peut mener à des conflits, aussi bien émotionnels qu’avec vos proches.

Pour limiter ce genre de problèmes, on assignera des espaces et des horaires bien définis au travail et au repos. Cela veut dire s’imposer des pauses à heures fixes et suivre son emploi du temps habituel. De même, on évitera à tout prix de travailler au lit. Et quand on est occupé avec sa famille, qu’on regarde un film ou qu’on joue aux jeux vidéo en dehors de heures de travail, on doit se forcer à déconnecter sous peine de négliger son bien être et celui de ceux qui nous entoure.

Conseils pour être productif en télétravail

Si chaque environnement de travail, particulièrement quand on se trouve à son domicile, est unique, certains principes de base pourront participer à augmenter votre productivité pendant le distanciel.

Faites en sorte que le travail reste le travaille travail reste le travail

Rappelez-vous que vous êtes au travail. La table du salon, le comptoir de la cuisine ou le guéridon de mamie, c’est maintenant votre bureau pendant les heures de travail. Comportez-vous donc en conséquence.

  • Commencez et finissez le travail à vos horaires habituels
  • Habillez-vous pour travailler (sans pour autant avoir besoin de porter une cravate, cela va de soi)
  • Eteignez la télévision ou détournez-vous des distractions en utilisant de bons écouteurs
  • Agencez un espace de travail duquel vous pourrez vous éloigner pendant vos pauses.

Installez un bureau à la maisoninstaller un bureau à la maison

Il y a quelques éléments basiques dont vous aurez besoin pour faire de votre domicile un espace de travail viable. Assurez-vous que vous aurez tous vos outils à portée de main. Et si ces derniers varient d’une personne à l’autre selon la nature du travail, certains d’entre eux sont plus ou moins universels.

  • Optez pour la meilleure connexion internet disponible afin de communiquer sans problème avec le reste de votre équipe
  • Utilisez un ordinateur et un smartphone, juste au cas où vous rencontreriez un problème avec l’un des deux
  • Utilisez un écran assez grand pour ne pas fatiguer vos yeux et passer facilement d’une fenêtre à l’autre
  • Suivez les conseils de base de l’ergonomie au travail pour prévenir la fatigue et les douleurs

Fixer des objectifs clairs

fixer des objectifs clairs pendant le télétravail

Pour beaucoup de gens, passer du bureau au distanciel modifie la manière dont ils travaillent. Sur le lieu de travail on fait au moins acte de présence. Mais quand on est chez soi, on a souvent l’impression de devoir encore plus mériter son salaire. Et pour cela, pas 36 solutions, il faut être productif. Le meilleur moyen d’y parvenir, c’est de se fixer des objectifs clairs.

  • Planifiez vos objectifs journaliers lorsque vous embauchez et vérifiez vos progrès à la fin de la journée
  • Vos objectifs doivent être clairement définis (comme avec la méthode SMART par exemple)
  • Ajustez vos objectifs selon l’avancée des projets, comme vous le feriez au bureau
  • Partagez vos objectifs avec vos collègues et vos supérieurs afin que tout le monde soit sur la même longueur d’ondes

Conclusion

Pour certaines personnes, travailler à la maison est un choix. Pour d’autres, c’est une nécessité. Peu importe votre situation, avec un peu de discipline et d’organisation, vous n’aurez aucun mal à surmonter les difficultés liées au distanciel.

Et dans une économie toujours plus connectée et mondialisée, il est paradoxalement de plus en plus aisé de s’éloigner de l’ambiance étouffante des open spaces. Alors n’ayez pas peur de travailler selon vos propres termes, où vous vous sentez le plus à l’aise. La technologie est là. Les entreprises, tout comme les mentalités, sont en train d’évoluer. Travaillez où bon vous semble.

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