Remote Collaboration – Worauf kommt es an ?
Das Arbeiten von zu Hause erfreut sich in unserer heutigen Zeit immer größerer Beliebtheit. Dadurch wird remote Collaboration in vielen Bereichen von Unternehmen zwangsläufig ein wichtiger Faktor. Für diejenigen, die für Teams verantwortlich sind, in denen teilweise oder sogar gänzlich auf Homeoffice oder Ähnliches gesetzt wird, geht eine solche Arbeitsweise jedoch auch mit einigen Herausforderungen einher.
In diesem Artikel werden wir erläutern, worauf bei remote Collaboration geachtet werden sollte und wie sie zum Erfolg wird. Auf unserer Website stellen wir außerdem ViewSonic’s Produkte für remote Collaboration vor.
In einem klassischen Büro ist die Zusammenarbeit relativ einfach und allbekannt. Die Mitarbeiter können physisch in denselben Besprechungsräumen und Arbeitsbereichen anwesend sein, sodass sie ihre Arbeit, Ideen und Anregungen frei und persönlich austauschen können.
Beim dezentralisierten Arbeiten sind die Menschen jedoch räumlich voneinander getrennt, was die Kommunikation durch technische Schwierigkeiten oder ähnliche Dinge beeinträchtigen kann. In diesem Artikel beantworten wir die Frage, was getan werden kann, um solche Ärgernisse zu vermeiden.
Bereitstellen der richtigen Software
Für Remote Collaboration benötigt man so gut wie immer diverse digitale Mittel. Daher ist es wichtig, die Teammitglieder stets mit den benötigten Mitteln auszustatten. Folgend werden wir aufzeigen, welche Software für eine funktionierende und vernünftige Kommunikation notwendig sind
Planung und Kommunikation
Um eine effektive Zusammenarbeit zu ermöglichen, ist es entscheidend, dass diese alle Zugang zur richtigen Software haben. Insbesondere wird eine Kommunikationssoftware benötigt, die es den Mitarbeitern ermöglicht, sich in Echtzeit zu unterhalten, Ideen auszutauschen und die Art von Interaktion zu ermöglichen, die man von der Teamarbeit vor Ort gewohnt ist.
Eine der besten Optionen ist es, einen Office 365 Zugang zu erwerben. Dabei sind die altbekannten Programme wie PowerPoint, Word und Excel enthalten, aber auch die besonders für remote work sehr nützlichen Microsoft Teams und Microsoft Planner umfasst. Teams ermöglicht Videokonferenzen, während der Planner ein Planungstool ist, mit dem Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zugewiesen, Dateien geteilt und Fortschrittsberichte veröffentlicht werden können.
Eine Alternative zu Microsoft Teams ist Zoom. Zoom kann für Unternehmen, die auch sonst nicht viel mit Microsoft Office arbeiten, eine kostengünstigere Alternative. Während Microsoft Teams eine umfangreichere Palette an Funktionen bietet, ist Zoom ein reines Kommunikationstool. Bei beiden Programmen ist es jedoch möglich, sowohl Einzelgespräche als auch Gruppenbesprechungen mit unzähligen Teilnehmern abzuhalten.
Tools und Softwarepakete
Neben der Videokonferenzsoftware ist es auch wichtig, den Mitarbeitern andere Tools zur Verfügung zu stellen. Darunter fallen die gängigen Office Anwendungen und deren Alternativen, aber auch von Spezialsoftware abhängig von der Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist, und dem Aufgabenbereich der jeweiligen Mitarbeiter.
Darüber hinaus dienen Softwares wie z.B. ViewSonic’s myViewBoard als Lösung für die visuelle Kommunikation und unterstützt eine Reihe von Funktionen, darunter digitales Whiteboard, Multi-Casting und Cloud-Integration. Das kann besonders für Remote-Teams nützlich sein, die viel mit Touchscreens arbeiten und auf diesen Zeichnungen und andere Animationen vollführen.
Selbstverständlich ist auch der Zugang zu passender Hardware essenziell. Für Webkonferenzen und Ähnliches benötigt jeder Mitarbeiter einen Computer, flexible Laptops eignen sich hierfür besser als ortsgebunden Standcomputer. Außerdem ist es empfehlenswert einigen, wenn nicht sogar allen Mitarbeitern ein Arbeitstelefon zur Verfügung zu stellen.
Remote Teams richtig managen
Die Bereitstellung von passender Hard- und Software allein reicht allerdings nicht aus. Um Remote Collaboration zu einem Erfolg zu machen, müssen die Teams vernünftig geführt werden. Wichtig ist dabei vor allem eine den Bedingungen angepasste Mitarbeiterführung sowie eine entsprechendes Projektmanagement.
Projektmanagement
Damit remote Collaboration funktioniert, ohne die Produktivität zu bremsen oder die Qualität des Endergebnisses zu beeinträchtigen, sollten Projektmanager einiges beachten. Die Erstellung eines Zeitplans, an den sich die Teammitglieder halten sowie die Zuweisung von Aufgaben an Einzelpersonen oder Gruppen und die Überwachung des Fortschritts sind von grundlegender Bedeutung. Wie bei jeder Zusammenarbeit gilt es auch bei remote collaboration die Teammitglieder sorgfältig auszuwählen und diese dann mit dem richtigen Equipment auszustatten.
Gegebenenfalls sollte allen Teammitgliedern eine Schulung bzw. Einführung in die verwendeten Programme gegeben werden. Des Weiteren müssen unter Umständen unterschiedliche Zeitzonen beachtet werden.
Remote Work Culture
Neben der Verwaltung von Projekten und der erfolgreichen besteht ein wesentlicher Teil der erfolgreichen remote collaboration darin, eine Basis für ein angenehmes Miteinander zu schaffen.
Dafür ist es wichtig, ein wirklich kooperatives Umfeld zu schaffen, in dem Ideen ohne Angst vor Verurteilung und Spott frei ausgetauscht werden können. Sowohl bei remote collaboration als auch beim persönlichen Miteinander, beruht echte Innovation auf „unkonventionellem“ Denken. Daher ist es essenziell, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht davor zurückschrecken, auch solche Ideen zu äußern, die auf den ersten Blick vielleicht etwas ausgefallen wirken.
Leiter solcher Remote-Teams müssen versuchen, auf die unterschiedlichen Arbeitsweisen der Kollegen und Kolleginnen einzugehen und sowohl Individualität als auch Teamarbeit fördern. Darüber hinaus ist es absolut wichtig, die allgemeine Beteiligung in solchen Teams zu stärken, da man sich gerade online leicht etwas zurücknehmen kann, ohne das es auffallen würde.
Häufige Probleme
Folgend werden wir Probleme benennen, die bei remote collaboration häufig auftreten und Wege aufzeigen, diese zu lösen.
Komplizierte Logistik
Wie eingangs bereits erwähnt, ist es enorm wichtig, allen Arbeitskräften, die von zu Hause arbeiten, entsprechende Ausrüstung zur Verfügung zu stellen. Es sollte daher darauf geachtet werden, stets etwas Equipment auf Lager zu haben, um schnell reagieren zu können, sollten mal ein paar Teile kaputt gehen oder aber neue Personen eingestellt werden.
Auf die Internetleitungen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vor Ort hat man zwar keinen direkten Einfluss, doch sollte man stets damit rechnen, dass einige Teammitglieder teilweise mangelhafte Verbindungen haben, die Videokonferenzen erheblich erschweren können. In solchen Fällen muss unter Umständen auf reine Text/Stimmkonversation umgestiegen werden. Messenger Dienste wie WhatsApp bieten einige solche Funktionen und unterstützen noch dazu das Senden von PDF oder anderen Dateiformaten.
Soziale Isolation
Jeder Mensch hat unterschiedliche Stärken und Schwächen sowie Vorlieben und Abneigungen. Das ist auch bei remote Collaboration nicht anders. Manch einer oder eine wird damit besser klarkommen als andere. Gerade für Arbeitskräfte, die eine längere Zeit ausschließlich von zu Hause aus arbeiten und die alleine wohnen, kann diese Form des Arbeitens belastend wirken.
Es ist wichtig, sich diesen Personen anzunehmen und auf deren Gefühlslage zu reagieren. Man könnte Ihnen ggf. erlauben in einem Co-Working Space zu arbeiten oder aber gelegentlich Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeiten planen, um das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.
Allgemeines Unwohlsein
Im Homeoffice gibt es aber auch noch andere Faktoren, die für Unwohlsein sorgen können. Man sollte sich im Idealfall schon vor Beginn des Homeoffices darum kümmern, sodass Beschwerden gar nicht erst aufkommen können. Ein großes Problem ist häufig die im Homeoffice vorherrschende Einrichtung.
Ergonomie ist gerade bei längeren Arbeitszeiten sehr wichtig. Im konventionellen Büro hat der Arbeitgeber das Interieur klassischerweise selbst in der Hand. Im Homeoffice fühlt sich das Unternehmen in der Regel nicht für das Mobiliar verantwortlich. Es kann jedoch von Vorteil sein, wenn der Arbeitgeber auch hier für angemessene Ausstattung sorgt, denn ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin, die dauerhaft falsch sitzt, wird früher oder später wohl körperliche Probleme bekommen und dem Unternehmen so schlimmstenfalls für längere Zeit fehlen.
Wir haben bereits einen Artikel darüber verfasst, wie das der Schreibtisch eingerichtet werden sollte, um den Ergonomischen Ansprüchen gerecht zu werden.
Fazit
Durch moderne Technik ist es grundsätzlich möglich geworden, remote Working perfekt umzusetzen. Damit das gelingt, müssen allerdings einige Grundsätze beachtet werden. Das Bereitstellen der passenden Ausstattung, die Schulung für wichtige Programme, eine angepasste Projektplanung sowie Mitarbeiterführung, proaktive Maßnahmen für das allgemeine Wohlbefinden und das Aufzeigen von Lösungen für diejenigen, die sich ausgeschlossen fühlen, sind Grundvoraussetzungen für funktionierende remote Collaboration.
Wir von ViewSonic haben umfangreiche Lösungen für den Arbeitsplatz entwickelt. In einem weiteren unserer Artikel erläutern wir außerdem, worauf beim Einrichten eines Homeoffice zu achten ist.