Özellikle artan sayıda çalışanın aktif olarak evden çalışabilmek istemesinden dolayı birçok kuruluşta uzaktan işbirliği artık çok önemli hale gelmiştir. Bununla birlikte, uzak çalışan ekipleri yönetenler için, bu tür bir ekip çalışması, ekip üyelerinin hepsi aynı işyerinde olduğunda mümkün olan türden bir işbirliğinin yerine geçecekse, aşılması gereken bir dizi engel vardır.
Uzaktan çalışan ekiplerde işbirliğini nasıl en iyi hale getirebileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin. Veya ViewSonic’in tüm işyeri çözümlerini buradan öğrenin.
Daha fazla işveren, çalışanlarının evden çalışmasına izin verdikçe, uzaktan işbirliği ihtiyacı da artar. Tipik bir ofis ortamında, işbirliği nispeten kolaydır. Çalışanlar aynı toplantı odalarında ve çalışma alanlarında fiziksel olarak bulunduklarından, işlerini, fikirlerini ve güncellemeleri yüz yüze, kolayca paylaşabilirler.
Yine de, konu uzak ekipleri yönetmeye gelince, lojistik hususlar ve aşılması gereken engeller vardır. İnsanlar fiziksel olarak ayrı olduğundan iletişim etkilenebilirken, teknik zorlukların da ortaya çıkma potansiyeli vardır. Bu makalede, uzak ekiplerde işbirliğini optimize etmek için neler yapabileceğinizi keşfedeceğiz.
Araçların ve Yazılımın Sağlanması
Neredeyse tüm uzaktan işbirliği, büyük ölçüde dijital teknolojiye ve yazılıma bağlıdır; bu, uzaktaki ekiplere ihtiyaç duydukları şeylere erişim sağlamanızın zorunlu olduğu anlamına gelir. Bu bölümde, optimum takım performansına ulaşmak isteyip istemediğinizi göz önünde bulundurmanız gereken en önemli yazılım çözümlerinden bazılarının bir dökümünü bulacaksınız.
İletişim ve Planlama
Uzaktan çalışan ekiplerde etkili işbirliğini kolaylaştırmak için bu ekiplerin doğru yazılıma erişimi olması çok önemlidir. Özellikle, insanların gerçek zamanlı olarak sohbet etmesine, fikirleri paylaşmasına ve yüz yüze ekip çalışmasından elde edebileceğiniz türden etkileşimleri yeniden üretmesine olanak sağlamak için iletişim yazılımına ihtiyaç vardır.
Buradaki en iyi seçeneklerden biri, çalışanlara hem Microsoft Teams hem de Microsoft Planner’ı içeren Microsoft Office 365 ürün yelpazesine erişim sağlamaktır. Bu paketlerin her ikisi de işbirliği için yararlı olabilir, ilki video konferansa izin verir; ikincisi, görevlerin belirli ekip üyelerine atanmasına, dosyaların paylaşılmasına ve ilerleme güncellemelerinin yayınlanmasına izin veren bir planlama aracı olarak hizmet eder.
Microsoft Teams’e bir alternatif Zoom şeklinde bulunabilir ve bu, Microsoft Office 365’e yoğun bir şekilde yatırım yapmayan kuruluşlar için iyi olabilir. Microsoft Teams daha kapsamlı özelliklere sahipken, Zoom’un basitliği çekici olabilir, ve her iki paket de hem bire bir hem de ekip bazlı video görüşmelerine izin verir.
Olası bir çözüm, hepsi bir arada video konferans monitörü olabilir.
Diğer Araçlar ve Yazılım Paketleri
Video konferans yazılımının yanı sıra, çalışanlara işlerini yapmaları için ihtiyaç duyabilecekleri diğer araçları da sağlamanız önemlidir. Bu, Microsoft Office ve Google Workspace gibi temel uygulamalara erişimlerini sağlamak anlamına gelebilir; ancak işletmenizin faaliyet gösterdiği sektöre ve yaptığınız işin niteliğine bağlı olarak uzman yazılımların sağlanmasını da gerekebilir.
myViewBoard dijital tahtası da, çoklu yayın ve bulut entegrasyonu gibi bir dizi özelliği destekleyen görsel bir iletişim çözümü olarak sunulabilir. Bu, özellikle dokunmatik ekranlara erişimi olan uzak ekiplerin çizim ve canlı açıklamalar gibi şeylere dayanan herhangi bir ortak çalışması için yararlı olabilir.
Elbette ki tüm ekip üyelerinin yazılımı güvenilir bir şekilde çalıştırabilen bir bilgisayara erişimi olduğundan emin olmanız gerekmektedir. Bazı iletişim araçları akıllı telefon uygulamaları aracılığıyla daha iyi çalıştığından ve çalışanlar kişisel telefon numaralarının paylaşılmasını istemeyebileceğinden, tüm ekip üyelerinin özel bir iş telefonuna sahip olmasını sağlamak da faydalı olabilir.
Uzak Ekipleri Etkili Bir Şekilde Yönetme
Daha sonra, doğru araçları ve yazılımı sunmanın savaşın yalnızca bir parçası olduğunu anlamak çok önemlidir. Optimum uzaktan işbirliğinin gerçekleşmesi için ekiplerin dikkatli bir şekilde yönetilmesi gerekir. Bu sadece üzerinde çalışılan gerçek proje (ler) in yönetimini değil, aynı zamanda bireylerin yönetimini ve doğru kültürü yaratmayı da içerir.
Proje Yönetimi
Uzaktan işbirliğinin üretkenliği yavaşlatmadan veya iş sonucunun kalitesini olumsuz yönde etkilemeden düzgün çalışması için proje yöneticilerinin durumun kontrolünü ele geçirmesi gerekir. Temel düzeyde, ekip üyelerinin bağlı kalacağı bir program oluşturmak, görevleri bireylere veya gruplara tahsis etmek ve ilerlemeyi izlemek çok önemlidir.
Uzak ekipleri yönetenlerin de bu ekiplerin nasıl oluşturulacağı konusunda dikkatlice düşünmesi gerekir. Bu, işi bitirmek için doğru kişileri seçmek ve gerekli olanı yapabilecek donanıma sahip olduklarından emin olmak anlamına gelir.
Uzaktan çalışanlar, kendilerine verilen iletişim yazılımını nasıl kullanacaklarını bilmeli, böylece neye ihtiyaç duyulduğuna bağlı olarak grup video görüşmeleri ve bire bir görüşme yapabilmelidirler. Tartışma odaları gibi özelliklerin de kullanılması gerekebilir ve farklı saat dilimlerinde çalışanlar varsa, bunun planlama kararlarına dahil edilmesi gerekir.
Uzaktan Çalışma Kültürü
Projeleri yönetmenin ve işin doğru zamanda, doğru kişiler tarafından yapılmasını sağlamanın yanı sıra, başarılı uzaktan işbirliğinin önemli bir parçası, iyi bir ekip çalışmasının gerçekleşmesi için bir tür kültür yaratmayı içerir.
Bu, fikirlerin yargılanma veya alay edilme korkusu olmadan özgürce paylaşılabileceği, gerçekten destekleyici bir ortam yaratmak için zaman ayırmak anlamına gelir. Hem uzak hem de yüz yüze işbirliği ortamlarında, gerçek yenilik “kalıpların dışında” düşünceye dayanır ve insanların önerilerde bulunmak veya yüksek sesle düşünmek için güvene sahip olmaları gerekir.
Uzak ekipleri yönetmekten sorumlu olanlar, farklı çalışma tarzlarına hitap etmeye çalışmalı ve ekip çalışmasının yanı sıra bireyselliği de benimsemelidir. Ayrıca, insanlar grup çalışmasına katkıda bulunmadığında işbirliğine dayalı çabalar faydalarını yitirdiğinden, ekip liderlerinin bütünsel katılımı teşvik etmesi kesinlikle kritik bir noktadır. Bu, katılmayanları belirlemenizi, nedenini bulmanızı ve duruma göre onları yönetmenizi gerektirebilir.
Uzaktan Zorlukların Üstesinden Gelmek
Uzaktan işbirliğini optimize etmeye giden bir başka faktör, çalışanların evden çalışacağı herhangi bir düzenlemede yerleşik olan bazı zorlukların ve zorlukların üstesinden gelmektir. Bu, sağlık sorunlarından internet bağlantılarıyla ilişkili potansiyel güvenilirlik sorunlarına kadar her şeyi içerir.
Lojistik Sorunlar
Uzaktan toplamanın düzgün çalışması için aşılması gerekebilecek bir dizi lojistik sorun vardır. Bunların en büyüğü, tüm ekip üyelerinin birbirleriyle güvenilir bir şekilde iletişim kurabilmelerini sağlamaktır; bu, internet bağlantılarının kesilmesi veya çok yavaş olması durumunda potansiyel bir soruna dönüşerek, güvenilir video konferansını engelleyebilir.
Bir alternatif, iletişimin metin veya ses tabanlı olduğu WhatsApp gibi cep telefonlarını ve mobil uygulamaları kullanmaktır. Bu, her zaman insanların alışkın olduğu ortak çalışma türlerini devam ettiren video konferans kadar iyi olmayabilir; ancak bulunması yararlı bir seçenektir.
Uzaktan işbirliğinin mümkün olmasını sağlamanın daha teknik yönlerinin yanı sıra, ekibin aynı anda hazır olmasını sağlamak da önemlidir. Her ekip üyesi aynı ülkedeyse bu büyük bir zorluk değildir, ancak birden fazla saat dilimi söz konusuysa dikkatli bir yönetim gerektirebilir.
Sosyal Soyutlanma
Dünyadaki en iyi hazırlık çalışmasıyla, uzaktan çalışmada bazı ekip üyelerinin diğerlerinden daha iyi olacağı basit bir gerçektir. Sonuç olarak, özellikle ekip üyeleri yalnız yaşıyorsa ve kalıcı olarak veya uzun süreler boyunca uzaktan çalışmaları gerekiyorsa, sosyal soyutlanmayı çevreleyen sorunlarla uğraşmanız gerekebilir.
Uzak ekipleri yönetenlerin, soyutlanmış hisseden çalışanların onlara yaklaşabilmeleri için kendilerini konuşmalara açık hale getirmeleri önemlidir. Çalışanların ara sıra bir işyerinde beraberce çalışmasına izin vermek veya çalışma saatleri dışında ekip için sosyal etkinlikler düzenlemek gibi olası çözümler üretilebilir.
Sağlık Sorunları
Son olarak, uzaktan işbirliğini optimize etmek, uzaktan çalışan insanlardan kaynaklanabilecek diğer sağlık sorunlarını en aza indirmek için adımlar atmak anlamına da gelecektir. İdeal olarak, sorunların ilk başta ortaya çıkmasını önlemek için önceden bazı önlemlerin alınması gerekir; ve bu, ilk önce en yaygın sorunların üstesinden gelinmesi anlamına gelir.
Bunun güzel bir örneği ergonomiye dayanmaktadır. Bir işyerinde, ofis ergonomisi endişelerini yönetmek nispeten kolaydır, çünkü insanların nasıl çalıştığını tam olarak görebilir ve kullandıkları masaları ve sandalyeleri bilirsiniz. İnsanlar evden çalıştıklarında, durum artık otomatik olarak gerçekleşmez, ancak işverenler bu şeyleri yine de sağlayabilir.
Çalışanların, bilgisayar ekranlarından ne kadar uzağa oturmaları gerektiği, iyi bir ofis koltuğunun neden önemli olduğu ve uygun yükseklikte oturması için neden ayarlanabilir olması gerektiği gibi ergonominin temellerini de bilmeleri gerekir. Bu tür sorunları çözmek, devamsızlığı en aza indirebilir, morali artırabilir ve gereksiz uzun vadeli sağlık sorunlarını önleyebilir.
Son Düşünceler
Modern teknoloji, uzaktan işbirliğini mükemmel şekilde uygulanabilir hale getirmeye yardımcı oluyor ancak çalışanların performansı optimize edilecekse, işverenlerin ve ekip yöneticilerinin atması gereken adımlar vardır. Doğru yazılım ve araçları sağlamak, projeleri doğru yönetmek, bütünsel katılımı teşvik etmek, sağlık sorunlarını sınırlamak için önceden önlemler almak ve sosyal soyutlanma yaşayanlara çözümler sunmak burada en büyük öncelikler arasında yer almaktadır.
ViewSonic işyeri çözümlerinden biriyle nerede olursanız olun işinizden daha fazla yararlanın. Veya çalışma alanınızı üretkenlik, iletişim ve işbirliği için optimize etmek mi istiyorsunuz? Ev Ofis Kurulum Fikirlerine göz atın: Evde Üretken Bir Çalışma Alanı Kurmak İçin Nihai Kılavuz.