Wie verhalte ich mich in Webkonferenzen richtig ?

The Dos and Don'ts of Web Conferencing

Wie verhalte ich mich in Webkonferenzen richtig ?

Ein Verständnis darüber, wie man sich während Webkonferenzen verhalten sollte, ist wichtig, da es die Gesprächsatmosphäre solcher Meetings und somit auch die Produktivität steigert. Mit einer besseren Atmosphäre gehen größere Lerneffekte einher. Außerdem vermeidet man mit dem Wissen über das richtige Verhalten in Webkonferenzen selbstverständlich auch so manche unangenehme Situation.

Im folgenden Artikel werden wir erläutern, welche Dinge in Webkonferenzen empfehlenswert sind und was man besser unterlassen sollte. Gerne informieren wir auf unserer Website auch über Hard- und Software von ViewSonic, die speziell für Webkonferenzen entwickelt worden ist. 

In der heutigen Zeit sind Hybridunterricht und Homeoffice ein stark wachsendes Segment. Daher ist es für die allermeisten unabdingbar, sich mit der Etikette in solchen Webkonferenzen vertraut zu machen.

Befragungen haben ergeben, dass auch schon vor der Pandemie haben ca. 55 % der Unternehmen Homeoffice ermöglicht. 30 % der Arbeitnehmer haben sogar komplett von zu Hause gearbeitet. Vom rasanten Anstieg des digitalen Unterrichts getrieben durch die Corona-Maßnahmen, wollen wir gar nicht erst sprechen.

Beim Fernunterricht wie auch im Homeoffice können technische Mängel sowie das Nichtbeachten verschiedener Regeln den Erfolg des Unterfangens stark beeinträchtigen.

4 Grundregeln für Webkonferenzen

1. Die richtige Ausstattung

Selbstverständlich ist eine vernünftige Grundausstattung ein enorm wichtiger Faktor, wenn man eine Webkonferenz vernünftig abhalten soll. Ist also wichtig, sich bei der Auswahl der Ausstattung ein wenig Zeit zu nehmen und nichts zu überstürzen. Welches Equipment für einen persönlich das beste ist und welchen Umfang es haben sollte, hängt stark von der Natur der Webkonferenz ab, eine Webcam und ein Headset mit eingebautem Mikrofon sind aber wohl für jeden empfehlenswert.

Wenn regelmäßig an solchen Webkonferenzen teilgenommen wird, kann es auch lohnenswert sein, sich einen speziell für solche Zwecke entwickelten Monitor anzuschaffen. Diese verfügen häufig über eingebaute Webcams sowie Mikrofone und Lautsprecher. Außerdem glänzen diese Monitore in der Regel mit einer sehr hohen Auflösung, damit auch in Meetings mit mehreren Personen die einzelnen Gesichter zu erkennen sind.

2. Testen der Internetverbindung

Vor dem Beitreten in eine Webkonferenz sollte man stets sicherstellen, dass die vorhandene Internetverbindung ausreichend und stabil ist. Das geht ganz einfach online. Es gibt viele Internetseiten, die solche Verbindungstests anbieten.  Der Speedtest von Ookla ist einer davon. Viele Videokonferenzplattformen haben solche Verbindungstests aber auch bereits integriert, um den Nutzern direkt anzuzeigen, wie gut die Nutzung mit der Aktuellen Internetverbindung funktionieren würde.

Eine mangelhafte Internetverbindung lässt eine Webkonferenz schnell zu Qual werden und ist daher eine Grundvoraussetzung.

3. Gib Ablenkung keine Chance

Natürlich ist es wichtig, die anderen Teilnehmer der Webkonferenz nicht durch lästiges Mikrofonrauschen o.ä. zu stören. Mindesten genauso wichtig ist es jedoch, sich selbst nicht ständig ablenken zu lassen. Ein erster Schritt dafür ist es, sich in einen extra dafür vorgesehenen Raum zu begeben.

Des Weiteren ist es ratsam das Handy auf stumm zu schalten sogar auszuschalten. Auf diesem Wege vermeidet man, ständig das Handy zu checken. Dasselbe gilt natürlich für andere Quellen der Ablenkung wie Fernseher, Radios oder überflüssig geöffnete Browsertabs.

4. Der erste Eindruck zählt

Manche Dinge ändern sich auch im virtuellen Miteinander nicht: Der erste Eindruck ist auch hier enorm wichtig. Es gibt keinen zweiten ersten Eindruck. Gerade online wird sich sehr schnell eine Meinung gebildet. Wie auch in der physischen Welt ist es auch dort wichtig, pünktlich und startklar zu der Webkonferenz zu erscheinen.

Gemäß einer Umfrage des Business Insider, spielt auch die Körpersprache eine große Rolle. Versuche also eine gute Körperhaltung einzunehmen, Augenkontakt aufzunehmen und gelegentlich mal ein Lächeln einzustreuen.

4 No-Gos in Webkonferenzen

1. Achte auf deinen Hintergrund

Wenn man dich während des Meetings sehen wird, halte den Ausschnitt des Zimmers, der hinter dir zu sehen sein wird, aufgeräumt und frei von anderen Ablenkungen.

Viele Webkonferenz. Programme wie Zoom oder Microsoft-Teams bieten außerdem die Möglichkeit, einen digitalen Hintergrund festzulegen. Damit wird der Hintergrund unkenntlich gemacht und durch ein nahezu beliebig wählbares Bild ersetzt. Bei der Wahl des Bildes sollte aber auch hier auf den Anlass geachtet werden.

2. Unterbrich die Anderen nicht

Wie bei Gesprächen von Angesicht zu Angesicht, ist es auch bei digitalen Gesprächen wichtig, grundlegende Manieren zu wahren. Es ist wichtig, andere nicht zu unterbrechen, wenn sie reden.

Untersuchungen, die in der New York Times veröffentlicht wurden, legen nahe, dass es besonders Frauen schwerfällt, in Webkonferenzen Gehör zu finden.

Bei der Umfrage wurden rund 68.000 tausend Leute befragt, wobei mehr als die Hälfte der Frauen angab in Diskussion unterbrochen worden zu sein. 38% sagten sogar, dass andere die Lorbeeren für ihre Arbeit ernteten. Damit Webkonferenzen ein Erfolg sein können, ist es wichtig, dass sich alle Teilnehmenden wohlfühlen.

3. Mach nicht zu viel auf einmal

Während eines Meetings sollte man sich nicht dazu verleiten lassen, andere Aufgaben nebenbei erledigen zu wollen.

Für die anderen Teilnehmenden ist es wegen der Webcam meist leicht erkennbar, wenn jemand nicht voll bei der Sache ist. Das kann als unhöflich aufgefasst werden und ggf. andere ebenfalls ablenken. Außerdem kann es passieren, dass man wichtige Informationen überhört oder es verpasst, seine eigenen Ideen an passender Stelle einzubringen.

4. Die Stummtaste ist dein Freund

Die Stumm-Taste ist gemäß einer Studie von Entrepreneur.com für eine reibungsfreie Webkonferenz von großer Bedeutung. Man sollte sich angewöhnen, sich immer auf stumm zu schalten, es sei denn, man möchte selbst etwas sagen.

Dadurch wird verhindert, dass die anderen Teilnehmer von ungewollten Störgeräuschen beeinflusst werden. Die kleinsten Geräusche wie z.B. Atmen oder das Abstellen einer Tasse können durch das Mikrofon verstärkt und somit zu einem großen Störfaktor werden.

Abschließenden Gedanken

Durch Homeoffice, Distanzunterricht und andere Hybridmodelle ist das Thema Webkonferenz für viele Menschen Teil des Alltags geworden. Nutzt man diese richtig, können solche Meetings Menschen näher zusammenbringen und ermöglichen ein deutlich flexiblerer Alltag.

Dennoch sollte man sich der Dos and Don’ts die in solchen Zusammenkünften gelten bewusst sein. Hat man diese verinnerlicht, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass man andere ablenkt, selbst abgelenkt wird oder das Gesprächsklima anderweitig stört.