.Web konferansında yapılması ve yapılmaması gerekenleri anlamak önemlidir; çünkü sanal alanlardaki iletişimin kalitesini artırmaya, işletmelerde genel üretkenliği artırmaya, eğitim ortamlarında öğrenme kalitesini artırmaya ve yanlışlıkla profesyonel olmayan olarak karşılaştığınız durumlardan kaçınmaya yardımcı olur.

Web konferansında yapmanız gerekenler ve kaçınmanız gerekenler listemizi keşfetmek için okumaya devam edin. Web konferansı için tasarlanmış ViewSonic donanım ve yazılımlarını da keşfetmek isteyebilirsiniz.

Hibrit öğrenme ve uzaktan çalışma gibi kavramlar büyüdükçe, çevrimiçi iletişimin rolü de genişlemeye devam edecek. Bu, herkesin web konferansının bazı temel yapılması ve yapılmaması gerekenleri anlamasını önemli hale getirir.

Sonuçta, pandeminin getirdiği dönüşümden önce bile, şirketlerin yüzde 55‘i uzaktan çalışmaya izin veriyordu ve çalışanların yüzde 30’u tam zamanlı uzaktan çalışan olarak kabul ediliyordu. Bu, aynı zamanda büyük ölçüde web konferansına bağlı olan okullarda ve üniversitelerde uzaktan eğitimin hızlı yükselişinden bile önceydi.

Web konferansının büyük bir rol oynadığı çalışma ve öğrenme ortamlarında, hatalar ve teknik sorunlar bu iletişim biçiminin etkinliğini büyük ölçüde engelleyebilir ve hiç kimse gereksiz aksamaların nedeni olmak istemez. Bu yazıda, aklınızda bulundurmanız gereken bazı yapılması ve yapılmaması gerekenlere daha yakından bakacağız.

Web Konferansında Yapılması Gereken 4 Şey

Doğru Donanıma Yatırım Yapın

Kullandığınız donanım, olumlu veya olumsuz bir web konferansı deneyimi yaşamanızda önemli bir faktör olacaktır; bu nedenle en iyi seçenekleri bulmak için zaman ayırmaya değer. Kullandığınız ekipman, web konferansının niteliğine bağlı olabilir, ancak bazı sıradan ekipmanlar, bir web kamerası ve yerleşik mikrofonlu bir kulaklık içerir.

Düzenli olarak video konferanslara katılacaksanız, daha amaca yönelik bir video konferans monitörüne yatırım yapmak faydalı olabilir. Bu monitörler genellikle bir kamera, mikrofon ve entegre ses sistemi içerirken, aynı zamanda çok kişinin katıldığı konferansları güvenli ve takip etmesi kolay hale getirmek için gizlilik özellikleri ve yüksek çözünürlüklü bir ekran sunar.

Bağlantınızı Test Etmek İçin Zaman Ayırın

Web konferansınıza başlamadan önce, internet bağlantınızı test etmek için zaman ayırmanız gerekir. Bunu yapmanın en kolay yolu, netliği etkileyebilecek sorunlara neden olmadan internet hızınızın konferansın taleplerini karşılamak için yeterince yüksek olup olmadığını iki kez kontrol edebileceğiniz ücretsiz bir hız testi yapmaktır.

Birçok video konferans uygulaması, kendi test seçeneklerini de içerir; bu, bir konferans sırasında bağlantınızın nasıl performans göstereceğine dair bir fikir edinmenize ve aynı zamanda donanımınızı test etmenize olanak tanır. Bu özelliklerden yararlanmak, toplantılar, dersler veya etkinlikler sırasında sorun yaşamamak için başka bir iyi yoldur.

Dikkat Dağıtıcı Unsurları Ortadan Kaldırın

Başkalarının dikkatini dağıtmaktan kaçınmak için adımlar atmak önemli olmakla birlikte, bir web konferansı sırasında dikkatinizin dağılma olasılığını en aza indirmek için mantıklı önlemler almak da aynı derecede önemlidir. Bunların bir kısmı, web konferansı kurulumunuzun elverişli bir yerde bulunduğundan emin olarak gerçekleştirilebilir; ancak dikkate alınması gereken başka adımlar da vardır.

Örneğin, yakınınızda bir cep telefonunuz varsa ve web konferansı için ona ihtiyacınız olmayacaksa, ya kapatın ya da sessizde olduğundan emin olun ve sürekli kontrol etmekten kaçının. Ayrıca televizyonunuzun kapalı olduğundan emin olmalısınız ve konferansla ilgili olmayan web tarayıcı sekmelerinden uzak durmalısınız.

İyi Bir İlk İzlenim Yaratın

İyi bir ilk izlenim bırakmak için asla ikinci bir şansınız olmaz, bu özellikle insanların bir dizi faktöre dayalı olarak sizin hakkınızda ani kararlar verme ihtimalinin yüksek olduğu web konferansları için geçerlidir. İyi bir ilk izlenim bırakmanın en kolay yollarından biri, konferans başladığında zamanında başlamaya hazır olduğunuzdan emin olmaktır.

Bunun ötesinde, konferansın niteliğine bağlı olarak, ne giydiğinize ve kendinizi nasıl tanıttığınıza dikkat etmeniz gerekebilir. Ek olarak, Business Insider’a göre beden diliniz burada önemli bir rol oynayabilir; bu nedenle iyi bir duruş benimsemeye, göz temasını sürdürmeye, gülümsemeye ve güven yansıtmaya çalışın.

Tüm profesyonel ortamlarda olduğu gibi, bir web konferansı sırasında en iyi şekilde görünmek önemlidir. Üzerinize düzgün oturan düz renkli giysiler giyin ve karışık desenlerden kaçının. Toplantıya girmeden önce görünümünüzü kontrol edin – saç, diş ve makyajın düzgün olduğundan emin olun. Son olarak, kamera üzerindeyken rahatsız edici gölgelerden kaçınmak için kameranızın arkasında yeterli ışık olduğundan emin olun.

Web Konferansında Yapılmaması Gereken 4 Şey

Dağınık Bir Arka Plan Kullanmayın

Bir web konferansında görünür olacaksanız, arka planın dağınık veya dikkat dağıtıcı olmaması önemlidir. Konferansa kendi evinizden veya işyerinizden katılıyorsanız, kendinizi ve ekipmanınızı arka planın olabildiğince temiz ve düzenli olması için konumlandırın.

Microsoft Teams ve Zoom dahil olmak üzere birçok web konferans yazılımı, kendinizi ideal bir konuma yerleştiremediğiniz durumlarda değerli olabilecek dijital bir arka plan kullanmanıza olanak tanır. Ancak bu özelliği kullanacaksanız, toplantı için uygun olan mantıklı bir arka plan seçin.

İnsanlar Konuşurken Sözlerini Kesmeyin

Web konferansı oturumlarına katılan herkesin temel görgü kurallarına uyması çok önemlidir; bu, insanlar hakkında konuşmanın veya cümlenin ortasında onların sözünü kesmekten kaçınmak anlamına gelir. New York Times’ta yayınlanan araştırma, kadınların web konferanslarında ve çevrimiçi toplantılarda seslerinin duyulmasının özellikle zor olabileceğini gösteriyor.

Yaklaşık 68.000 kişiyle yapılan bir ankette, kadınların yarısından fazlası iş görüşmelerinde sözlerinin kesildiğini, yüzde 38’i ise kendi fikirlerini kullanan başkalarının övgü aldıklarını söyledi. Web konferansının başarılı olması için herkesin bir sesi olduğunu hissetmesi gerekir ve bu bazen sessiz kalmanızı gerektirir.

Başka Şeyle Uğraşmayın

Bir web konferansına katılırken, bilgisayar ekranınızda başka bir şey okumak veya oturumdan önce yaptığınız işe devam etmek gibi başka şeylerle ilgilenmek isteyebilirsiniz. Birkaç nedenden ötürü bundan kaçınmanız önemlidir.

İlk olarak, bir web kamerası aracılığıyla diğer kişiler tarafından görülebiliyorsanız, web konferansına tüm dikkatinizi vermediğinizi fark edebilirler. Bu sadece kaba olarak görülmekle kalmaz, aynı zamanda diğer katılımcıların dikkatini dağıtabilir. Ayrıca, dikkat etmezseniz, önemli bilgileri veya değerli bir katkı yapma fırsatını kaçırabilirsiniz.

Sessiz Düğmesini Kullanmaktan Korkmayın

Entrepreneur.com’da yer alan bir makalenin belirttiği gibi, mikrofonunuzdaki sessiz düğmesi, başkaları için web konferansının kalitesini artırmak söz konusu olduğunda çok değerli olabilir. Mümkünse, konuşmadığınız veya hızlı bir şekilde araya girmeniz gerekebileceği zaman mikrofonunuzu sessize alma alışkanlığını edinmeye çalışın.

Mikrofonunuzu bu şekilde sessize almak, istenmeyen arka plan seslerinin yanı sıra, basitçe nefes almaktan bir fincan kahve içmeye, klavyeyi yazmaya ve araba kornasına kadar değişebilen sesleri de algılamasını engeller. Tabii ki, her konuşmanız gerektiğinde mikrofonu sesli konuma almayı alışkanlık haline getirmeniz gerekir.

Son Söz

Uzaktan eğitim, uzaktan çalışma ve hibrit modellerin yükselişi, web konferansını modern yaşamın temel bir parçası haline getirdi. Etkili bir şekilde kullanıldığında, web konferansları insanları bir araya getirmeye, fiziksel bir konumla ilişkili geleneksel engelleri yıkmaya ve öğretim ve işe yönelik çok daha esnek yaklaşımlara izin vermeye yardımcı olabilir.

Yine de, web konferansı sırasında yapılması ve yapılmaması gereken bazı temel şeyleri anlamak için zaman ayırmanız önemlidir. Bu farkındalığa sahip olduğunuzda, insanların dikkatini dağıtma, sizin dikkatinizin dağılması, yanlış davranışlarda bulunma veya görgü kurallarında hata yapma veya genel iletişim kalitesini olumsuz etkileme olasılığınız azalır.

Bireyler olarak daha iyi bir video konferans ortamını teşvik edebilsek de, uzaktan işbirliğinin artılarını ve eksilerini ve destek için doğru araçları öğrenmemiz gerektiğini anlamak önemlidir.