8 No-Gos bei Videokonferenzen von zu Hause

In jedem gesellschaftlichen und beruflichen Umfeld gibt es bestimmte Grundregeln. Auch wenn sich Meetings vom Besprechungszimmer in unsere Wohnzimmer verlagert haben, ist es wichtig, professionelles Verhalten an den Tag zu legen. Besonders in Videokonferenzen gibt es viele Fallstricke und Fettnäpfchen.

Im folgenden Artikel erarbeiten wir eine Liste mit acht Dingen, die bei Videokonferenzen aus dem Homeoffice vermieden werden sollten. Besuchen sie sonst gerne unsere Website und überzeugen sie sich von unserem speziell für das Homeoffice entwickelten Produkten.

Technologischer Fortschritt und die sich verändernden Erwartungshaltung von Arbeitnehmern haben dazu beigetragen, dass viele Unternehmen im Jahr 2022 teilweise oder sogar gänzlich auf Videokonferenzen umgestiegen sind. Diese mögen zwar sehr komfortabel sein, da man sie ganz einfach von zu Hause abhalten kann, bergen jedoch auch einige Herausforderungen.

Zu den Problemen, vor denen Teilnehmer von zu Hause häufig stehen, zählen: Ineffizienz, Ablenkungen und technische Probleme sowie auch mangelndes Wissen über grundlegende Verhaltensregeln in Videokonferenzen. In diesem Artikel gehen wir auf einige der Fallstricke von Videokonferenzen ein und benennen acht No-Gos für Videokonferenzen.

1. Vermeide zu legere Kleidung

Auch wenn bei Videokonferenzen bequem von zu Hause aus mit den Arbeitskollegen kommunizieren werden kann, sollte man dennoch vorzeigbar aussehen. Ein gepflegtes Auftreten ist nicht nur in der realen, sondern eben auch in der digitalen Welt wichtig.

Auch wenn Sie mit ziemlicher Sicherheit keine formelle Kleidung tragen müssen, sollten Sie es, sofern nicht ausdrücklich erlaubt vermeiden, extrem locker sitzende Kleidung zu tragen. Schlafanzüge sind dabei eine besonders schlechte Wahl.

Eine schlichte Kleiderwahl, ohne oder mit nur wenigen Mustern, ist dabei zu bevorzugen. Wenn du Accessoires tragen möchtest, halten diese schlicht und klein. Achten auch auf deine Körperpflege – die Haare sollten ordentlich liegen und das Gesicht frei von Unreinheiten. Alles in allem solltest du daran denken, dass du dich immer noch in einem Unternehmensumfeld befinden, dass ein gewisses Maß an Professionalität erfordert.

2. Die Stummtaste ist dein Freund

Nahezu alle Videokonferenzprogramme bieten die Möglichkeit, das Mikrofon stumm zu schalten. Man sollte es sich am besten angewöhnen, die Stummschalttaste immer dann zu drücken, wenn man selbst gerade nichts zu sagen hat. Du kannst dann die Stummschaltung wieder aufheben, wenn du dich an der Diskussion beteiligen willst.

Dadurch wird verhindert, dass die anderen Teilnehmer von ungewollten Störgeräuschen beeinflusst werden. Die kleinsten Geräusche wie z.B. Atmen oder das Abstellen einer Tasse können durch das Mikrofon verstärkt und somit zu einem großen Störfaktor werden.

3. Vermeide ausladende Körpersprache

Das die Art und Weise, wie unsere Körpersprache benutzen, Einfluss auf unsere Kommunikation in der realen Welt hat, dürfte für die meisten nichts Neues sein und wurde bereits von vielen Studien bestätigt. Wie groß die Bedeutung ist, scheint vielen aber nicht klar zu sein. Laut der sogenannten 7-38-55-Regel, machen die gesprochenen Worte nur rund 7% einer Kommunikation aus. Weitere 38% werden durch den Ton bzw. die Stimmlage bestimmt und ein Großteil von ganzen 55% eben durch Körpersprache.

Wer jetzt glaubt, dass diese Grundregeln der Kommunikation bei Webkonferenzen nicht mehr gelten, der irrt. Auch in der digitalen Welt zählt es, dem gegenüber mit einem guten Auftreten gegenübertreten zu können. Versuche, deine Mimik aktiv zu steuern und bewahre eine aufrechte Körperhaltung. Das Kinn auf den Händen abzustützen, sollte man deshalb auch in Webkonferenzen aus Respekt gegenüber den anderen Gesprächsteilnehmern vermeiden.

Augenkontakt funktioniert zwar nicht ganz so gut wie beim physischen Miteinander, doch ist es auch in der digitalen Welt höflich, den anderen beim Sprechen aktiv zuzuhören und anzuschauen. Dafür sollte dementsprechend häufig in die Kamera oder nur knapp darunter/darüber geschaut werden. Gut ausgestattete Monitore mit integrierter Webcam und ggf. Neigeeinstellungen stellen hier eine gute Lösung dar.

4. Arbeite nicht in trubeligen Umgebungen

Wenn man seine Webkonferenzen abhält, sollte man darauf achten, dies an Orten zu tun, an denen wenig Ablenkung vorherrscht. Vermeiden Sie also Bereiche im Haus oder Öffentlichkeit, in denen sich hinter Ihnen Unordnung oder andere Menschen befinden könnten. Eine gute Lösung ist es, sich in einen extra dafür vorgesehenen Raum zu begeben.

Am besten setzt man sich dort vor einen schlichten und einfachen Hintergrund mit geschmackvollem Dekor und entfernt alle störenden Gegenstände wie sichtbare Computerkabel und Wäsche aus dem Blickfeld. Außerdem sollte stets an die Belichtung gedacht werden. Ist kein natürliches Licht vorhanden, kann ein sogenanntes Ringlicht eine kluge Investition sein.

Außerdem: nicht jeder hat ein Zimmer mit wunderschöner Aussicht, die er oder sie als Hintergrund verwenden könnte. In solchen Fällen ist die Verwendung von digitalen Hintergründen empfehlenswert. Dabei wird ein digital erstellter Hintergrund generiert und macht den eigentlichen Hintergrund unsichtbar. Je nach Anlass, sollte man den Hintergrund jedoch eher schlicht wählen.

5. Komme niemals unvorbereitet

An einer Videokonferenz teilzunehmen, in denen Teilnehmer nicht vorbereitet sind, kann sehr frustrierend sein. Man sollte es daher tunlichst vermeiden, die Ursache für die Frustration anderer zu sein und sich stattdessen ein wenig Zeit nehmen, um sich auf die Videokonferenz vorzubereiten. Das gilt selbstverständlich unabhängig davon, ob man selbst die Sitzung organisiert hat oder nur daran teilnimmt.

Damit alles reibungslos abläuft, ist es auch wichtig, die Technik vorher zu überprüfen. Mobile Geräte sollten ggf. geladen werden und eine stabile Erklärung sichergestellt werden.

6. Unterbrich die anderen nicht

Wie bei Gesprächen von Angesicht zu Angesicht, ist es auch bei digitalen Gesprächen wichtig, grundlegende Manieren zu wahren. Es ist wichtig, andere nicht zu unterbrechen, wenn sie reden.

Untersuchungen, die in der New York Times veröffentlicht wurden, legen nahe, dass es besonders Frauen schwerfällt, in Webkonferenzen Gehör zu finden.

Bei der Umfrage wurden rund 68.000 tausend Leute befragt, wobei mehr als die Hälfte der Frauen angab in Diskussion unterbrochen worden zu sein. 38% sagten sogar, dass andere die Lorbeeren für ihre Arbeit ernteten. Damit Webkonferenzen ein Erfolg sein können, ist es wichtig, dass sich alle Teilnehmenden wohlfühlen.

Die „Hands-Up“ Taste kann hier Abhilfe schaffen. Wenn man sich äußern möchte, nutzt man diese und hebt so digital die Hand. Der Moderator der Webkonferenz kann dann, wenn der Zeitpunkt passend ist, darauf eingehen und das Wort an einen weitergeben.

7. Lenke nicht vom eigentlichen Thema ab

Klar, solche digitalen Meetings haben auch immer eine soziale Komponente, doch sollte diese nicht überwiegen. Eine von der Harvard Business Review veröffentlichte Studie ergab, dass 71 Prozent der Führungskräfte der Meinung sind, dass ihre Geschäftsbesprechungen unproduktiv und ineffizient sind. Vor diesem Hintergrund ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie versuchen, Kommentare, Fragen und Beiträge, die für den Zweck der Besprechung relevant sind, in den Vordergrund zu stellen.

Es ist verständlich, dass man gelegentlich vom Thema abschweift, und Meetings können auch mit gelegentlichen Off-Topic-Bemerkungen gut funktionieren, dass wichtigste ist jedoch produktiv zu bleiben und sich auf die Arbeit zu konzentrieren.

8. Mach nicht zu viel auf einmal

Während eines Meetings sollte man sich nicht dazu verleiten lassen, andere Aufgaben nebenbei erledigen zu wollen.

Für die anderen Teilnehmenden ist es wegen der Webcam meist leicht erkennbar, wenn jemand nicht voll bei der Sache ist. Das kann als unhöflich aufgefasst werden und ggf. andere ebenfalls ablenken. Außerdem kann es passieren, dass man wichtige Informationen überhört oder es verpasst, seine eigenen Ideen an passender Stelle einzubringen.

Fazit

Durch Homeoffice, Distanzunterricht und andere Hybridmodelle ist das Thema Webkonferenz für viele Menschen Teil des Alltags geworden. Nutzt man diese richtig, können solche Meetings Menschen näher zusammenbringen und ermöglichen ein deutlich flexiblerer Alltag.

Dennoch sollte man sich der möglichen Fettnäpfchen und sonstigen Gepflogenheiten solcher Zusammenkünfte bewusst sein. Hat man diese verinnerlicht, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass man andere ablenkt, selbst abgelenkt wird oder das Gesprächsklima anderweitig stört.

ViewSonic bietet deshalb eine große Bandbreite an Produkten an, mit denen du dich technisch optimal für Webkonferenzen rüsten kannst.