Her türlü sosyal ve profesyonel ortamda, belirli görgü kuralları geçerlidir. Toplantılar, toplantı odalarından oturma odalarımıza taşınırken, sanal bir platformda profesyonel kalmak hala önemlidir. Ancak video konferans, birçok gaf yapabileceğiniz ortama sahiptir.
Evden video konferans yaparken kaçınmanız gereken sekiz şeyin listesini okumaya devam edin. Bir sonraki video konferansınız için ViewSonic donanım ve yazılımını da inceleyebilirsiniz.
Modern teknolojideki ilerlemeler ve çalışanlardan beklentilerin genişlemesi, birçok şirketin evden video konferans yapmanın faydalarını anlamasına ve benimsemesine yardımcı oldu. Sağlanan daha yüksek düzeydeki esneklikten moral artırma potansiyeline kadar, farkında olunması gereken birçok avantaj vardır, ancak aynı zamanda potansiyel sorunlar da vardır.
Özellikle görüntülü görüşmelere katılanlar verimsizlikten, dikkat dağınıklığından ve teknik sorunlardan hoşlanmama eğilimi gösterirken, iş arkadaşlarının sizin hakkınızda tüm yanlış nedenlerle konuşmasına neden olabilecek sosyal hatalar da vardır. Bu yazıda, asla yapmamanız gereken sekiz şeye odaklanarak video konferansın bazı tuzaklarını keşfediyoruz.
1. Evden Video Konferans Yaparken Uygunsuz Kıyafetlerden Kaçının
Video konferans, iş arkadaşlarınızla kendi evinizin rahatlığında iletişim kurmanıza izin verse de, yine de şık görünmeniz gerekir. Sonuçta, sanal da olsa hala işyerine katılıyorsunuz. Bunu akılda tutarak, duruma uygun olmayan şekilde giyinmekten kaçınmak önemlidir.
Size bunun kabul edilebilir olduğu özel olarak söylenmedikçe, pijamaların özellikle kötü bir seçim olduğu aşırı rahat kıyafetler giymekten kaçınmalısınız. Resmi kıyafet giymeniz gerekmeyecek olsa da kendinizi sunma şeklinize özen göstermeniz ve bir iş toplantısında olduğunuzu hatırlamanız gerekir.
Desensiz veya minimal desenli düz renklerde kıyafetleri tercih etmelisiniz. Aksesuar kullanmak istiyorsanız, onları basit ve küçük tutun. Saç şeklinize da dikkat edin – saçlar düzgün olmalı ve yüzü kırmızılıktan arınmış olmalıdır. Genel olarak, hala kurumsal bir ortamda olduğunuzu ve bunun bir düzeyde profesyonellik gerektirdiğini unutmayın.
2. Mikrofonunuzu Sessize Almayı İhmal Etmeyin
Bilinen video konferans uygulamalarının büyük çoğunluğu mikrofonunuzu sessize alma seçenekleri içerir ve bundan yararlanmayı öğrenmelisiniz. Aslında, konuşmadığınız her zaman sessiz düğmesine basma alışkanlığını kazanmaya çalışın. Ardından, tartışmaya katkıda bulunmanız gerektiğinde sesi açabilirsiniz. Sessiz düğmesini akıllıca kullanırsanız, video konferans felaketi olasılığını büyük ölçüde azaltabilirsiniz.
Mikrofonunuz tarafından yakalanan arka plan sesleri, görüntülü görüşme sırasında başkaları için dikkat dağıtıcı olabilir, ayrıca mikrofonunuzun evde sizinle birlikte olan aile üyeleri gibi istemediğiniz şeylerin sesini iletme olasılığı da vardır. En kötü video konferanslar örnekleri arasında, çalışanların kendi kendilerine konuştuklarını sanıp, ancak mikrofonlarının her kelimeyi aktardığı toplantılar vardı. Bunlar utanca ve hatta disiplin cezasına yol açan durumları içermektedir.
3. Mümkün Olduğunda Kapalı veya Olumsuz Beden Dilinden Uzak Durun
Yıllar boyunca çeşitli araştırmalar beden dilinin iletişimde oynadığı rolü ele almaya çalıştı. İletişimin sadece yüzde 7’sinin sözlü olarak ifade edildiğini, yüzde 38’inin ses tonuyla aktarıldığını ve kalan yüzde 55’inin beden dili olduğunu belirten 7-38-55 kuralını duymuş olabilirsiniz.
Video konferansta bu yüzde 55 hala önemlidir; bu yüzden beden dilinize dikkat etmeniz gerekiyor. Video konferans sırasında iyi bir izlenim bırakmak da önemlidir. Yüz ifadelerinizin ne ifade edebileceği konusunda bilinçli olmaya çalışın ve iyi bir duruş benimseyin. Yüzünüzü ellerinize yaslamak istemek yaygındır, ancak bu, sanal toplantıya olan tutumunuzu veya bağlılığınızı kötü yansıtabilir.
Bir kameraya bakıyor olsanız bile, göz teması iletişimin bir diğer önemli parçasıdır. Web kameranızı, meşgul ve odaklanmış görünmek için ekranınıza bakabileceğiniz şekilde konumlandırın. İyi bir video konferans monitöründe, maksimum göz teması sağlamak için akıllıca yerleştirilmiş yerleşik bir web kamerasına olmalıdır. Hatta bazıları, ekranı göz seviyenize en uygun şekilde eğebileceğiniz ve yine de iyi görünmeniz için bazı ergonomik özelliklere sahip olabilir.
4. Dikkatinizin Dağılabileceği Bir Yerde Konumlanmayın
Video konferansın ortaya çıkmasıyla birlikte, iş arkadaşlarınızın merakla bakan gözleri ve evinizin dekorasyonu hakkındaki yargıları gelir. Daha prezentabl olmak için, oturumda başkalarının dikkatini dağıtmayacağınız bir yerde bulunduğunuzdan emin olmalısınız. Bu nedenle arka planınızda dağınıklık veya potansiyel aktivite olabileceği alanlarından kaçınmaya çalışın.
Kendinizi zevkli bir dekorasyona sahip, sade ve basit bir arka planın önüne koyun; görünür bilgisayar kabloları ve çamaşırlar gibi dağınıklığı ortadan kaldırın. Işık kaynağına da dikkat etmek isteyebilirsiniz. Doğal güneş ışığına erişiminiz yoksa, daha iyi yakın çekimler için ışığı eşit şekilde dağıtmak için bir halka ışığına yatırım yapabilirsiniz.
Herkesin manzaralı bir odası olmasa da, bu sorunu aşmak için en iyi seçenek dijital arka planları kullanmaktır. Bazı durumlarda, evinizde çalışmak için çok fazla boş alan yoksa bu zor olabilir. Zoom gibi bir video konferans çözümü kullanıyorsanız, buradaki olası çözümlerden biri dijital arka planları kullanmaktır. Ancak dikkatli olmanız ve profesyonel bir statik arka plan seçmeniz gerekir.
5. Asla Bir Video Konferans Görüşmesine Hazırlıksız Girmeyin
İnsanların hazırlıksız olduğu bir video konferansa katılmaktan daha sinir bozucu bir şey yoktur. Bu nedenle başkalarının hayal kırıklığına uğramasına neden olmaktan kaçınmak için bazı adımlar atmanız gerekir. Bu, video konferansa hazırlanmak için zaman ayırmanız gerektiği anlamına gelir ve bu, ister oturumu organize ediyor olun, ister yalnızca katılıyor olun, ikisi için de geçerlidir.
Yapmanız gereken işlemler açısından toplantının nedenini anladığınızdan emin olmanız ve gerekli hazırlık çalışmalarını önceden yapmış olmanız gerekir. Ek olarak, ekipmanınızın çalıştığından emin olmak ve internet bağlantınızı test etmek için zaman ayırmalısınız. Teknik sorunlar önceden ele alınabilirse, gereksiz gecikmeler veya kesintiler önlenebilir.
6. İnsanlar Konuşurken Sözlerini Kesmeyin veya Aynı Anda Konuşmayın
Buradaki en büyük sorunlardan biri, insanların konuşurken sözünü kesmektir. İnsanların sözünü kesmeye ya da konuşmaya eğilimli biriyseniz, bunu yapmayı bırakmak için bilinçli bir çaba gösterin.
Video konferans, ancak katılanların tartışmaya katkıda bulunma, fikirlerini paylaşma ve soru sorma konusunda adil bir şansı olduğunda gerçekten başarılı olabilir. The Guardian’daki bir makalenin belirttiği gibi, erkeklerin sohbetlere hükmetme konusunda özel bir eğilimi vardır, bu nedenle bazen geri adım atmak ve başkalarının söz sahibi olmasına izin vermek önemlidir.
Etkili pozisyonlarda olanlar, kesintilerin ne zaman meydana geldiğine dikkat çekerek ve kesintiye uğrayan kişinin ele almakta oldukları noktayı bitirme şansına sahip olmalarına izin vererek de yardımcı olabilirler. Bir yorum veya öneride bulunmanız gerekiyorsa, bazı video konferans platformları, konuşmak istediğinizi belirtmek için bir “el kaldır” düğmesi sunar. Çoğu zaman, toplantının sahibi, müsait olduğunda düşüncelerinizi dile getirmeniz için size zaman tanır.
7. Toplantı Konusu Dışarı Saptırma Ayartmasına Karşı Direnin
İş toplantılarının sosyal bir unsuru vardır, ancak aynı zamanda net bir amacı olmalıdır. Ara sıra bir teğet konu üzerinde durmak anlaşılabilir bir durumdur ve ara sıra konu dışı açıklamalarla toplantılar mükemmel bir şekilde çalışabilir. Ancak eldeki konuya odaklanmak için gerçek bir çaba göstermeniz ve mümkün olduğunca ona bağlı kalmaya çalışmanız gerekir.
Harvard Business Review tarafından yayınlanan araştırma, üst düzey yöneticilerin yüzde 71‘inin iş toplantılarının “verimsiz ve yetersiz” olduğunu düşündüğünü ortaya koydu. Bunu akılda tutarak, toplantının amacı ile ilgili yorumlara, sorulara ve katkılara öncelik vermeye çalışmanız çok önemlidir. Alakasız tartışmalar olursa, insanların zamanlarının boşa gittiğini hissetmeleri çok daha olasıdır.
8. Toplantı Sırasında Gereksiz Başka İşlerden veya Dikkat Dağıtıcılarından Kaçının
Uzaktan çalışmanın hem çalışanlar hem de işverenler için birçok farklı faydası olsa da, evden çalışmanın bazı potansiyel tuzakları veya sorunları da vardır ve çevrenizden dikkatinizin dağılması buna iyi bir örnektir. Video konferanstan en iyi şekilde yararlanmak için gereksiz başka işlerden kaçınmanız ve odağınızı korumanız gerekir.
Örneğin, e-postalara yanıt vermek veya toplantıdayken çalışmaya devam etmek gibi işle ilgili diğer konularda dikkatinizin dağıldığını görebilirsiniz. Aynı şekilde, kendinizi video görüşmesi sırasında öğle yemeğinizi yemek veya internette gezinmek için akıllı telefonunuzu kullanmak gibi başka işler yapmaya çalışırken bulabilirsiniz. Ne olursa olsun, dikkat dağıtıcı şeyleri ortadan kaldırmanız ve tüm dikkatinizi toplantıya vermeniz gerekir.
Son Söz
Evden video konferans, uzun süredir devam eden iş engellerini yıkma ve daha fazla esneklik sağlama gücüne sahiptir, ancak bazı tuzaklardan ve hatalardan kaçınmak için de çaba göstermeniz gerekir. Genel olarak, kaçınılması gereken başlıca şeyler, dikkati dağıtan şeyler, kendinizin dikkatinin dağılması ve verimlilik ve üretkenliği engelleyebilecek eylemlerdir.
Video konferansta yapılması ve yapılmaması gereken daha fazla şey için, bu faydalı kılavuz size pratik yapmanız gereken ve yapmamanız gereken dört şey hakkında bilgi verecektir. En iyi video konferans kurulumu hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz, bir sonraki sanal toplantınızı desteklemeye yardımcı olması için ViewSonic’in donanımını incelemek isteyebilirsiniz.
