遠距工作的必備工具

Essential Tools for Remote Work

遠距工作已成為現代企業中越來越普遍和必要的元素,但長遠的成功取決於合適的遠距辦公工具。儘管特定系統和應用程式會根據你工作的性質而有所不同;但在絕大多數情況下,某些設備、裝置與服務都是必備的。

繼續閱讀以了解更多關於在家工作時有哪些必備的工具。

現代科技和在家工作的結合,帶給平時擔任許多職務的人(如斜槓族)更好的前景,但至關重要的是,你必須建立合適的遠距工作環境。事實證明,遠距工作不僅是可行的,還可以為員工和雇主雙方提供許多重大的好處

在家工作的需求日益增長可以歸因於一連串不同的因素,包括網速的提升、支援網路設備的廣泛性,全球化及環境保護意識抬頭。

然而,如果少了所需的工具,將很難有效地執行日常任務、遠端協作或與同事、客戶以及其他企業或組織進行交流。因此,擁有必要的裝置、設備及使用合適的軟體與服務至關重要。

遠距工作的必備裝置

從根本上說,要實現遠距工作,你將需要擁有可以穩定連線網際網路的裝置,它必須能夠運作你工作所需的所有應用程式和其他服務。選擇上有很多種,但是最主要的包括:

  • 桌上型電腦
  • 筆記型電腦
  • 智慧型手機
  • 平板電腦

事實上,對於大多數人來說,桌上型或筆記型電腦在遠距工作時被視為不可或缺的。它們提供夠大的螢幕讓人長時間舒適地工作,並提供運作軟體所需的處理能力。對於需要大量打字的任何工作,還需要一個鍵盤,而平板電腦雖然內建鍵盤卻很小,用於每天打字幾個小時並不是理想的選擇。

另一方面,在某些情況下,平板電腦或智慧型手機就足夠了,不過通常它們更適合作為輔助裝置。對於需要第二個螢幕來執行日常工作的人來說尤其如此。

通訊工具與服務

接下來,你需要考慮所需的各種通訊工具和服務,以便能與相關人員進行有效的溝通。在不同的情況下,通訊可以基於文字、語音或影像。這意味著透過電子郵件、即時簡訊、一般簡訊、電話或視訊通話。

智慧型手機可用來進行語音通話、發送簡訊和電子郵件,而應用程式搭配相機則可以進行視訊通話。因此智慧型手機可能是遠距工作時最重要的通訊裝置。然而,當使用較大的螢幕(例如筆記型電腦或平板電腦上的螢幕),視訊通話可能會更容易進行。

如果你的筆記型或桌上型電腦缺少內建攝影機,則可能需要購買 webcam 網路攝影機。 為了確保通信訊號清晰,則將需要搭配內建麥克風的耳機。此外,利用雲端儲存解決方案也會是共享文件和其他檔案的理想選擇。

在家工作所需的軟體解決方案

在所有用於遠距工作的基本工具中,軟體解決方案可能是最難列出來的。畢竟,不同職務在家工作所需的應用程式可能有很大的差異。不過,絕大多數遠距工作者都特別需要某些軟體解決方案。

例如說,幾乎可以肯定你會需要一個文字處理器,例如 Microsoft Word 或 Google Docs,以及開啟 PDF 文件的應用程式。此外,你可能還需要電子表單或讀取資料庫的相關軟體。為了進行工作上的交流,電子郵件帳戶至關重要,而 WhatsApp、Skype 和 Microsoft Teams 等應用程式也可以在此發揮優勢,協助你進行視訊通話和電話會議。

 

如果簡報是你職務內容的關鍵,在你使用觸控螢幕的前提下,你可能會需要投影片或螢幕共享軟體,甚至是數位白板解決方案。若你需要頻繁地使用社群媒體平台,例如 Facebook、Twitter 或 LinkedIn,社群媒體管理工具將會是重要的利器。

你的在家辦公空間

有個關鍵的一點是,我們必須要了解,在家裡與在共享辦公空間中工作有根本上的不同。對許多人來說,在家工作的最大挑戰之一是缺少定義明確的工作空間,這意味著你可能需要創造自己一個。

對於某些人來說,在沙發上甚至在床上舒適且有效地工作並非不可能。但是,這可能不會是讓生產力最大化的最佳選擇,特別是當你必須多工使用桌上型電腦、多螢幕和其他設備。如果桌椅是必需品,請優先考慮舒適度,並確保椅子相對於桌子和螢幕處於適當的高度。

工作空間的位置取決於許多因素,包括你在家中可支配的空間、Wi-Fi 訊號的強度及附近是否有令你分心的干擾物。

文末回顧

成功適應在家工作是一個過程,可能需要一些時間才能調整並回到正軌。但是,如果你擁有合適的工具,遠距辦公不僅可以取代在辦公室工作,而且可以為員工和其雇主提供許多實際好處。

可以遠端執行的工作類型越發多樣化,而對於大多數人來說,你所需要確保的是正常連線網際網路的裝置,使用適合的軟體應用程式和數位服務、擁有必要的設備環境,才能實現有效的遠距溝通、合作和簡報交流。

如果你發現自己在家工作的效率不如在辦公室工作,你可以查閱《在家工作:7 個提升生產力的技巧》一文。或是你想更深入地了解在家工作,你可以查閱《如何在家工作:2020 年遠距工作指南》。