如何在家工作: 2020 遠距工作指南

How to Work from Home - A 2020 Guide to Remote Work

想知道如何在家工作嗎?在家工作,又稱遠距工作或遠端辦公,工作彈性高且節省成本,是一種受雇主和員工大力歡迎的工作方式。好處雖多,但在家工作也有些挑戰,像是注意力的分散和與人疏離的孤獨。或許藉由以下小技巧,可以克服這些問題。

細讀本篇指南,一探 2020 如何在家工作,或拜訪我們的網站暸解如何解決在家工作的困難。

科技是在家工作最基本的解決之道。數位工具讓我們在各個層面得以互相連結,無疑地也正在改變我們的工作方式。曾經昂貴的遠距離通話,如今已成為免費的視訊電話;曾經慢到令人頭疼的包裹配送,也已經由能夠即時分享的雲端空間和訊息工具取代。現在的我們可以和任何人、在任何地方,同步即時工作。

遠端辦公、遠距工作以及在家工作,並非大企業的時髦用語,或是社群軟體上「朋友們」的空頭支票。這些詞彙,是 21 世紀新興起的工作型態,我們的工作方式一直都在改變。

什麼是遠距工作?

遠距工作,亦稱為遠端辦公,是指任何替公司或雇主所做的工作,而工作地點在公司以外的地方。廣義來說,遠距工作包含在家、咖啡廳、或飯店房間工作。工作時數可以是全日制、定時制、彈性制、或臨時制,端看雇主和員工有無特別需要。

多虧了科技發展,除了遠距在家工作,我們有了更多選擇。

SuperClear

為什麼要在家工作?

遠端辦公一定有好處,否則沒人想這麼做,人們基於下列幾項原因而選擇在家工作。

彈性的日程

彈性的工作時數和工作空間,是大多遠距工作者選擇在家工作的主因。員工能夠調整自己的工作行程,打造舒服的工作環境,以提升生產力。

很多時候,上下班的依據是工作完成度而不是打卡時間,也就是說,比起一個人在辦公室忙碌的樣子,工作的價值才是判斷標準。

遠距工作者注重工作的彈性和便利。他們準備多走幾里路,只為完成工作。他們願意投入額外時間,晚上、週末、甚至是假期,只為彌補浪費的時間。

– 美國跑鞋網站 RunRepeat 創辦人兼執行長 顏斯・雅各・安德森

省時(又省錢)

在家工作可以替員工和雇主省時又省錢。員工省下通勤時間和所有瑣碎流程,以及辦公室內浪費時間的人事物(像是會議)。不只是交通、午餐、販賣機咖啡,整天在外工作下來,辦公室員工還可能花費在數幾百種地方。

雇主同樣可以在日常開支方面省錢,省下員工到現場辦公的花費。從辦公空間租金到水電費,都比雇主本人的薪水還要來得多。事實上,公司可以藉由外包工作場所省下大量成本。(專業遠距工作者將有所體會,且能夠從同一份工作獲得更多薪水,正所謂雙贏局面。)

工作與生活取得平衡

生活上有許多時候是適合在家工作的。員工可能生病,或是需要照顧家人。自然災害或極端氣候等,緊急狀況也可能會發生。又或者只是想要多一點的時間和自由。無論是什麼原因,在家工作的確可以使工作和生活兩者更加平衡。

舉例來說,在辦公室工作,不可能整天 100% 專心(即便是啟用生產力外掛,像是番茄工作法),你可能會發現自己正在放空或瀏覽網頁,以及「裝忙」。不但沒有完成任何事情,甚至還會因為浪費時間而感到更有壓力。

但是,在家工作,你可以做做家事、運動一下、散個步,或從事任何日常活動,藉以打破工作─壓力─疲勞的循環。完成了份外的事情之後,你便可以更神清氣爽且專注地返回工作。

SuperClear

在家工作需要哪些工具?

在這個資訊連結的世界,人們能以光速和任何地方的任何人溝通。透過遠端操作,我們可以和愈來愈多人溝通,取代了原本的面對面交流。

連接設備

最基本的要求是你會需要一台能夠上網的裝置:手機、平板或電腦。多數人認為,筆記型電腦和手機,是有效溝通的必備工具。雖然有些平板的功能愈來愈接近電腦,但功能性還是不夠。

別忘記,你還需要一組具備降噪技術和麥克風功能的耳機,讓你線上通話時,不會因為噪音而分心。

最理想的是,打造一個,可以提高生產力和維持身心健康的,工作環境或居家辦公室。

郵件和訊息

經理和遠距員工的聯絡最主要靠文字。文字的溝通可以是電子郵件,或是 WhatsAppMessenger 或 Skype 等通訊軟體,而這正是數位通訊的基礎,不論團隊使用其他任何工具。此外,工作內容能夠清楚地以文字記錄也是相當重要的。

然而,僅僅透過郵件和訊息通訊,不是最有效率的溝通方式,且還是和人與人互動有細微差異。

電話會議和語音通話

電話會議和語音通話已經相當普遍。遠距工作者透過電話,或備有語音通話功能的通訊軟體(大部分裝置都備有此功能),撥打電話。和文字相比,語音通話使溝通更加人性化──也可以更快速地交換訊息──但通常需和其他方法搭配使用。

事實是,大部分遠距工作者的工作──實際的工作成果──還是以文件或檔案方式進行傳遞,所以顯然需要有其他更適合的溝通方式。

How to Work at Home - Woman Telecommuting

視訊通話和螢幕分享

以功能來說,視訊通話和電話會議相同,只差在使用 ZoomMicrosoft Teams 通話時,你可以親眼看到對方本人,這讓視訊通話又更貼近人際互動的特性,但其實並非必要,考慮到網速降低的可能性。而對於視訊通話更加重要的是:螢幕分享。螢幕分享是非常實用的功能,人們能夠直接分享媒體內容,也能夠更自然地呈現想法。

視訊通話最主要的問題大概就是它所消耗的數據了。即使數據量並無限制,但要在多個地點進行視訊通話,極緩慢的速度只會事倍功半。儘管如此,視訊通話仍是一種滿足溝通需求,並且可以生動呈現想法的工具。

點此進一步認識有效率的視訊會議。

電子白板

電子白板指的是,可以複製實體白板功能──通常是線上──的軟體。電子白板是更進階的螢幕分享,讓遠距工作團隊可以分享螢幕,也可以即時註記、繪畫和遠距同步互動。(可參考我們的電子白板: myViewBoard

觸控螢幕的依賴是電子白板的缺點。觸控螢幕日益普及,而觸控顯示器卻仍在初期技術採用階段,且大部分人只使用手機或平板電腦等觸控螢幕。雖然電子白板可以解決遠距工作問題,但許多人仍認為,整合白板至工作場所仍相當具挑戰性。

專案管理系統

專案管理系統,是一體成型的專案管理和溝通交流系統,包辦所有工作,從語音和視訊通話、檔案儲存到任務追蹤,具備如 SlackTrelloOffice 365’s Planner 等的專案管理特色,這些工具的特點是可以蒐集各式各樣的資訊於一地,並協助與支援工作團隊不論在同個地點或遠距工作。

然而,具有許多特色可能是把雙面刃,而這些工具的功能有時也會失常。規模較小的工作團隊,或是已經啟用遠距溝通功能的團隊,若要再導入一個專案管理工具可能只會愈弄愈複雜。有時候,簡單才是王道。

在家工作的困難

在家工作確實有好處,但同時也有些問題要避免。辦公室的裝潢和規定之所以存在是有原因的,所以勢必要解決遠距工作可能遇到的困難。

Problems with Working from Home - Too Many Distractiona注意力的分散

在辦公室工作,容易受到同事間對話、會議等干擾;但要記得的是,在家工作同樣也有許多干擾元素,唯一的解決之道是督促自己專心。身處在家,你可能手邊有許多日常娛樂選項,可以吃喜歡的零食,可以在舒適的沙發上睡個午覺,沒有八卦的同事也還有孩子們的陪伴。

要想減少家中的干擾,自律相當重要。也就是說,上班期間不許看電視,也要規定休息時間,並且讓家人知道你的辦公區域在哪。

Problems with Working from Home - Isolation與人疏離的孤獨

辦公室其中一個最大的好處就是,人們可以和同儕相處。工作不只是賺錢,也包含同事之間的互動。轉型為遠距工作,讓你抽離了已經習以為常的社交圈。雖有視訊通話和電子郵件,但這些並無法取代面對面的互動,而失去社會連結將可能危害身心健康

在家上班期間少了社交互動,額外撥出時間從事社交也就顯得更加重要了。你可以和家人吃飯,和朋友出遊,或是和與工作無關的人們通電話。千萬不要低估人際關係對你生活和工作的影響。

Problems with Working from Home - Working Wher You Sleep

工作?睡覺?傻傻分不清楚

當你在同一個地方工作和休息,兩者之間的界線很容易變得模糊。你可能很難停下手邊的工作,使得你無法真正的放鬆和自我充電。家,應該是一個放鬆的地方,但如果同時也是工作場所,你可能會感到錯亂。

要解決以上問題,你必須劃分上班與休息的時間與空間。也就是,定時休息,按時工作,並且應該盡可能避免在床上工作,完整挪出餘暇的時間,和家人相處,看部電影,或玩款喜歡的電玩遊戲。

提升在家工作生產力小技巧

家中環境對你來說或許獨一無二,但有些基本原則,可以讓你在家也能高效率工作。

Work from Home Productivity Tip - Work Stays Work保持工作狀態

要記住,你正在工作。客廳茶几、廚房餐桌、或角落邊桌,都可以是你工作的地方。在工作場所,就要好好工作。

  • 每天在同樣的時間開始和結束工作。
  • 穿著適合上班的衣服(穿得比在辦公室隨意些是可以的)。
  • 關閉電視,或戴上耳機阻隔噪音。
  • 選擇專用的辦公空間工作,專用的休息空間歇息。

Work from Home Productivity Tip - Set Up a Home Office

打造居家辦公室

打造居家辦公室,你只需要幾個基本要素。至少要準備好一些能夠讓你有效辦公的東西,儘管這可能因人而異,建議所需的基本配置如下:

  • 取得荷包所能負荷最快速的網路,才能和同事順利通話。
  • 至少準備一台電腦和一支智慧型手機,萬一其中一個故障,還可以使用另外一個來聯絡。
  • 使用大螢幕辦公,以避免眼壓過高。也可以不時望向窗外來讓眼睛放鬆。
  • 遵守基本辦公室人體工學原則,防止拉傷或受傷。

 

Work from Home Productivity Tip - Have Clear Goals

訂定清楚目標

很多人認為,轉換工作場所會改變工作方式。當你出現在辦公室,無疑地,你本人正在上班。但在家工作,你會需要特別去證明說,你正在上班賺錢,簡單來說:工作必須要有所進展。而最好的方法就是制定清楚的目標。

  • 開始上班時,為自己訂定每日目標;結束工作時,檢視當天工作進度。
  • 每個目標都要有明確的起點和終點(可使用 SMART 方法)。
  • 隨著時間調整目標,好比按時變換工作地點。
  • 和同事及上司分享所訂定目標,以達到共識。

關於在家工作最後幾件事

有些人偏好在家工作,有些人則是出於義務。無論是哪種原因,只要安排簡單的計畫、遵守合理的紀律、抓緊重要的時機,你便可以為成功鋪路。

在這全球相連的世界,人們不再需要,在沉悶乏味的辦公室裡,與刺眼的日光燈下,埋頭苦幹。你可以自由選擇想要工作的地方。當科技是如此發達,企業也早已準備好,想在哪上班就在哪上班吧!

點此一覽 ViewSonic 如何幫你打造完美居家辦公室,或拜訪 myViewBoard.com 認識遠距工作軟體。