Wie man ein Meeting richtig vorbereitet

Im Grunde geht es bei der Frage danach, wie man ein Meeting effektiv nutzt, vielmehr darum, wie man ein Meeting angemessen plant. Die größten Probleme bezüglich Teilnahme und Produktivität können mit adäquater Vorbereitung bestens angegangen werden.

Im folgenden Artikel wird erläutert, wie wichtig gute Vorbereitung für ein Meeting ist und wie man diese am besten erreicht. Gerne können hier auch die Collaboration-Tools und Software von ViewSonic durchstöbert werden.

Viele Unternehmen sind sich immer noch nicht bewusst, wie wichtig es ist, zu lernen, wie man effektive Meetings durchführt und ignorieren dieses Thema weiterhin. Einem Bericht von Doodle zufolge kosten schlecht organisierte Meetings die Unternehmen allein in den Vereinigten Staaten und im Vereinigten Königreich jährlich fast eine halbe Billion Dollar – hauptsächlich aufgrund von ineffizientem Zeitmanagement.

Zu den Problemen, die in der Studie hervorgehoben werden, zählen auch fehlendes Fingerspitzengefühl, wenn es darum geht, eine passende Uhrzeit zu wählen oder das Beharren darauf, mehr Mitarbeiter als nötig an den Sitzungen teilnehmen zu lassen. Deshalb werden wir nun erklären, wie man solche Fehlplanungen vermeiden kann.

Die richtigen Ziele setzen

Es wird häufig beklagt, dass Geschäftsbesprechungen äußerst unproduktiv und eher zeitraubend seien. Einer Umfrage Der Harvard-Business-Review zufolge sind 71 Prozent der Führungskräfte dieser Ansicht. Die Annahme, dass viele ihrer Mitarbeiter die Einschätzung teilen und solche Sitzungen als Verschwendung ihrer wertvollen Zeit empfinden, liegt da nahe.

Eine gute Möglichkeit, um zu verhindern, dass Sitzungen zur Zeitverschwendung werden, besteht darin, nach der Sitzung einen Aktionsplan zu erstellen. Dieser Aktionsplan sollte dann als Grundlage für verschiedene Folgeaktivitäten dienen und deutlich machen, was in der Sitzung beschlossen wurde und was, von wem und vor allem wann getan werden muss.

Es ist wichtig, dass die Teilnehmer die Sitzungen mit dem Gefühl verlassen, dass etwas beschlossen oder erreicht wurde. Ein Follow-Up-Plan kann anschließend dabei helfen, allen beteiligten zu verdeutlichen wie weiter vorzugehen ist.

Hauptthemen festlegen

Als Nächstes sollte festgelegt werden, wie die Sitzung ablaufen soll und welche Themen es in dieser zu behandeln gilt. Auch dies hängt weitgehend von der Art des Unternehmens und den Zielen des Meetings ab.

Zunächst sollte eine Liste mit den Oberthemen erstellen werden. Dann sollten für jedes dieser Themen auch spezifischere Unterpunkte ausgearbeitet werden, die mit den Teilnehmern während des Treffens abgearbeitet werden. Auf dieser Grundlage kann dann eine Tagesordnung für die Sitzung erstellen werden, um so die Produktivität zu steigern.

Der Hauptvorteil einer solchen Strukturierung besteht darin, dass von vornherein ein gewisser Leitfaden geschaffen wird. Somit verhindert man, dass Diskussionen zu weit vom eigentlichen Kurs abweichen und die geplanten Ziele zeitlich nicht mehr erreichbar sind.

Den Schlüsselpersonen rechtzeitig Bescheid geben

Einer der Nachteile von Sitzungen ist, dass die Teilnehmer das Gefühl haben, dass sie in der Sitzung gar nicht gebraucht werden. Um Zeitverschwendung zu vermeiden, ist es wichtig, zu ermitteln, welche Teilnehmer denn wirklich dabei sein müssen, da sie besondere Kenntnisse oder Kompetenzen über die zu behandelnden Punkte haben.

Sobald die Liste der Teilnehmer feststeht, sollten möglichst früh Einladungen an die betreffenden Personen versandt werden. In der Einladung sollten Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung klar angegeben sein. Sollte die Sitzung online abgehalten werden, stellen Sie sicher, dass der Konferenzlink mit den alternativen Einwahlmöglichkeiten in der Einladung angegeben ist.

Benötigtes Material im Voraus verteilen

Das Verteilen von Materialien, die leicht im Voraus hätten verschickt werden können, ist ein weiterer großer Zeitfresser während der Sitzungen. Für die Durchführung effektiver Meetings sollte relevantes Material deshalb im Voraus vorbereitet und zu verteilt werden.

Das wichtigste Material, das den Teilnehmern vor der Sitzung zugeschickt werden sollte, ist die Tagesordnung. So wissen alle Teilnehmer, worum es in der Sitzung geht und warum sie abgehalten wird. Darüber hinaus können auch Diashows, Lesematerial und andere Inhalte an die Teilnehmer verschickt werden.

In dieser Phase des Planungsprozesses sollte auch überlegt werden, wie das Material verteilt werden soll. Manche Unterlagen eignen sich am besten als Ausdruck, andere können auch getrost digital an alle Teilnehmer versendet werden.

Den Raum zuvor aufbereiten

Der letzte Punkt, der beachtet werden sollte, ist die Vorbereitung des Besprechungsraums. Das sollte geschehen, bevor die Teilnehmer eintreffen, damit Sie so wenig Zeit wie möglich während der Sitzung verschwendet wird. Es sollte sichergestellt werden, dass genügend Sitzgelegenheiten für die Teilnehmer vorhanden sind und die ggf. vorhanden Displays von jedem Sitzplatz gut sichtbar sind.

Ein weiterer Punkt, den Sie berücksichtigen sollten, ist der Einsatz von Technologie. Ein Großteil der Zeit, die in Sitzungen vergeudet wird, vergeht zu Beginn der Sitzung, wenn die Geräte aufgebaut werden. Versuchen Sie, die benötigten Geräte einzurichten, bevor die Teilnehmer eintreffen. Einige technische Lösungen, wie z. B. die interaktiven Whiteboards von ViewSonic, wurden speziell im Hinblick auf eine schnelle Inbetriebnahme entwickelt.

Zu guter Letzt ist es wichtig, zu überprüfen, ob der anvisierte Besprechungsraum mit genügend zeitlichen Spielraum gebucht wurde. Es wäre ärgerlich, wenn ein eigentlich bestens vorbereitetes Meeting durch eine solche Fehlplanung zum Reinfall wird.

Abschließende Gedanken

Besprechungen sind ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung. Zu lernen, wie man effektive Besprechungen durchführt, ist entscheidend für die Maximierung der Produktivität. Dafür ist jedoch eine solide Planung erforderlich.

Die Planung einer Besprechung wird von vielen Führungskräften übersehen, kann aber über Erfolg und Misserfolg der Sitzung entscheiden. Der Planungsprozess selbst sollte die Festlegung klarer Ziele, die Entscheidung über die zu behandelnden Themen, die vorherige Einladung der erforderlichen Teilnehmer, die Verteilung von Unterlagen im Voraus und die ordnungsgemäße Einrichtung des Sitzungsraums umfassen.

Ein Meeting effizient abzuhalten ist im Grunde also nicht sehr schwer. Die Anwendung gewisser Produktivitätspraktiken, verbesserte Kommunikation und eine umfassende Nachbereitung sind Schlüsselfaktoren dafür. Die Verwendung entsprechender Technik ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil, um den Erfolg von Meetings zu gewährleisten. Insbesondere in hybriden oder dezentralen Arbeitsumgebungen spielt diese eine immer größere Rolle. Das richtige Equipment bietet ViewSonic. Hier gibt es intuitive Meeting-Geräte und -Lösungen für eine effektivere und effizientere Zusammenarbeit.