4 Tipps wie man Meetings richtig nachbereitet
Für jedes Unternehmen, das seine Produktivität verbessern möchte, sollte eine der obersten Prioritäten darin bestehen, eine Strategie für bessere Meetings zu entwickeln. Viele Mitarbeiter haben eine negative Meinung über geschäftliche Besprechungen. Sie haben oft das Gefühl, dass sie wenig bewirken oder einfach nur Zeit verschwenden, die man besser anderswo hätte verbringen können. Eine gute Möglichkeit, die Wahrnehmung von Besprechungen zu verbessern, ist ein besserer Nachbereitungsprozess.
Im folgenden Artikel werden wir vier Möglichkeiten aufzeigen, die Nachbereitung eines Meetings und somit die Produktivität zu verbessern. Gerne können hier die Collaboration-Tools und Software von ViewSonic durchstöbert werden.
Bessere Meetings sind für jedes Unternehmen, das ernsthaft seine Produktivität steigern will, von entscheidender Bedeutung. Es wird geschätzt, dass unproduktive Meetings die Unternehmen jedes Jahr bis zu 102 Milliarden Dollar kosten, dabei sind Reisekosten noch nicht berücksichtigt.
Erstellen eines Handlungsplans
Es wird häufig beklagt, dass Geschäftsbesprechungen äußerst unproduktiv und eher zeitraubend seien. Einer Umfrage Der Harvard-Business-Review zufolge sind 71 Prozent der Führungskräfte dieser Ansicht. Die Annahme, dass viele ihrer Mitarbeiter die Einschätzung teilen und solche Sitzungen als Verschwendung ihrer wertvollen Zeit empfinden, liegt da nahe.
Eine gute Möglichkeit, um zu verhindern, dass Sitzungen zur Zeitverschwendung werden, besteht darin, nach der Sitzung einen Aktionsplan zu erstellen. Dieser Aktionsplan sollte dann als Grundlage für verschiedene Folgeaktivitäten dienen und deutlich machen, was in der Sitzung beschlossen wurde und was, von wem und vor allem wann getan werden muss.
Es ist wichtig, dass die Teilnehmer die Sitzungen mit dem Gefühl verlassen, dass etwas beschlossen oder erreicht wurde. Ein Follow-Up-Plan kann anschließend dabei helfen, allen Beteiligten zu verdeutlichen wie weiter vorzugehen ist.
Eindeutige Aufgabenverteilung
Damit die Nachbereitung ihren Zweck erfüllen kann, sollte man sich darüber im Klaren sein, wer dafür verantwortlich ist. In vielen Fällen ist das ganz einfach, denn für die Nachbereitung ist die Person zuständig, die das Treffen organisiert und einberufen hat. Aber gerade bei umfassender Nachbereitung sind oft mehrere Personen involviert.
Man sollte sich sorgfältig überlegen, was für die Nachbereitung wirklich getan werden muss, um dann, bei Bedarf, die angefallenen Aufgaben auch an andere zu verteilen. Wenn die ganze Nachbereitung auf einen selbst entfallen sollte, ist es ratsam, dies zu kommunizieren. Auf diese Weise vermeidet man, dass andere Sitzungsteilnehmer sich auch für die Nachbereitung verantwortlich sehen und somit zwei oder mehr Arbeitskräfte an ein und derselben Aufgabe sitzen.
Dieser Schritt scheint zwar obsolet, jedoch kommt es erstaunlich häufig vor, dass die Aufgabenverteilung bezüglich der Nachbereitung nach einem Meeting nicht gänzlich geklärt ist.
Das Ausführen verschiedenster Nachbereitungen
Es ist wichtig zu verstehen, dass die Nachbereitung eines Meetings meist nicht nur aus einer einzigen Aufgabe besteht. Die meisten produktiven und Besprechungen erfordern mehrere verschiedene Nachbereitungsaktivitäten, die von der Art der Besprechung abhängen und häufig die folgenden Maßnahmen umfassen:
- Versenden einer Zusammenfassung des Treffens zusammen mit allen Dokumenten
- Dank an die Teilnehmer und Teilnehmerinnen für die Teilnahme und deren Beiträge zur Diskussion
- Unterbreiten von Vorschlägen für die nächsten Schritte
- Versenden von Vorschlägen an potenzielle Klienten oder Kunden
- Anforderung von Status-Updates oder Fortschrittsberichten
Das Versenden einer einfachen Besprechungszusammenfassung per E-Mail kann dafür ein guter Ausgangspunkt sein. Dadurch werden die behandelten Informationen und die vereinbarten Fristen für alle zusammengefasst und sichtbar gemacht. Alles darüber hinaus sollte nur an die Teilnehmer versendet werden, für die es auch wirklich relevant ist.
Keine Angst vor mehrmaligem Nachhaken
In vertriebsorientierten Unternehmen gibt es eine weitverbreitete Statistik, die besagt, dass 80 Prozent der Verkäufe an Neukunden erst dann zustande kommen, wenn das Unternehmen mindestens fünfmal mit einem potenziellen Kunden Kontakt aufgenommen hat. Diese Studie zeigt übrigens auch, dass die meisten Unternehmen nach nur zwei vorangegangenen Versuchen, die Kontaktaufnahme beenden.
Ihre Kollegen könnten aus den verschiedensten Gründen auf einen ersten Hinweis zur Nachbereitung nicht reagieren, denn gerade auf der Arbeit kann einem schnell noch eine wichtige Aufgabe dazwischenkommen. Kommt also nach der ersten Kontaktaufnahme nicht die gewünschte Reaktion, ist es kein Grund, gleich zu resignieren.
Abschließenden Gedanken
Die Nachbereitung von Meetings zu verbessern, ist ein hervorragender Weg, die Effektivität eines Unternehmens zu steigern.
Häufig ist es sinnvoll, nach Sitzungen einen Handlungsplan zu erstellen. In diesem sollten verschiedenste Folgemaßnahmen genannt und deren Bearbeitung geklärt werden.
Klare Pläne für die Nachbereitung können definitiv zu einer effektiveren Besprechung führen. Es ist aber genauso wichtig, für eindeutige Kommunikation zu sorgen und produktivitätsfördernde Praktiken zu nutzen. Heutige Technologie kann helfen, diese Ziele zu erreichen. In unserem Leitfaden klären wir über die richtige Gestaltung ihres Besprechungsraums auf. Hier kann ein Blick auf die innovativen Meeting-Geräte von ViewSonic geworfen werden.