協作會議空間:趨勢、類型與技術

協作會議日漸變得普遍。在新科技的推波助瀾下,與團隊合作實現共同目標一事變得愈來愈簡單。而協作空間也不再侷限於會議室。任何可以設定為小型會議空間的地方,都能變成協作空間。但總體趨勢是改採尺寸更大數量更多的顯示器。 請繼續閱讀以取得協作會議相關資訊,或者請至我們的解決方案頁面,深入瞭解如何更有效地協作

首先,請您先在腦袋裡想像一間會議室。

可能您會浮現出一個大房間,裡面有張長桌。這個空間可以容納十人以上。裝飾:就算不是昏暗的,也是莊嚴的。房間前面可能擺放著一塊白板。這是傳統會議室的完美形象。

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我們現在來想像別的東西,因為上述所述情形正迅速轉變。由於工作模式出現變革,現在的職場更加要求協作,開會方式也在迅速改變。為了適應這些變化,組織發展出多種協作會議空間。其中許多空間都在取代傳統會議室。

趨勢推動協作會議空間的發展

世界各地每天都要召開數十億場會議。最近商務會議已經開始利用新科技。這反映出我們進行協作的方式已經出現變化。召開商務會議的許多原因並沒有改變,像是進行腦力激盪、訓練、發展策略等。不過開會的地點方式倒是出現重大轉變。這同時也對公司的會議室策略產生了重大影響。

影響會議室策略的主要趨勢有:

  • 自由地在任何地方工作
  • 通訊喜好設定的改變
  • 以軟體為基礎的通訊解決方案
  • 習慣彈性工作的技術型勞動力

自由地在任何地方工作

攜帶方便的筆記型電腦替我們變革的工作方式奠定了基礎。目前強大的行動裝置讓我們能隨處進行工作。筆記型電腦、平板電腦和智慧型手機與我們形影不離。精密的行動軟體與進階資料安全讓我們隨時隨地進行工作,擁有更多選擇。

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彈性工作安排曾是少數大人物的特權,現在則是愈來愈普遍。例如,2005 到 2015 年之間,非自雇者在家工作的時間增加了 103%。行動裝置的效果與社會接受度已經趨於一致。這創造出一種氛圍,不用每個人都親臨現場才能順利開會。現在輕鬆便能召開跨越洲際和會議桌的協作會議

通訊喜好設定的改變

雲端個人通訊服務改變了企業員工選擇與公司及員工間進行連接的方式。這方面的頂尖業者有:Skype for BusinessZoomGoToMeetingJabber。簡易的即時訊息 (IM) 與個人和團體視訊會議解決方案,讓員工有了更多選擇。

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這些科技共同加速工作方式的變革。短期、臨時、依需求或及時的交流活動,取代了結構化、事先排定的會議。現在只要靈感一來,就能馬上召開協作會議。

以軟體為基礎的通訊解決方案

支援協作會議的通訊解決方案變得更為強大。由於從硬體式架構變成軟體式架構,提高了行動工作者與分散各地之團隊的工作效率。這讓下載和安裝影音和資料分享通訊用戶端的分佈變得更加廣泛。現在任何人隨時隨地都能進行工作。召開協作會議一事,現在變得更簡單,也更個人化。

習慣彈性工作的技術型勞動力

千禧世代是第一個在科技環境中長大的世代。他們在當今的勞動市場中占了 30%,是職場中最龐大的單一世代。身為數位原住民的千禧世代,其工作方式與對工作的期望,都與前幾代人截然不同。他們高度受到同儕關係的激勵,也沉浸在社群媒體的互動文化中。

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正因為如此,千禧世代渴望協作,在團隊中有著最佳的工作表現。他們需要經常給予回饋意見,並強烈渴望使用最新的科技。美國統計局預測到 2020 年,千禧世代將占勞動市場的 40%,2025 年將占 75%。顯然支援協作工作環境的需求將繼續增加。高度協作會議會繼續存在。

更重視協作會議

協作會議不只為千禧世代帶來更多樂趣。數十年來的研究指出協作造就出深遠的商業利益。職場協作的好處有:

  • 更快速、更有效率地解決問題
  • 提高創新、信任與忠誠度
  • 更高的目標感和自我責任感
  • 加強技能發展
  • 提高工作滿意度和員工留任率

近年來人們開始更加察覺到這些好處。隨之而來的是促進更多協作的動力。這反過來又對會議室策略產生了重大影響。發展用於協作會議的空間,這股需求已經成為重點議題。

開放式辦公空間

在過去十年間,開放式辦公空間已取代隔間,現在已成為現代工作環境的代表符號。約 70% 的美國辦公室都採用某種類型的開放式辦公空間。開放式辦公空間的彈性很自然地適合現在不常待在辦公室裡的行動員工使用。

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這些無障礙空間可以提高員工的士氣、合作,以及員工、主管及高階主管之間的資訊流通,也是適合召開臨時協作會議的理想場所。

透過空間管理來控制成本

彈性工作安排讓公司能夠降低空間利用率,以控制成本和發揮最大工作效率。

公司往往持續承受著財務壓力,才會實施成本控制措施。許多公司一直在尋找控制成本和發揮最大工作效率的方法。而對許多公司來說,妥善使用空間已成為這些財務壓力的焦點。遠距辦公的員工所留下的空隔間,首先導致了共用辦公桌的興起。接著是公司擴大採用開放式辦公空間。開放式辦公空間中不固定的座位在最大限度地利用現有空間之際,也將成本壓到最低。結合這幾項策略,以行動員工為基礎的彈性工作安排,讓公司能夠降低空間利用率,以控制成本和發揮最大工作效率。任何人隨時隨地都能發起的協作會議,是支持這些措施的理想選擇。

協作會議空間類型

以上所討論的變化範圍十分廣泛。它們所帶來的影響性,對許多商業領域產生了各種結果。我們將在以下簡單回顧這些變化是如何影響實體會議空間。

會議室變小了

會議室空間一直在縮小。分析師預測這種空間縮小的趨勢還會持續一段時間。現在可容納最多 10 人的中型空間,占所有會議室的 44%。可容納最多 4 人的小型空間,占所有會議空間的 26%。可容納 10 人以上的大型會議室,占所有會議室的 30%。對於目前的協作會議來說,自然是愈小愈好。

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溫馨舒適性推動協作會議

舒適友好的感覺已經變成現代協作會議空間的關鍵屬性。設計師如今努力營造一種輕鬆的氛圍,以促進友情、舒適和協作。正如一名設計師所說:「長桌和高背椅已經消失了。取而代之的是沙發、茶几、安樂椅和枕頭。」

會議空間依舊不可或缺

行動性與個人協作解決方案繼續影響勞動力策略。儘管如此,公司仍然需要提供現場會議空間。一項研究指出 60% 的與會者在會議室參加音訊、視訊和/或網路會議,證明了的確存在著這項需求。他們選擇在會議室裡開會,而非他們的辦公桌、家庭辦公室或行動裝置。對於在開放式辦公空間環境中提供隱私權,並讓人能夠專心在協作會議上,有著牆壁圍起來的會議空間也是很重要的一件事。

小型會議空間

小型便利的空間取代了那些消失的會議室,讓人數不多的員工能夠快速開會。不用預訂會議室是一個關鍵特徵。這些小型會議室促進非正式的親密接觸且易於協作,也為不斷增加之千禧世代員工所喜歡的互動類型,提供一個理想的環境。

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對於上述的工作生活動態及辦公空間管理方面的不斷變化,小型會議室算是一個合理的回應,可提供協作會議所需的簡單性和自發性,且使用量也在成長。一名分析師估算現在每間大型團體視訊會議室,就可以分割出 20 到 25 間小型會議室。業界觀察人士一致認為,小型會議室的數量和使用量都在增加

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協作會議室技術

我們開會的地點及方式不斷變化,也為協作會議室中使用的技術,塑造出不同的發展樣貌。技術部署的趨勢表明,傳統白板和投影機正在變成新的協作會議技術。這些技術中主要有:

更大、更豐富的顯示器

許多公司捨棄原本的投影技術,改採大型顯示器 (LFD)。最近一份關於未來會議室技術趨勢的報告顯示,將多個螢幕列為首要預測項目。多個大型顯示器可以創造出一個互動性更佳的展示環境。價格下降與對功能的需求,將促進這個趨勢不斷成長。

這看似矛盾,不過更多顯示器也是小型會議空間的趨勢。其實像 Steelcase 這樣的知名小型會議空間傢俱製造商,現在都擺放 2 個以上顯示器。多合一功能顯示器可以為任何協作會議空間帶來好處。將網路攝影機、雙喇叭、麥克風及耳機埠等功能整合在一起,在任何環境中都能輕鬆召開視訊會議。

透過簡單的軟體進行集體協作

與會者可以輕鬆在自己的裝置上顯示內容時,會議空間的顯示器就更能派上用場了。過去要「使用連接線」才能連接筆記型電腦的做法,其實效率不高。不但耗時、分散注意力,一次還只能讓一名使用者分享內容。如今最好的做法就是透過無線網路進行連接。此舉可以讓無限數量的使用者同時分享和控制內容。而且可以從任何 Windows、Android 或 Apple 裝置上進行分享。

對這種解決方案加以標準化,可以省下時間和提高會議效率。一次安裝好應用程式之後,與會者走進會議室就能開始分享。尋找有著多種使用模式的解決方案。這些解決方案讓簡報者可以控制會議,以及進行「所有人公平存取」的協同作業。IT 單位集中管理,也讓管理作業變得簡單。能夠與 Crestron、Extron 及 AMX 等業者現有的室內影音控制系統進行整合,也是另一項重要特色。

改變工作方式需要協作會議空間

開會方式開始有了很大的不同。其中的關鍵因素為不斷變化的人口統計、新科技、社會趨勢及財務要求。員工不再侷限於正式、事先排定的會議室。

然而有效的會議依舊是企業生產力的關鍵。事實上,協作會議的重要性已經增加。公司必須提供適當的會議空間和技術,才能順利召開會議。

為了滿足當今的需求,會議室變得更小、更舒適、適應性更高。促進有效會議協作的技術包括大型顯示器互動式顯示器易於操作的無線內容分享軟體

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