Espacios para Reuniones Colaborativas: Tendencias, Tipos y Tecnologías

Espacios de trabajo de tipo colaborativo son mas comunes que nunca. Impulsadas por el avance de la tecnología, se ha vuelto exponencialmente fácil trabajar en equipos de trabajo hacia metas corporativas.  Espacios colaborativos ya no están restringidos a cuartos de reuniones. Estos pueden incluir cualquier lugar para un espacio de colaboración. Sin embargo la tendencia gira en torno a pantallas interactivas. Como se puede observar en la infografia, los beneficios de una pantalla interactiva sobre un proyector son notables. 

Seguir leyendo para saber todo acerca de espacios de trabajo colaborativos. 

Toma un vistazo a nuestras soluciones de pantallas interactivas: ViewSonic ViewBoard.

Obtenga su espacio para reuniones colaborativas correcto desde la primera vez. Rápido. Imagínese una sala de conferencias. Es probable que haya pensado en una sala amplia en la que se destaca una mesa larga. Hay lugar para diez o más participantes. La decoración: seria, pero no sombría. Es muy probable que haya imaginado una pizarra al frente de la sala. Esta es la imagen consumada de la sala de conferencias tradicional.

Espacios para Reuniones Colaborativas

Prepárese para imaginar algo nuevo; esta realidad está cambiando rápidamente. Simultáneamente a la evolución en la cultura del trabajo que demanda una mayor colaboración, las maneras en que nos reunimos también están cambiando a un ritmo veloz. Para adaptarse a estos cambios, las organizaciones están desarrollando una variedad de espacios de reunión colaborativos. Muchos de estos desplazarán a la sala de conferencias tradicional.

Tendencias que fomentan los espacios de reunión colaborativos

En todo el mundo, por día se convocan miles de millones de reuniones. Recientemente, las reuniones de negocios comenzaron a sacar ventaja de las nuevas tecnologías. Esto se reflejó en el cambio en las maneras en que colaboramos. Muchos de los por qué de las reuniones de negocios siguen siendo los mismos: para generar ideas, brindar capacitaciones, desarrollar estrategias, entre otros. Sin embargo, aspectos de las reuniones como dónde y cómo son objeto de un cambio significativo. Esto a su vez está teniendo un impacto importante en las estrategias de la sala de conferencias de las empresas.

Tendencias clave que afectan la estrategia para la sala de reuniones:

  • La Libertad de Trabajar desde Cualquier Lugar
  • Cambios en las Preferencias de la Comunicación
  • Soluciones de Comunicación Basada en Software
  • Una Fuerza de Trabajo Basada en la Tecnología Acostumbrada a la Flexibilidad

La Libertad de Trabajar desde Cualquier Lugar

La computadora marcó el comienzo y la movilidad fue el cimiento para el cambio en la manera en que trabajamos. En la actualidad, los dispositivos móvies nos permiten llevar el trabajo donde vayamos. Nuestras computadoras portátiles, tablets y teléfonos inteligentes nos acompañan todo el tiempo. El software de movilidad sofisticado y la seguridad avanzada de datos han permitido aún más opciones nuevas según cuándo y dónde trabajamos.

Espacios para Reuniones Colaborativas

Los horarios de trabajo flexibles, que alguna vez fueron el privilegio de pocos, son cada vez más comunes. Por ejemplo, el tiempo de trabajo desde casa entre los trabajadores no independientes aumentó un 103% entre 2005 y 2015.1 La efectividad de los dispositivos móviles y la aceptación social han cambiado. Esto creó un clima en el que ya no es necesario que todos estén fisicamente presentes para realizar una reunión exitosa.2  Las reuniones colaborativas ahora pueden abarcar continentes y mesas de reunión con casi la misma facilidad.

Cambios en las Preferencias de la Comunicación

Los servicios de comunicación personal basada en la nube han modificado la manera en que los trabajadores eligen conectarse.  Entre los protagonistas se encuentran: Skype for Business, Zoom, GoToMeeting y Jabber. La mensajería instantánea fácil y las soluciones de videoconferencia personal o grupal se suman a las opciones.

Espacios para Reuniones Colaborativas

En conjunto, estas tecnologías están impulsando un cambio rápido. Las reuniones estructuradas y programadas están dando paso a intercambios breves, según sea necesario, a demanda o cuando sea oportuno.2 Las reuniones colaborativas ahora se pueden convocar en un instante, cuando llega la inspiración.

Soluciones de Comunicación Basada en Software

Las soluciones de comunicación que refuerzan las reuniones colaborativas se vuelven cada vez más completas. Los trabajadores móviles y los equipos distribuidos geográficamente se han vuelto más eficientes gracias al cambio de la arquitectura basada en hardware a la basada en software. Esto permite una distribución más amplia de clientes de audio, video y para compartir datos que se descargan e instalan.2 En cualquier momento, en cualquier lugar y ahora puede hacerlo cualquiera. Acordar reuniones colaborativas ahora es más fácil y está más individualizado que nunca.

Una Fuerza de Trabajo Basada en la Tecnología Acostumbrada a la Flexibilidad

Los Millennials son la primera generación que creció rodeada de tecnología inspiradora. Representan el 30% de la fuerza laboral actual y son la generación más numerosa en el lugar de trabajo.5 Los nativos digitales y los Millennials tienen estilos y expectativas laborales diferentes que las generaciones anteriores. Se encuentran altamente motivados por la relación con sus pares. También están inmersos en la cultura interactiva de las redes sociales.

Espacios para Reuniones Colaborativas

Por este motivo, los Millennials ansían la colaboración y trabajan mejor en equipo. Necesitan comentarios con frecuencia y tienen un fuerte deseo de trabajar con la tecnología más reciente.6 La Oficina de estadística de Estados Unidos proyecta que los Millenials representarán el 40% de la fuerza de trabajo para el 2020, y el 75% para el 2025.7 Claramente, la necesidad de respaldar un clima colaborativo en el lugar de trabajo seguirá en aumento. Las reuniones altamente colaborativas llegaron para quedarse.

Un mayor enfoque sobre las reuniones colaborativas

Las reuniones colaborativas no son solo más diversión para los Millenials. Década de investigaciones han demostrado que la colaboración provee beneficios duraderos. Entre los beneficios de la colaboración en el lugar de trabajo se encuentran3,4:

  • Resolución de problemas más rápida y eficiente
  • Aumento de la innovación, la confianza y la lealtad
  • Incremento en el sentido de propósito y la sensación de pertenencia
  • Mejora en el desarrollo de habilidades
  • Mayor en la satisfacción en el trabajo y la retención de los empleados.

En los últimos años, aumentó la conciencia de estos beneficios.  Junto con ellos viene el impulso para facilitar una mayor colaboración. Esto, a su vez, tuvo un impacto importante sobre la estrategia en la sala de reuniones.  La necesidad de desarrollar espacios para las reuniones colaborativas pasó al centro de la escena.

Planta abierta

Los espacios de trabajo de diseño abierto han reemplazado a los cubículos de la década anterior. Ahora son un símbolo icónico del entorno de trabajo moderno. Alrededor del 70% de todas las oficinas de los Estados Unidos incluyen algún tipo de concepto abierto.8 La flexibilidad de los planos abiertos es una unión lógica con los empleados móviles de la actualidad, que a menudo pasan menos tiempo en la oficina.

Espacios para Reuniones Colaborativas

Estos espacios accesibles pueden mejorar el ánimo, la cooperación y el flujo de información entre trabajadores, la gerencia y los ejecutivos. Son ideales para convocar reuniones de colaboración improvisadas.

Contención de Costos a través de la Administración de Espacio

Los horarios de trabajo flexibles permiten que las empresas reduzcan el espacio físico que ocupan para contener los costos y maximizar la eficiencia.

Las iniciativas de contención de gastos a menudo son a menudo un resultado irrenunciable de las presiones financieras actuales. Muchas empresas buscan continuamente nuevas forams de contener los costos y maximizar la eficiencia. Y, para muchos, el uso del espacio se ha convertido en un punto focal de estas presiones financieras. Los cubículos que dejaron vacantes los empleados que trabajan a distancia primero dieron lugar al aumento en la modalidad de compartir escritorios. Después, vino un mejor aprovechamiento del diseño abierto. Gracias a la flexibilidad en los asientos, se optimiza el uso del espacio y se reducen costos.9 Al combinarlos con estas estrategias, los horarios de trabajo impulsados por la movilidad permiten que las empresas reduzcan el espacio físico que ocupan para contener los costos y maximizar la eficiencia.2 Idealmente, las reuniones colaborativas en cualquier momento, en cualquier lugar, y convocadas por cualquier miembro del equipo, respaldan estas iniciativas.

Tipos de espacios para reuniones colaborativas

El alcance de los cambios analizados más arriba es aplastante. Su impacto ha tenido vastas consecuencias para muchas áreas de los negocios. A continuación encontrará una breve reseña de las maneras en las que estos cambios tienen un impacto en el espacio físico donde se realiza la reunión.

Las Salas de Conferencias se Están Achicando

Las salas de reuniones han ido reduciéndose. Los analistas predicen que la tendencia hacia espacios más pequeños continuará durante algún tiempo. En la actualidad, los espacios medianos, con lugar para 10 participantes representan el 44% de todas las salas de conferencias. Los espacios pequeños, con lugar para hasta cuatro personas, representan el 26% de todos los espacios de reunión. Las salas más grandes con lugar para más de 10 personas comprenden el 30% de todas las salas de conferencias.2 Cuanto más pequeña, mejor, si tenemos en cuenta las reuniones colaborativas de la actualidad.

Espacios para Reuniones Colaborativas

Espacios confortables y acogedores promueven las reuniones colaborativas

El confort y la accesibilidad se volvieron atributos clave para los espacios de reuniones modernos. Los diseñadores trabajan por crear una atmósfera relajante para promover la camaradería entre los participantes, el confort y la colaboración.  Como dijo un diseñador, «Las mesas largas y las sillas con respaldos altos son cosas del pasado. Ahora se utilizan sofás, mesas de café, butacas y almohadones».10

El Espacio de reuniones aún Es Importante

Las soluciones de movilidad y colaboración personal continúan dando forma a las estrategias laborales. No obstante, las empresas aún deben proporcionar un espacio dentro del sitio para reunirse. La veracidad de esta necesidad quedó demostrada por un estudio que reveló que un 60% de quienes asisten a conferencias hoy en día realizan conferencias de audio, video o por la web desde una sala de reuniones. Eligen este lugar en vez de hacerlo desde sus escritorios, una oficina en el hogar o un dispositivo móvil.2 Los espacios de reuniones con paredes también pueden ser fundamentales para ofrecer privacidad y enfoque para las reuniones colaborativas en entornos con diseño abierto.

Hola, Espacio para Pequeñas Reuniones

La sala de conferencias va camino a desaparecer y le abre paso a lugares convenientes que permiten que algunos empleados puedan reunirse rápidamente. La libertad de no tener que reservar una sala de conferencias es un aspecto clave. Estas salas para reuniones pequeñas facilitan la cercanía informal y la fácil colaboración. Ofrecen un entorno ideal para el tipo de interacciones que prefiere la fuerza laboral creciente que representan los Millenials.

Espacios para Reuniones Colaborativas

Las salas para reuniones pequeñas son la respuesta lógica a los cambios en curso en la dinámica entre la vida laboral y personal, así como en la gestión del espacio laboral, como ya mencionamos. Dado que ofrecen simplicidad y espontaneidad para las reuniones colaborativas, su uso va en aumento. Según la estimación de los analistas, por cada sala de videoconferencias grupal de tamaño grande, ahora hay entre 20 y 25 salas para reuniones pequeñas.  Los observadores de la industria concuerdan en que el número y el uso de las salas para reuniones pequeñas va en aumento. 11

Espacios para Reuniones Colaborativas

Tecnología para la sala de reunión colaborativa

Los lugares y las modalidades de reunión cambiantes van moldeando los tipos de tecnologías utilizadas dentro de las salas de reuniones colaborativas. Las tendencias de implementación tecnológica indican un paso firme de la pizarra blanca y los proyectores tradicionales hacia nuevas tecnologías de colaboración. Entre las tecnologías más importantes se encuentran las siguientes:

Pantallas más Grandes y Completas

Muchas empresas están cambiando la tecnología de proyección por el uso de pantallas de formato grande (LFD). Un resumen de las tendencias para la futura tecnología en la sala de reunión que se hizo hace poco menciona varias pantallas como la principal predicción.12 Varias pantallas grandes crean un entorno mejorado de presentación interactiva. El crecimiento continuo de esta tendencia será estimulado por la baja en los precios, así como la demanda funcional. Puede parecer contradictorio, pero a mayor número de pantallas también aumenta la tendencia de espacios de reunión más pequeños. De hecho, el mobiliario para los espacios de reunión pequeños de fabricantes líderes como Steelcase ahora exhiben 2 o más pantallas. Cualquier espacio de reunión colaborativa puede beneficiarse con las pantallas todo en uno. Las funciones integradas, como cámara web, altavoces dobles y puertos para micrófono y auriculares facilitan la realización de videoconferencias en cualquier entorno.

Colaboración Colectiva a través de un Software Simple

Las pantallas de los espacios de reunión son más útiles cuando los participantes pueden fácilmente mostrar contenido desde sus dispositivos. La conectividad tradicional con cable de las computadoras portátiles es ineficiente. Consume tiempo, desvía la atención y solo permite que un usuario a la vez comparta contenido. Las mejores soluciones de la actualidad son inalámbricas. Permiten que un número ilimitado de usuarios comparta y controle el contenido de forma simultánea. Permiten también compartir desde cualquier dispositivo de Windows, Android o Apple. La estandarización de este tipo de solución ahorra tiempo e incrementa la eficiencia de la reunión. Después de una instalación por única vez, los participantes ingresan a las reuniones y comienzan a compartir contenido. Busque soluciones que ofrezcan varios modos de uso. Esto permite realizar sesiones controladas por un presentador, así como la colaboración en la que todos tienen el mismo acceso. La administración centralizada de TI mantiene la gestión simple. Otra característica clave es la capacidad de integrarla con sistemas de control AV dentro de la sala como Creston, Extron y AMX.

Los estilos de trabajo cambiantes requieren espacios para reuniones colaborativas

La manera en que nos reunimos está comenzando a lucir de otra manera. Los factores clave son el cambio en la demografía, las nuevas tecnologías, las tendencias sociales y los imperativos financieros. Los trabajadores ya no se limitan a la sala de conferencias formal que deben reservar. Sin embargo, las reuniones colaborativas siguen siendo fundamentales para la productividad del negocio. De hecho, las reuniones colaborativas tienen mayor importancia. Para que sean exitosas, las empresas deben ofrecer el espacio y la tecnología adecuada para las reuniones. Para poder satisfacer las necesidades actuales, las salas de conferencia se están haciendo más chicas, confortables y adaptables. La tecnología para facilitar la colaboración efectiva en reuniones incluye pantallas de formato grandepantallas interactivas y software para compartir contenido de manera inalámbrica y fácil.