8 Lợi Ích Khi Doanh Nghiệp Trang Bị Màn Hình Tương Tác Trong Phòng Họp

Màn hình tương tác thông minh mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ những lợi ích hiển nhiên cho đến những lợi ích ít ai biết đến. Dưới đây là danh sách 8 lý do quan trọng nhất mà các doanh nghiệp cần phải trang bị màn hình tương tác (IWB) cho phòng họp. Các lý do bao quát từ khía cạnh cá nhân (xây dựng đội ngũ, giao tiếp) đến khía cạnh thực tế (giảm bớt khối lượng công việc CNTT và nâng cao lợi nhuận) và việc không nâng cấp màn hình tương tác thông minh có thể gây ảnh hưởng đến tổng chi phí sở hữu (TCO).

Hãy đọc tiếp để biết được các lợi ích của màn hình tương tác thông minh đem đến cho doanh nghiệp. Hoặc tìm hiểu về lợi ích của ViewBoard đối với doanh nghiệp của bạn tại đây.

Năng lực công nghệ tiên tiến đang tạo nên biến chuyển trong mọi khía cạnh của công việc. Các ứng dụng điện thoại nâng cao hiệu suất làm việc cực kỳ hiệu quả đang nằm ngay trong túi chúng ta. Chúng ta cũng chứng kiến sự xuất hiện đều đặn của các nền tảng đám mây mới, cho phép các tổ chức hợp tác với đối tác trên toàn cầu. Trong quá trình chuyển đổi số này, màn hình tương tác thông minh mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Từ các ứng dụng cá nhân mà nhân viên tải xuống cho đến các giải pháp đám mây do doanh nghiệp thực thi, công nghệ đã thay đổi cách thức thực hiện hoạt động kinh doanh. Xu thế này hiện đang diễn ra trong mọi lĩnh vực, từ ngân hàng và chính phủ cho đến bán lẻ, chăm sóc sức khỏe và nhiều lĩnh vực khác.

Giữa tất cả những thay đổi này, phòng họp cũng không đứng ngoài cuộc. Thế hệ giải pháp công nghệ tiên tiến hoàn toàn mới dành cho hội nghị thế kỷ 21 đã xuất hiện. Trải nghiệm phòng hội nghị và phòng họp đối với những người tham dự, dù là trực tiếp hay từ xa đều được nâng cao đáng kể.

Một ví dụ là sự thay đổi của Màn hình tương tác thông minh(IWB). Hiện nay, IWB có năng lực cao hơn và tiên tiến hơn so với nguyên mẫu màn hình điện tử 20 năm về trước. Các model hiện nay đang báo hiệu làn sóng mới về các giải pháp phòng hội nghị ngày một số hóa.

Màn hình tương tác thông minh là gì?

Màn hình tương tác thông minh dành cho doanh nghiệp đã phát triển nhanh chóng trong vài năm qua. Các model hiện nay có khả năng mang đến trải nghiệm trực quan, dễ dàng hơn cho người tổ chức cuộc họp và người thuyết trình. Trải nghiệm này còn đúng với cả những người tham dự, dù tham gia trực tiếp hay từ xa.

Dù các model cũ hơn vốn đã có thể mang đến trải nghiệm tương tác, màn hình tương tác thông minh (IFPD) hiện nay còn bổ sung tính năng so với những sản phẩm tiền nhiệm thế hệ đầu. IFPD là một loại màn hình tương tác thông minh. Tuy nhiên, nhờ vận hành trong môi trường đám mây, IFPD có thể nâng tầm cuộc họp để cải thiện đáng kể trải nghiệm của đội ngũ. Tất cả những người tham gia có thể mong chờ khả năng cộng tác dễ dàng, giao tiếp thuận tiện, v.v. ở mức độ cao hơn.

Để minh họa cho ảnh hưởng của tổ chức đã nâng cấp lên sản phẩm hội nghị truyền hình kỹ thuật số thế hệ mới, sau đây là hướng dẫn về lợi ích kinh mà doanh nghiệp thu được nhờ màn hình tương tác thông minh. Hướng dẫn sau đây chỉ ra tám cách tạo nên sự khác biệt trong tổ chức khi sử dụng màn hình tương tác thông minh thế hệ mới này.

8 Business Benefits of Interactive Whiteboards in Conference Rooms BODY IMAGE 1

Lợi ích thứ nhất : Bắt đầu cuộc họp đúng giờ

Dù là quản lý sản phẩm đang tiến hành họp nhóm nội bộ hay là CEO chủ trì hội nghị trực tuyến toàn cầu, bạn phải nhanh chóng bắt đầu sự kiện. Cameron Herold, “Bậc thầy về phát triển doanh nghiệp”, nói rằng 1 trong 6 cách tốt nhất để tổ chức cuộc họp hiệu quả là đảm bảo bắt đầu đúng giờ.

Màn hình tương tác thông minh của ViewSonic được tạo ra với tôn chỉ thiết lập nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể sử dụng màn hình ViewBoard®, chẳng hạn như IFP6550, ngay sau khi mua mà không cần điều chỉnh gì. Đây là thiết bị đa năng có thể xử lý quá trình cộng tác và tương tác dễ dàng với mọi yếu tố bạn cần và luôn sẵn sàng hoạt động. Có phần mềm tích hợp, một nền tảng mạnh mẽ hỗ trợ tương tác dễ dàng và tổ chức hội nghị truyền hình thuận tiện nhờ các tính năng tích hợp như phầm mềm Zoom® và trình duyệt web nhúng.

Màn hình tương tác thông minh ViewBoard® (IFPD) như IFP6550IFP7550 là màn hình tương tác thông minh thế hệ tiếp theo. Những màn hình tương tác này được thiết kế để giúp người tổ chức luôn bắt đầu cuộc họp đúng giờ. Sản phẩm có phần mềm tương tác myViewBoard™ của ViewSonic và các tính năng hiệu suất làm việc tích hợp khác được nhúng sẵn. Điểm mấu chốt: người tổ chức sẽ không phải liên hệ với bộ phận CNTT vì mọi thứ họ cần đều được tích hợp và dễ sử dụng.

Lợi ích thứ hai: Tạo ra các bài thuyết trình hấp dẫn hơn

Ngày nay, người ta không còn tiếp nhận các bài thuyết trình PowerPoint trong cuộc họp một cách thụ động nữa. Để có một buổi thuyết trình thực sự hiệu quả, người tham gia cần phải chú ý lắng nghe. Có thể nói rằng mục đích của thuyết trình trong môi trường kinh doanh chính là tương tác với mọi người. Người thuyết trình không nên chỉ đóng vai trò là người phát ngôn. Như vậy sẽ khiến mọi người mất tập trung.

Một trong những lợi kích thiết thực nhất mà doanh nghiệp có được nhờ màn hình tương tác  thông minh là tăng mức độ tương tác với người thuyết trình trong suốt cuộc họp.

IWB cho phép chuyển trọng tâm người thuyết trình sang khán giả và tài liệu thuyết trình. Đặt khán giả làm ưu tiên nghĩa là nhiều người tham gia có thể đồng thời vẽ hoặc viết lên tài liệu hoặc các phương tiện trực quan khác. Điều đó cũng có nghĩa là cho phép truyền từ mọi thiết bị để khán giả có thể chia sẻ tài liệu của mình. Và cuối cùng, điều này còn cho phép chú thích tài liệu theo nhóm theo thời gian thực.

Dù chỉ có người thuyết trình tận dụng các công cụ IWB tiên tiến, ta cũng có thể nhận thấy khác biệt trong khả năng tương tác. Viết hay vẽ trên IWB là cách tuyệt vời để biến bài thuyết trình một chiều thành một cuộc hội thoại thực sự!

Tất cả những khả năng hỗ trợ này đều có trên thế hệ mới của màn hình tương tác thông minh hiện nay.

Tất nhiên, bạn cũng có thể thiết kế không gian để tối đa hóa hiệu quả của cuộc họp: Khả năng cộng tác hiện đại: Thiết kế Không gian họp hoàn hảo!

Lợi ích thứ ba: Hoàn thành công việc nhanh hơn

Các công ty có thể thực hiện một số biện pháp để giúp đội nhóm nâng cao hiệu suất làm việc. Các yếu tố tổng thể như cách thức lưu chuyển thông tin giữa các thành viên trong đội ngũ và thiết kế vật lý của phòng hội nghị có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và hiệu quả công việc.

Phòng hội nghị được trang bị hệ thống màn hình tương tác thông minh hiện đại, mạnh mẽ giúp các đội ngũ hoàn thành công việc nhanh hơn. Lý do là bởi những hệ thống này hiện thực hóa các phương thức cộng tác mà mười năm trước là điều không tưởng. Những khả năng mới cùng chức năng bổ sung đã nâng cao khả năng cộng tác số và xóa bỏ nhiều rào cản ngăn các cuộc họp đi đến thành công khi còn sử dụng công nghệ cũ.

Đây là cải tiến hết sức quan trọng trong môi trường làm việc ngày càng số hóa và chú trọng hợp tác hiện nay. Một nghiên cứu của Đại học Stanford đã chỉ ra rằng hiện nay, khả năng cộng tác là động lực thúc đẩy tại nơi làm việc. Ngoài ra, hiển nhiên là ai cũng thích làm việc theo nhóm. Trên thực tế, theo nghiên cứu, làm việc theo nhóm giúp gia tăng động lực.

Với phong cách làm việc theo hướng hợp tác ngày nay, mọi người đều cần có khả năng chia sẻ ý tưởng và nội dung với cả nhóm, kể cả với những người cách nửa vòng trái đất. Dù làm việc từ xa hay trực tiếp, người ta sẽ làm việc năng suất hơn khi các trang thiết bị phòng hội nghị đáp ứng đầy đủ yêu cầu của họ.

Các công nghệ phục vụ phòng hội nghị phải cung cấp hình ảnh sáng rõ để mọi người có thể tương tác. Để có một cuộc họp hiệu quả, chỉ ảnh tĩnh trên màn hình là không đủ. Từ chia sẻ nội dung cho đến chú thích nội dung đó để truyền từ thiết bị của mình, người tham gia mong muốn tất cả mọi người trong nhóm đều tham gia và có thể truy cập dễ dàng các tài liệu trên đám mây.

Với hệ thống cùng công cụ và phụ kiện thích hợp, màn hình tương tác thông minh hiện nay có thể đáp ứng tất cả những yêu cầu của doanh nghiệp.

Lợi ích thứ tư: Cải thiện văn hóa hội họp

Sau khi triển khai nền tảng nội bộ để nhân viên chia sẻ ý tưởng và thông tin, CEO của Salesforce đã chứng kiến văn hóa công ty phát triển rực rỡ. Nhân viên được trao quyền, toàn thể công ty tham gia thảo luận và các cuộc hội thoại kéo dài nhiều tuần. Tất cả đều xoay quanh phong cách lãnh đạo theo hướng hợp tác của ông và hiệu quả lâu dài của phong cách này đối với văn hóa công ty.

Nhờ khuyến khích những người tham gia họp đóng góp ý kiến nhiều hơn và thực hiện các cuộc hội thoại với sự tham gia của tất cả mọi người, văn hóa công ty tại Salesforce trở nên cởi mở hơn và hợp tác hơn. Tính minh bạch trong công tác quản lý là một trong những nhân tố hàng đầu khi nói đến hạnh phúc của nhân viên. Trong bối cảnh này và rất nhiều bối cảnh tương tự khác, công nghệ phòng hội nghị đã tạo nên những tác động vô cùng lớn đến văn hóa công ty.

SalesForce đã tận dụng những lợi ích mà màn hình tương tác thông minh và các công cụ khác mang đến cho doanh nghiệp để tạo ra môi trường làm việc cởi mở và mang tính hợp tác hơn. Đây là một số ví dụ về cách thức hoạt động này:

  • Khi ban quản lý thấy được các ý tưởng từ bộ phận kinh doanh, dịch vụ của tổ chức thông qua nguồn đầu vào trực tiếp trên hệ thống của màn hình tương tác thông minh, đó là sự cởi mở.
  • Khi bộ phận tiếp thị và kinh doanh có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu bằng myViewBoard trong cuộc họp, đó là sự cộng tác.
  • Khi các nhân viên từ xa cảm thấy mình có thể theo kịp tiến độ nhờ hệ thống IWB tương tác toàn diện, đó lại là sự cộng tác.

Tất cả những khả năng này là sự cải thiện trong văn hóa công ty, khiến nhân viên cảm thấy hạnh phúc và tạo điều kiện hợp tác suôn sẻ.

Lợi ích thứ năm: Tổ chức hội nghị theo cách của bạn

Hội nghị ngày nay diễn ra trong nhiều bối cảnhhơn trong hai lăm năm qua, thậm chí những người tham dự các cuộc họp hiện nay còn không thể nhận ra môi trường hội nghị từ một thập kỷ trước. IWB là công cụ thiết yếu mang đến trải nghiệm phòng hội nghị đa dạng và linh hoạt.

Ví dụ: IWB cho phép truy cập trình chiếu không dây ngay tức thì chỉ bằng một cú nhấp chuột. Không còn cần kết nối bằng dây cáp và lo lắng về chậm giờdo quá trình thiết lập: không dongle, không thêm cần dây và không phức tạp. Và bạn cũng có thể cấp quyền truy cập cá nhân cho mỗi người tham gia, nhờ đó, người tham gia của thể xem nội dung bạn trình chiếu trên thiết bị của họ. Tính năng phản chiếu đồng thời cho phép thực hiện điều này và thể hiện rõ quan điểm tương tác toàn diện cho tất cả những người tham gia.

Ngoài ra, với tính năng chú thích đồng thời trên cả thiết bị Android và iOS, ai cũng có thể biến nội dung cuộc họp thành của riêng mình. Với ViewBoard® và tính năng TouchBack Control, người chủ trì có thể chạm nhẹ vào bài thuyết trình và điều khiển thiết bị của người thuyết trình từ xa. Tất cả những người dùng thiết bị di động tại cuộc họp sẽ nhận thấy sự thay đổi và những thông tin thiết yếu được cập nhật ngay tức thì.

8 Business Benefits of Interactive Whiteboards in Conference Rooms BODY IMAGE 2

Lợi ích thứ sáu: Giúp nhân viên/tư vấn viên làm việc từ xa cảm thấy được chào đón hơn

Màn hình tương tác thông minh đáp ứng những tiêu chuẩn nghiêm ngặt hiện nay về khả năng cộng tác có thể kết nối các nhóm từ xa. Với công nghệ phòng hội nghị thích hợp, những người tham gia từ xa sẽ cảm thấy như đang ngồi trong phòng họp cùng người chủ trì/người thuyết trình. Nhưng đó chưa phải là tất cả. Họ còn có thể dễ dàng chia sẻ và tham gia.

Những người hay đi công tác sẽ đánh giá cao các thiết bị hiện đại và khả năng kết nối nhanh cho phép họ chia sẻ, chú thích, thu lại và truyền từ thiết bị của mình trong cuộc họp. “Trình chiếu không dây” myViewBoard mang đến cho người tham gia cuộc họp và hội nghị lựa chọn chia sẻ nội dung từ thiết bị di động của mình. Phần mềm này cho phép truyền phát nội dung qua mạng không dây hoặc có dây và mang đến độ phân giải full 1080p cho độ rõ nét vượt trội và chất lượng nổi bật.

Nhân viên làm việc ngoài hiện trường, các bên liên quan ở xa, tư vấn viên hoặc nhân viên thuộc các chi nhánh của doanh nghiệp trên khắp thế giới có thể dễ dàng chia sẻ nội dung từ thiết bị di động của họ. Dù là hệ điều hành Windows, Mac, iOS hay Android, các đội ngũ và tư vấn viên từ xa đều có thể chia sẻ tất cả những nội dung sau bằng phần mềm “trình chiếu không dây” myViewBoard và kết nối với màn hình chia sẻ:

  • Tệp đám mây
  • Đa phương tiện
  • Tài liệu

Nhiều người dùng có thể chú thích theo thời gian thực và truy cập cùng lúc nội dung được chia sẻ. Truyền phát bằng hệ thống Màn hình tương tác (IFPD), kể cả nội dung trong điện thoại cũng có thể truy cập ngay lập tức với chất lượng hình ảnh xuất sắc để tất cả mọi người cùng trải nghiệm.

Lợi ích thứ bảy: Giảm mức độ căng thẳng cho đội ngũ CNTT

Ngay sau khi được vận chuyển đến doanh nghiệp, màn hình tương tác thông minh hiện nay (đặc biệt là các model IFPD) có thể giúp các chuyên gia CNTT bớt căng thẳng. Với khả năng thiết lập tức thì không cần công cụ, bạn có thể dễ dàng bắt đầu sử dụng bảng tương tác ngay lập tức. Triển khai nhanh chóng và đơn giản mang đến trải nghiệm dễ dàng, không phức tạp về mặt CNTT.

Một lý do khiến màn hình tương tác thông minh ngày nay vượt xa các thế hệ trước là nhờ các chức năng bổ sung đi kèm. Có thể sử dụng IWB mà ít khi cần hoặc không cần đội ngũ CNTT trợ giúp.

Ví dụ: An ninh doanh nghiệp là vấn đề được quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Phần mềm myViewBoard™ sử dụng thuật toán mã hóa AES-256 có tính bảo mật cao trên toàn thế giới; mức độ an ninh này cũng được dùng để bảo vệ giao dịch ngân hàng, hồ sơ y tế và dữ liệu bảo mật của chính phủ. Các đội ngũ an ninh có thể yên tâm rằng thông tin doanh nghiệp chia sẻ trong cuộc họp rất an toàn.

Khả năng tương tác qua nền tảng và khả năng tiếp nhận của người dùng là yếu tố then chốt trong giao tiếp giữa các đội ngũ của tổ chức. Phần mềm myViewBoard™ tương thích với hầu hết các thiết bị và hỗ trợ các thiết bị chạy hệ điều hành Windows, iOS, Mac, Android và Chrome. Dưới góc nhìn của CNTT, đó là điều hết sức tuyệt vời.

Cuối cùng, các cuộc họp thành công sẽ tạo nên những ý tưởng, cuộc hội thoại và nhiệm vụ cần thực hiện. Phần mềm myViewBoard™ cho phép chú thích ở bất kỳ đâu, mang tính linh hoạt của màn hình kinh điển vào thế giới số.

Lợi ích thứ tám: Nâng cao lợi nhuận

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí tổng thể do IWB hiện đại có thời gian dừng máy ngắn hơn trong quá trình thiết lập ban đầu. Thế nhưng thời gian dừng máy ngắn hơn chỉ là khởi đầu của quá trình nâng cao lợi nhuận với màn hình tương tác thông minh hiện nay. Và đó là lợi ích cuối cùng trong danh sách này: nâng cao lợi nhuận.

Tổng chi phí sở hữu (TCO) của IWB hiện đại thấp hơn đáng kể so với tổng chi phí sở hữu của các giải pháp khác cho phòng hội nghị. Hãy cân nhắc chi phí ẩn của hệ thống lỗi thời:

  • Chi phí bảo dưỡng trong quá trình hiệu chỉnh, lắp lên giá gắn trần và tường, linh kiện thay thế, v.v.
  • Thời gian bộ phận CNTT dùng để thay bóng đèn trong hệ thống máy chiếu lỗi thời (chưa kể đến chi phí thay bóng đèn).
  • Chi phí do hiệu suất làm việc bị suy giảm, bắt nguồn từ việc sử dụng hệ thống không hiệu quả. Những chi phí này phát sinh từ các sự cố như triển khai chậm, trễ giờ họp và quá trình thiết lập rắc rối.
  • Kích thước và trọng lượng của công nghệ lỗi thời trong phòng hội nghị cũng có thể được tính vào TCO. Khi thiết bị có kích thước và trọng lượng lớn, sẽ cần nhiều nguồn lực hơn để vận chuyển, lắp đặt và bảo dưỡng. IWB hiện đại nhỏ hơn, nhẹ hơn và chỉ có một thiết bị chính duy nhất trong hệ thống đa năng.
  • Chi phí cơ hội bị bỏ lỡ của phần mềm không có khả năng tương thích rộng rãi. Ngoài ra còn có chi phí bổ sung khi tìm hiểu cách sử dụng hệ thống vì hệ thống không thân thiện với người dùng.
  • Thời gian không làm việc của nhân viên là chi phí ẩn khác của các hệ thống lỗi thời. Dù là nhân viên CNTT đang xử lý sự cố hay người tham gia cuộc họp bị mất thời gian làm việc quý giá do thiết bị hỏng, TOC có thể rất lớn.

Lợi ích của màn hình tương tác thông minh đối với doanh nghiệp

Mỗi nhóm có những nhu cầu và mong muốn khác nhau về phòng hội nghị. Bất kể bạn cần hình thức cộng tác nào, chúng tôi đều có thể giúp bạn tìm ra giải pháp tuyệt vời, đáp ứng yêu cầu cho mọi kích cỡ phòng và bối cảnh hội nghị. Tìm hiểu thêm về màn hình tương tác thông minh và cách cải thiện cuộc họp, hội nghị hoặc các phiên hội ý bằng bảng trắng tương tác trong thế kỷ 21 và trong tương lai.