Toplantılar, çok sayıda şirkette günlük faaliyetlerin büyük bir bölümünü oluşturur, ancak yapılmaya değer toplantılar ile çok az değer katan toplantılar arasında büyük bir fark vardır. Bu nedenle, kuruluşların odaklanılacak en iyi toplantı türlerini belirlemesi ve bunları öncelik haline getirmesi önemlidir.

Beş ana türe odaklanarak daha iyi toplantılara nasıl geçebileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin. Ayrıca toplantı ihtiyaçlarınıza uygun ViewSonic işbirliği çözümleri yelpazesini de keşfedebilirsiniz.

Çoğu işletme için toplantılar günlük iletişimin gerekli bir parçasıdır. Eylem planları oluşturmaya, izlenen yolda netlik sağlamaya, yeni fikirler üretmeye, tamamlanmış projeleri gözden geçirmeye ve ekibe yeni üyeler getirmeye yardımcı olurlar. Ancak çoğu toplantı yapılmaya değer olsa da, diğerleri şirket kaynaklarını verimsiz şekilde tüketir.

İş sonuçlarını optimize etmek için şirketlerin gerçekten değer sağlayan toplantı türlerine odaklanması gerekir. Bununla birlikte zaman kaybına neden olan veya istenilen sonucu vermeyen toplantı türlerini de ortadan kaldırmak önemlidir. Bu makalede, toplantı türlerini daha derinlemesine inceliyor ve odaklanılacak en iyi türleri açıklıyoruz.

Yapılmaya Değer Toplantılar: Boyutları ve Yöntemleri

Odaklanılacak beş toplantı türüne bakmadan önce, farklı toplantı boyutları ve bunları gerçekleştirme yöntemleri hakkında düşünmeye zaman ayırmaya değer. Harvard Business Review‘a göre, çoğu iş toplantısı, genel olarak aşağıdaki gibi tanımlanabilecek üç ana boyut kategorisine ayrılabilir:

• Asamble – 100 veya daha fazla kişiden oluşan bir meclis, genellikle az sayıda seçilmiş konuşmacıdan oluşacak ve çoğu katılımcı sadece söylenenleri dinleyecektir.
• Konsey – Yaklaşık 50 kişiden oluşan bir konsey büyüklüğündeki toplantıya katılanlar, genellikle ana konuşmacıları dinler, ancak potansiyel olarak sorular veya yorumlar yoluyla kendi katkılarını sunarlar.
• Komite – Bölgede 10 kişilik bir grup, proje ekibi veya yönetim kurulu ile en yaygın türdür. Tüm katılımcılar katkıda bulunur ve ideal olarak bunu dengeli olarak yapacaklardır.

Bire bir toplantılar ve küçük günlük sohbetler de belirli durumlarda değerli bir rol oynayabilir.

Ayrıca, artık toplantı yürütmenin iki temel yolu bulunuyor. Birincisi, katılanların hepsinin aynı fiziksel alanda toplandığı geleneksel yüz yüze toplantıdır. Bununla birlikte, modern teknoloji, Microsoft Teams veya Zoom gibi video konferans teknolojisi kullanılarak uzaktan toplantılar olan başka bir yaklaşıma da izin vermektedir.

İnovasyon veya Fikir Paylaşım Toplantıları

Tüm işletmelerin iyi fikirlere ihtiyacı vardır ve birçoğu rekabetçi kalabilmek için yeniliğe bağımlıdır. İlham her an gelebilir ve fikirler çok şekilde paylaşılabilirken, yaratıcı olmak, fikirleri birbirinden ayırmak veya birlikte yeni bir ürün veya hizmet ortaya çıkarmak için bir ekibi bir araya getirmenin gerçek değeri olabilir.

Fikirler, beyin fırtınası gibi çeşitli şekillerde formüle edilebilir. Giderek artan sayıda şirket, çalışanlarını kalıpların dışında düşünmeye, fikirleri yargılamadan paylaşmaya, çalışma prototipleri geliştirmeye, bunları test etmeye ve sonuçlara göre değişiklikler yapmaya teşvik edildiği tasarım odaklı düşünme kavramını benimsiyor.

Fikir üretimi için benimsenen yaklaşım ne olursa olsun, inovasyon toplantıları durgunluktan kaçınmak için çok önemli olabilir. Bu tartışmalar sorunları çözebilir veya tamamen yeni yaklaşımlar ve teklifler için temel oluşturabilir. Çalışanlar düşüncelerini paylaşmakta özgür olmalıdır; ancak en iyi fikirleri belirlemek için liderliğe ihtiyaç duyulacaktır.

Karar Alma Toplantıları

İş operasyonlarınız boyunca kararların alınması gereken çok önemli zamanlar olacaktır ve bir karar alma toplantısı, planlanmış bir eylem planı veya bir soruna çözüm üzerinde anlaşmanın en iyi yollarından biri olabilir. Kararlar, finansal hedeflerden yeni bir pazarlama stratejisine karar vermeye, yeni bir logo üzerinde anlaşmaya kadar her şey olabilir.

Bu toplantılar, alınması gereken kararla ilgili olarak resmi bir anlaşmaya varmakla ilgilidir. Bunlar tipik olarak liderleri veya kıdemli personeli içerecektir, ancak bazen daha geniş olabilir ve tüm ekipleri kapsayabilir. Bu tür bir toplantıdan en iyi şekilde yararlanmak için net bir yapı olmalı ve bir karara varmaya odaklanılmalıdır.

Öncelikle durumun yeterince açıklanması gerekir. Ardından, mevcut seçenekler sunulmalı ve her seçeneğin artıları ve eksileri hakkında bir tartışma yapılmalıdır. Bu, karar vericilerin kendi görüşlerini dile getirmelerine ve başkalarının görüşlerini duymalarına ve aynı zamanda nihai kararın neden alındığını anlamalarına olanak sağlayacaktır.

Analiz veya Takip Toplantıları

İşletmeler için son derece faydalı olabilecek bir diğer toplantı türü, bir proje tamamlandıktan sonra analiz veya takip etmeyi içerir. Bu tür bir toplantı, temel bulguların tartışıldığı bir temel sunumu içerebilirken, çalışanların kendi katkılarını yapabilecekleri bir komite yaklaşımı da olabilir.

Bir projenin başarısız olduğu veya beklentileri karşılamadığı durumlarda, toplantının neyin, neden yanlış gittiğini ve hangi derslerin çıkarılması gerektiğini analiz ettiği bir tür otopsiye ihtiyaç olabilir. Bir projenin iyi gittiği durumlarda, başarıların belirlenmesi ve bu başarının nedenlerinin anlaşılması gerekir.

Analiz veya takip toplantılarının bu kadar değerli olmasının en önemli nedeni, projenin altına bir çizgi çizme fırsatı sunarak, proje ekibine bir kapanış fırsatı vermesidir. Öğrenilen dersler daha sonra yeni projelere aktarılabilir ve önemli katkı sağlayanlara da çabaları için teşekkür edilebilir.

Ekip Kurma veya İşe Alıştırma Toplantıları

Son olarak, bir işletmenin başarılı yönetimi için ekip kurma ve işe alıştırma toplantıları da gerekli olabilir. Ekip kurma durumunda, amaç genellikle ekip üyelerinin birbirlerini daha iyi tanımaları ve yüksek kaliteli iş sunmada çok önemli olabilecek sağlıklı çalışma ilişkisini geliştirmelerine izin vermektir.

Öte yandan, işe alıştırma toplantıları, yeni işe alınanların yeni meslektaşlarını tanımalarına ve şirket kültürüyle uyum sağlamalarına yardımcı olmaya odaklanmıştır. Yeni işe alınanlardan oluşan bir ekibin tümü aynı anda başlıyorsa, işe başlama toplantısında eğitimler ve görev türü faaliyetlere de yer verilebilir.

Bu toplantı türleriyle, çok miktarda deneme yapılabilir. Örneğin, yemeğe çıkmak veya daha alışılmadık bir yerde buluşmak varken, toplantınızı neden olağan toplantı odasıyla sınırlayasınız ki? Bu toplantıların odak noktası, personel arasındaki iletişimi kolaylaştırmak ve ekibin moralini yükseltmek olmalıdır.

Son Söz

Toplantılar, birçok işletmede iş hayatının hayati bir parçasıdır, ancak yapılmaya değer toplantıları, zaman kaybına neden olan, üretkenliği engelleyen ve gereksiz rahatsızlığa sebep olan toplantılardan ayırmak önemlidir. Ana hatlarıyla belirtilen beş toplantı türünün hepsinin değeri vardır; ancak her toplantı türü için doğru anları belirlemek yine de önemlidir.

Teknoloji, daha iyi üretkenlik için bu toplantı türlerinin oluşturulmasıyla birlikte daha iyi toplantıların desteklenmesine de yardımcı olabilir. İş yeri için ViewSonic toplantı çözümleri yelpazesini keşfedin veya toplantı alanlarınızı başarıya nasıl hazırlayacağınızı öğrenin.