Modern iş dünyasının merkezi işbirliğidir. İster iş arkadaşları, müşteriler, satıcılar veya ortaklarla yapılan bir işbirliği olsun, modern ekonomi ekip çalışması üzerine kuruludur. Her şey, büyük gruplar veya ikili kişilere sunmak üzere bir veya daha fazla belirli işleve hizmet eden toplantı alanlarıyla başlar. Doğru teknoloji, verimli bağlantılar için de gereklidir. Ve sizin için hazırlanmış şaşırtıcı derecede basit, kullanıma hazır bir çözümümüz var. Kuruluşunuzdaki işbirliğini iyileştirme hakkında daha fazla bilgi için okumaya devam edin veya daha fazla bilgi için işbirliği çözümleri sayfamızı ziyaret edin.

En iyi işbirliği toplantı alanını tasarlamak, birçok faktörün uyum içinde olmasını gerektirir. Günümüzün üretkenlik yazılımı, işbirliği araçları ve uzaktan erişim teknolojisi sayesinde, iş her zamankinden daha esnek, bağlantılı ve işbirliğine dayalı hale gelmiştir. Artık masalarımıza daha az bağımlı ve birbirimize daha çok bağlıyız. Uzaktan çalışanlardan iş ortaklarına, müşterilerden tedarikçilere kadar herkesle her zamankinden daha fazla bağlantıdayız.

Toplantı alanları, işbirliğinin önemli bir bileşenidir. Forbes tarafından bildirilen araştırmaya göre, çalışanlar ayda 60’tan fazla toplantıya katılıyorlar. Bütün bu toplantılar nerede yapılıyor? Tüm bu farklı ihtiyaçlar için toplantı alanlarını nasıl özelleştiriyorsunuz? Birçok şirketin üzerinde uğraştığı konu budur.

Açık kat planlarının yaygınlaşması sayesinde, birçok kuruluşun artık daha az ofisi var; bu da her türden ek toplantı alanına ve iletişim ve işbirliğini kolaylaştırmak için ihtiyaç duydukları teknolojiye olan talebi artırıyor.

Ne yazık ki çalışanlar, sunucuları, cihazlarını ve içeriklerini bağlamanın yanı sıra uzak katılımcıları bağlama da dahil olmak üzere toplantı teknolojisini kurmak için çok zaman kaybedebiliyorlar. Aslında, tipik bir toplantı odasında video konferans kurmak, her toplantıda 10 dakikaya kadar zaman harcar. Ardından, kontrolü diğer toplantı sunum yapanlara devrederek, sunum platformlarını değiştirerek, doğru dongle’ı arayarak, girişlerin bağlanmasını bekleyerek ve içeriğe erişerek toplantının ortasında da zaman kaybedersiniz.

Toplantı alanlarınızın hazır olduğundan ve görevleri yerine getirebileceğinden nasıl emin olursunuz? Toplantı teknolojisinin üretkenliği engellemek yerine üretkenliğe yardımcı olduğundan nasıl emin olabilirsiniz? Doğru toplantı odası tasarımı ve doğru işbirliği araçları tüm farkı yaratabilir.

Belirli ayrıntılara dikkat ederek şirketinizin toplantılarını daha üretken, daha etkili, daha ilginç ve daha güvenli hale getirebilirsiniz. Kullanıcılarınız daha güçlü bir şekilde etkileşim kurabilir ve işbirliği yapabilir, böylece daha sonra daha fazlasını nasıl yapacaklarına dair not almak yerine o anda daha fazlasını yapabilirler.

Her Etkinliğe Uygun Toplantı Alanları

Toplantı alanları söz konusu olduğunda, tek beden herkese uymaz. Tüm etkinlik ihtiyaçlarınız için tek bir toplantı odasını kullanma günleri geride kaldı. Şirketler artık müşterilerin, iş ortaklarının ve diğer ziyaretçilerin ihtiyaçlarının yanı sıra farklı ekiplerin ve farklı çalışanların ihtiyaçlarını karşılayan bir dizi toplantı alanına ihtiyaç duyuyor.

Toplantı alanlarınızın hangi işbirliği amaçlarına hizmet etmesi gerekiyor? Büyük olasılıkla, farklı sunum türleri ve grup etkinlikleri dahil olmak üzere çok çeşitli amaçlara uymanız gerekecek:

• Beyin fırtınası ve dijital tahta
• Tek yönlü sunumlar
• Grup sunumları
• İşbirlikçi çalışma grupları
• Çalıştaylar ve Eğitimler
• Görüşmeler
• Video ve sesli konferans
• Müşteriye dönük etkinlikler
• Bire bir görüşmeler
• Büyük grup toplantıları

Modern toplantı alanları, bu amaçlara yalnızca geleneksel toplantı salonları ile değil, her büyüklükteki odalarla cevap vermektedir. Üç veya dört kişilik görüşme odaları. Bire bir toplantılar için odak odaları. Ofisin geri kalanını rahatsız etmemek ve bireysel aramalar için telefon odaları.

Modern ofisler, oturmaya ara vermek için ayakta durulan toplantı alanlarını, gündelik toplantılar için dinlenme salonlarını ve herkesin katıldığı toplantılar ve diğer büyük toplantılar için geniş toplantı alanlarını içerir. Tüm şirketlerin %50’si daha fazla toplantı alanı yaratmak için ofis alanlarını şimdiden yeniden tasarladı. Küçük ekip toplantıları, küçük grup konferans görüşmeleri, bire bir video konferans ve diğer küçük ölçekli işbirliği etkinlikleri için toplanma odalarına özel önem verilmektedir. (Ayrıntılar için buraya bakın.)

Muhteşem Alanlar Yaratmak

Mevcut toplantı alanlarını yeniden tasarlayan veya yenilerini inşa eden BT profesyonellerinin dikkate alması gereken birçok faktör, aralarından seçim yapabileceğiniz seçenekler ve alması gereken kararlar var. Her alan farklı olacaktır, ancak harika toplantı alanlarının birkaç ortak noktası vardır:

• Odaya ve toplantı amacına uygun bir konfigürasyon ile görsel olarak hoş bir görünüm ve güçlü bir ilk izlenim bırakın.
• Alanı, çoklu iletişim ve işbirliği yöntemlerini destekleyecek şekilde donatın.
• Kullanıcıların bağlantı kurması, çalıştırması ve sorun gidermesi için ekipmanın kolay olduğundan emin olun.
• Bol ve kullanışlı prizler ve güvenilir kablosuz bağlantı sağlayın.
• Gerekirse oynaklı bir kolla, hem metin hem de grafikler için iyi bir görünürlük sağlayarak, ekranı odaya uygun şekilde konumlandırın ve boyutlandırın.
• Farklı vücut tiplerine uyum sağlayan ayarlanabilir sandalyeler, masanın etrafında en az bir metrelik boş alan, parlamaya neden olmayan eşit aydınlatma ve yankı, yansıma gibi akustik sorunları önlemek için yeterli döşeme, halı veya pencere kaplamaları ile rahat bir ortam sağlayın.
• İster belirli bir dekor, ister anlamlı bir toplantı odası adı ile olsun, şirketin kişiliğini ve markasını düşünceli bir tasarımla yansıtın.
• Toplantının ilk dakikasından başlayarak sürükleyici, ilgi çekici ve işbirliğine dayalı bir deneyim sağlayan işbirliği yetenekleri sağlayın.

“Uygun konfigürasyonu” oluşturan şey, büyük ölçüde odanın boyutuna, şekline ve amacına bağlıdır. Odalar, küçük gruplar için küçük yuvarlak veya kare masalarla donatılabilir – herhangi bir kişinin “başta” olmasını engelleyen masalar, U şeklindeki masalar ise sunum yapan kişiye veya ekrana çok fazla odaklanmaktadır.

Tiyatro tarzı oturma düzeni, büyük gruplar için kapasiteyi en üst düzeye çıkarırken, sınıf oturma düzeni not almayı ve dizüstü bilgisayar kullanımını sağlar. Geleneksel konferans masaları, özellikle insanların düz bir çizgide oturmasını engelleyen oval tekne şeklindeki masalar olmak üzere yüz yüze işbirliğini kolaylaştırır. Bu masalar, hem masanın etrafında hem de odak noktasına doğru görünürlüğü iyileştirir. Son olarak, resmi olmayan tartışma alanları, rahat ve daha modüler oturma ve masalar gerektirebilir.

Teknoloji: Toplantı Alanının Kalbi

Tabii ki, bu alanlar beyin fırtınası, grup sunumları, video ve telekonferans, çalışma grubu oturumları, büyük grup toplantıları veya diğer amaçlar için kullanıcıların ihtiyaç duyduğu teknolojiyle donatılmamışsa, daha fazla toplantı alanına sahip olmak hiçbir avantaj sağlamaz.

Bu teknoloji, toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında hem temel hem de ileri düzey toplantı etkinliklerini kolaylaştırmalıdır:

Önce: Toplantıları zamanında etkinleştiren kurulum

• BT müdahalesi gerektirmeden her zaman çalışan basit ekipman
• Toplantıyı açmakla sorumlu konuşmacılar için hızlı cihaz bağlantıları
• Sunum yapacaklar için hazırlığı hızlandıran ağ, tarayıcı ve bulut tabanlı kaynaklara hazır erişim
• Tüm ekip üyelerinin zamanında katılımını kolaylaştıran, uzak katılımcıların katılması için basit yöntemler

Sırasında: Çok çeşitli işbirliği tarzlarını barındıran zengin toplantı deneyimleri

• İnteraktif dijital tahta, sunum yapanlara ve katılımcılara doğrudan ekrana açıklama eklemelerine, içerik yazmalarına, çizim ve işaretleme yapmalarına olanak tanır.
• Standart 1080p’den çok daha yüksek çözünürlük sunan 4k video da dahil olmak üzere sürükleyici multimedya sunumları
• Toplantı katılımcılarına duruma göre en iyi formatı seçme esnekliği veren yüksek kaliteli video, web ve sesli konferans
• Kablosuz yayın, çok noktaya yayın ve toplantı kontrolünün sorunsuz değişimi
• Mümkün olan en hızlı şekilde bağlanın (örneğin ViewBoard’ın USB-C özelliği ile)

Sonra: Toplantı kaydı ve güvenlik

• Video, ses veya açıklama eklentileriyle dijital ekran dahil olmak üzere tüm toplantı içeriğini güvenli şekilde kaydetme ve saklama özellikleri
• Toplantı sırasında erişilen, oluşturulan ve kaydedilen içeriği koruyan kurumsal düzeyde donanım ve yazılım güvenliği

Düşünülmesi gereken ek teknoloji faktörleri arasında, desteklemeniz gereken son kullanıcı cihaz platformları; diğer iletişim ve işbirliği teknolojileriyle entegrasyon yetenekleri ve toplantı teknolojisi çözümleriniz için ürün destek seçenekleri.

ViewSonic® ViewBoard® Teknolojisi Nasıl Yardımcı Olabilir?

ViewSonic® ViewBoard® çözümü, toplantı alanı veya amacı ne olursa olsun iletişimi ve işbirliğini artırmak için ViewSonic ViewBoard interaktif geniş düz panel ekranı, ViewSonic bulut tabanlı myViewBoard™ yazılımıyla birleştirir. Toplantıların iş değerini önemli ölçüde artıran ViewBoard ve myViewBoard, ekibinizin bağlantı kurma ve işbirliği yapma şeklini geliştirmek için kurumsal düzeyde güvenlik, bulut depolama entegrasyonu, dijital tahta, açıklama, çok noktaya yayın ve diğer gelişmiş özellikleri birleştirir.

Kurumsal Seviyede Güvenlik

Amazon Web Services tarafından desteklenen ve AES-256 şifrelemesi ile korunan myViewBoard yazılımı, şirket sırlarından okuldaki sınav sonuçlarına kadar her şeyin yetkisiz erişime karşı güvende kalmasını sağlar. Bulut tabanlı tek oturum açma portalının yanı sıra parmak izi okuyucu, parola ve QR gibi birden çok kimlik doğrulama seçeneği sunar. Rakip ürünler güvenlik sınırlamaları ve endişeleri doğurabilirken, myViewBoard’dan çıkış yapıldıktan sonra tüm erişim ve geçici dosyalar silinir ve iz bırakmaz.

Bulut Tabanlı İçerik Taşınabilirliği

ViewBoard çözümü, belgeleri, görüntüleri ve diğer içerikleri doğrudan Google Drive, OneDrive, Dropbox ve Box gibi paylaşılan bir bulut sürücüsünde depolamanıza olanak tanır. myViewBoard ile dosyalarınız sadece bir dokunuş uzağınızda olur ve her yerden erişilebilir, alınabilir ve kaydedilebilir.

Dijital Tahta ve Açıklama Ekleme

ViewBoard çözümü, kullanıcıların yazmalarına, çizmelerine, işaretlemelerine, ekranı kontrol etmelerine, parmakları ve ekran kalemlerini kullanarak içerik kaydetmelerine olanak tanıyan çeşitli açıklama araçlarını içeren gelişmiş, tam özellikli bir dokunmatik ekran kanvası sunar. Çok renkli kalemler ve özelleştirilebilir arka planlar, sunumları kişiselleştirmenize olanak tanır ve kullanıcı dostu el yazısı tanıma, el yazısıyla yazılan sözcükleri yazılı metne dönüştürür. Rakip ürünlerden farklı olarak ViewBoard çözümü, birden çok giriş kaynağı üzerinden ekran açıklamasına izin verir ve birden çok dijital tahta yazılımı seçeneğini destekler.

Multicasting

ViewBoard çözümü, birden çok kablosuz ekran paylaşım yazılımı seçeneği desteği ile güçlü yayın ve çok noktaya yayın özellikleri sağlar. myViewBoard ile uzak kullanıcılar da dahil olmak üzere birden fazla kullanıcı, panoyu kendi cihazlarından kontrol edebilir ve katılımcıların gerçek zamanlı olarak bir sunum yapmasına olanak tanır. Yerleşik bir ekran kamerası, kolay paylaşım için sunumları kaydeder, depolar ve oynatır. Ayrıca, toplantı katılımcıları, sunum veya konuşmaya katılmak için cihazlarından ViewBoard’a dosya, resim ve diğer içerikleri gönderebilir veya “atabilir”.

Completing the Solution

ViewBoard ekranları ve myViewBoard yazılımı, PC, Mac, Chromebook ve Android cihazlar dahil olmak üzere tüm son kullanıcı cihazları için destek sunar. Donanım bileşenleri arasında 6. nesil Intel® işlemci (yüksek bellek ve depolama ile birlikte), 4k video desteği, Windows® 10 deneyimi için isteğe bağlı bir yuvalı bilgisayar, çift tümleşik hoparlör ve video konferans ve kayıt için isteğe bağlı Logitech® kamera bulunur. Ekranlar, duvar, zemin montajı, tekerlekli arabalar ve masa üstü stantlar gibi aksesuarlarla her türlü toplantı alanına uyacak şekilde birden fazla boyutta mevcuttur. ViewBoard ekranı, bayi tarafından değil doğrudan satıcı tarafından sağlanan destekle üç yıllık sınırlı yerinde garanti ile desteklenir.

ViewBoard çözümü, YouTube‘a ve diğer tarayıcı kaynaklarına kolay, menü içi erişim sağlar. Ayrıca Intel® Unite™ birleşik iletişim uygulaması ve Qwizdom™ eğitim yazılımı ürünleri ile yazılım entegrasyonları da sağlamaktadır. ViewBoard ekranı artık Zoom’un SDK ve API platformları aracılığıyla Zoom iletişim ve işbirliği yazılımıyla da entegre edilmiştir. Zoom yazılımına bu erişim, ViewBoard etkileşimli ekranlarda zaten bulunan myViewBoard işbirliği yazılımına, kullanıcıların tek bir tıklamayla doğrudan myViewBoard arayüzünden video konferanslar düzenlemesini sağlamak da dahil olmak üzere daha fazla araç ve işlevsellik ekler.

Conclusion

İyi tasarlanmış, iyi donanımlı bir toplantı alanı, bilgi paylaşımını artırabilecek, problem çözmeyi teşvik edebilecek, yaratıcılığı yakalayabilecek ve yeniliği hızlandırabilecek olağanüstü toplantı deneyimleri sağlar. Bu toplantı odaları, daha yüksek kullanıcı üretkenliği ve ticari değeri ile kendi masraflarını karşılayabilir. ViewSonic ViewBoard teknolojisi, işbirliğini hayata geçirmede merkezi bir rol oynar. ViewSonic ViewBoard ekranları ve myViewBoard yazılımı hakkında bugün daha fazla bilgi edinin.

Bu makaleyi faydalı bulduysanız, toplantı alanlarınız için bir sunum ekranının nasıl seçileceği veya daha etkili bir şekilde işbirliği yapmanın diğer yolları da ilginizi çekebilir.