Colaboración Contemporánea: Diseño del Espacio Perfecto para Reuniones

El centro  de los negocios modernos es colaboración. Sin importar si es colaboración entre equipos de trabajo internos, clientes, vendedores o socios. Todo comienza con espacios de reuniones en donde puedan acomodarse grupos largos de discusión.  Hemos preparado contenido justamente acerca el diseño de estos espacios y sus beneficios. 

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Diseñar el mejor espacio para reuniones colaborativas implica que deben alinearse muchos factores. Gracias al software de productividad, las herramientas de colaboración y la tecnología de acceso remoto que existen en la actualidad, el trabajo es más flexible, conectado y colaborativo que nunca. Estamos menos atados a nuestros escritorios y más conectados entre nosotros. De trabajadores remotos a socios comerciales, de clientes a proveedores: estamos más conectados que nunca.

Los espacios para reuniones son un componente esencial de la colaboración. Según Forbes, a través de una investigación, los empleados asisten a más de 60 reuniones por mes1. ¿Dónde se realizan todas estas reuniones? ¿Cómo se preparan los espacios de trabajo para las diversas necesidades? Esa es la cuestión con la que varias empresas están lidiando.

Gracias a la proliferación de plantas abiertas, varias organizaciones cuentan ahora con menos oficinas, y esto genera una demanda adicional de espacios de trabajo de todo tipo, y la tecnología que requieren para facilitar la colaboración y comunicación.

Desafortunadamente, los trabajadores pueden perder mucho tiempo conectando la tecnología para reuniones, incluida la conexión de los presentadores y sus dispositivos y el contenido, así como la conexión de participantes remotos. De hecho, en una sala de conferencias típica, conectar la videoconferencia puede consumir hasta 10 minutos de tiempo de cada reunión.Después, se pierde tiempo a mitad de la reunión para pasar el control a otros presentadores, para cambiar las plataformas de presentación, buscar el dongle correcto, esperar las entradas para conectarse y obtener acceso al contenido.

¿Cómo se asegura de que sus espacios de reuniones estén listos y habilitados para cumplir con las próximas tareas? ¿Cómo se asegura de que la tecnología de reuniones esté ayudando a la productividad en lugar de dificultarla? El diseño de sala de reuniones adecuado (y las correctas herramientas de colaboración) puede hacer la diferencia.

Al prestar atención a los detalles específicos, puede hacer que las reuniones de su empresa sean más productivas, eficientes, interesantes y seguras. Sus usuarios pueden interactuar y colaborar de forma más potente, y de ese modo realizar más tareas en el momento en lugar de tomar notas sobre cómo hacerlo luego.

Espacios para Reuniones para Todas las Ocasiones

Cuando se refiere a espacios para reuniones, un tamaño no es suficiente para todos. Ya no existen los días en que se podía readaptar la solitaria sala de conferencias para todas sus necesidades de reuniones. Ahora, las empresas necesitan una selección de espacios de reuniones que cumpla con las necesidades de los diferentes equipos y trabajadores, así como las necesidades de los clientes, socios comerciales y otros visitantes.

Colaboración Contemporánea: Diseño del Espacio Perfecto para Reuniones

¿Cuáles son los objetivos de colaboración de sus espacios de trabajo? Probablemente, deberá adaptar una amplia variedad de finalidades, incluidos diferentes tipos de presentaciones y actividades de grupo:

  • Generación de ideas y plasmado en pizarra
  • Presentaciones unilaterales
  • Presentaciones grupales
  • Grupos de trabajo colaborativos
  • Talleres y capacitaciones
  • Entrevistas
  • Conferencias de video y audio
  • Eventos en los que se interactúa con clientes
  • Sesiones uno a uno
  • Reuniones de grupos grandes

Los espacios de reuniones modernos cumplen con estos propósitos, no solo en salas de conferencia tradicionales, sino en salas de todos los tamaños. Espacios de reuniones pequeños para tres o cuatro personas. Salas de concentración para reuniones uno a uno. Salas telefónicas para llamadas individuales, para no molestar al resto de los integrantes de la oficina.

Las oficinas modernas incorporan áreas de reuniones en las que se puede permanecer de pie, tomar un descanso de estar sentados, áreas de espera para reuniones casuales y espacios para reuniones grandes para todo el personal u otro tipo de encuentros. El 50 % de todas las empresas ya han rediseñado sus espacios de oficina para crear más espacios de reuniones. Se pone énfasis especial sobre las salas de reuniones pequeñas para reuniones de equipos no tan numerosos, teleconferencias de grupos pequeños, videoconferencias de uno a uno y otras actividades de colaboración a escala pequeña2.

Creación de Grandes Espacios

Los profesionales de TI que están actualizando espacios para reuniones existentes o construyendo otros nuevos tienen muchos factores que considerar, opciones para elegir y decisiones que tomar. Cada espacio será diferente, pero los grandes espacios para reuniones tienen varios elementos en común:

  • Dan una imponente primera impresión, con una apariencia visualmente placentera y una disposición que es apropiada para la sala y el propósito de la reunión.
  • Están equipados para admitir varios métodos de comunicación y colaboración.
  • Los usuarios pueden conectar, operar y solucionar problemas del equipo con facilidad.
  • Proporcionan fuentes de alimentación amplias y cómodas, y una conectividad inalámbrica confiable.
  • La pantalla está colocada de forma adecuada y cuenta con el tamaño adecuado para la sala, esto ofrece buena visibilidad tanto para textos como gráficos, con un brazo articulado, si es necesario.
  • Son cómodos, con sillas regulables que se adaptan a los diferentes tipos de cuerpos, por lo menos un metro de espacio de estiramiento alrededor de la mesa, incluso iluminación que no genera reflejos, y tapicería, alfombras o cortinas suficientes para evitar problemas de acústica, como ecos y reverberación.
  • El diseño refleja la personalidad y la marca de la empresa, ya sea si eso implica una decoración particular o un nombre significativo de la sala de conferencia.
  • Ofrecen capacidades de colaboración que permiten una experiencia inmersiva, comprometida y colaborativa, desde el primer minuto de la reunión.

Lo que constituye una «configuración apropiada» depende mucho del tamaño, la forma y el propósito de la sala. Las salas pueden configurarse con mesitas redondas o cuadradas para grupos pequeños, mesas que impiden que cualquier persona esté en la «cabecera», mientras que las mesas en forma de U colocan el foco central sobre un presentador o una pantalla.

Los asientos estilo teatro maximizan la capacidad para grupos grandes, mientras que los asientos del salón de clases permiten tomar notas y usar ordenadores portátiles. Las mesas de conferencia tradicionales facilitan la colaboración cara a cara, especialmente las mesas en forma de barco que evitan que la gente se siente en línea recta. Estas mesas mejoran la visibilidad alrededor de la mesa y hacia el punto focal. Por último, las áreas de debate informal pueden requerir mesas y asientos más cómodos y modulares.

Tecnología: El Corazón del Espacio de Reuniones

Por supuesto, contar con más espacios para reuniones no ofrece ventajas si dichos espacios no están equipados con la tecnología que necesitan los usuarios, ya sea para la generación de ideas, las presentaciones en grupo, video y teleconferencia, sesiones de grupos de trabajo, reuniones de grandes grupos u otros propósitos.

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Esta tecnología debe facilitar tanto las actividades básicas como avanzadas, antes, durante y después de la reunión:

Antes: configuración que permite reuniones a horario.

  • Lanzamiento de equipos simples que funcionan en todas las ocasiones, sin requerir la intervención de TI.
  • Conexiones rápidas de dispositivos para presentadores que son responsables de poner orden en las reuniones.
  • Acceso listo para recursos basados en la red, el navegador y la nube, esto acelera la preparación para los presentadores.
  • Métodos directos para que los participantes remotos se unan, esto permite que todos los miembros del equipo asistan a horario.

Durante: las experiencias de reuniones enriquecidas que se adaptan a una amplia variedad de estilos de colaboración.

  • Pizarras interactivas que permiten que los presentadores y participantes anoten directamente en la pantalla, incluido escribir, dibujar y marcar contenido.
  • Presentaciones multimedia inmersivas, incluidos videos 4K, que ofrecen resoluciones considerablemente más altas que 1080p estándar.
  • Conferencias de video, web y audio de alta calidad que les ofrecen a los participantes de las reuniones la flexibilidad de elegir el mejor formato para la ocasión.
  • Difusión inalámbrica, multidifusión, iniciación y cambio sin interrupciones del control de la reunión.

Después: captura de reuniones y seguridad

  • Características de guardado y registro confiables para video, audio y función de pizarra, incluidos anotaciones, captura de todo el contenido de reuniones de forma precisa.
  • Seguridad de hardware y software de nivel empresarial que protege el contenido al que se accede, que se genera y captura durante la reunión.

Entre los factores tecnológicos clave a considerar se incluyen las plataformas de dispositivos de usuario final necesarias como soporte, las capacidades de integración con otras tecnologías de comunicación y colaboración, y las opciones de soporte de productos para sus soluciones de tecnología de reuniones.

Cómo puede ayudar la tecnología ViewBoard® de ViewSonic®

La solución ViewBoard® de ViewSonic® conecta la pantalla interactiva de panel plano grande ViewBoard de ViewSonic con el software myViewBoard™ basado en la nube de ViewSonic para mejorar la comunicación y la colaboración, independientemente del espacio o propósito de la reunión. Con un incremento radical en el valor comercial de las reuniones, ViewBoard y myViewBoard combinan seguridad a nivel empresarial, integración de almacenamiento en la nube, función de pizarra digital y anotación, multidifusión y otras funciones avanzadas que permiten mejorar la forma en que su equipo se conecta y colabora.

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Seguridad a nivel empresarial

Impulsado por Amazon Web Services y protegido por el cifrado AES-256, el software myViewBoard asegura que todo, desde secretos corporativos hasta puntuación en exámenes escolares, esté seguro de accesos no autorizados. Ofrece varias opciones de autenticación, incluidos lectores de huellas dactilares, contraseña y QR junto con un portal de inicio de sesión único basado en la nube. Ya sea que los productos competidores puedan introducir limitaciones y asuntos de seguridad, una vez que cierre sesión de myViewBoard, todos los archivos de acceso y temporarios se eliminan sin dejar rastro.

Portabilidad de Contenido Basado en la Nube

La solución ViewBoard le permite almacenar documentos, imágenes y otro contenido directamente en el drive de la nube compartida, como Google Drive, OneDrive, Dropbox y Box. Con myViewBoard, sus archivos están a un toque de distancia y se puede acceder a ellos, recuperarlos y guardarlos desde cualquier lugar.

Pizarra y Anotación Digital

La solución ViewBoard ofrece una superficie de pantalla táctil mejorada, completa que incluye una variedad de herramientas de anotación que permiten que los usuarios escriban, dibujen, marquen, controlen la pantalla, y guarden contenido con los dedos y el lápiz óptico. Los lápices de varios colores y los fondos personalizables permiten personalizar las presentaciones, y el fácil reconocimiento de escritura transforma palabras escritas a mano en texto mecanografiado. A diferencia de los productos de la competencia, la solución ViewBoard permite la anotación en la pantalla sobre múltiples fuentes de entrada y soporta varias opciones de software de pizarra.

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Multidifusión

La solución ViewBoard proporciona potentes características de difusión y multidifusión, con soporte para varias opciones de software inalámbrico para compartir pantalla. Con myViewBoard, varios usuarios, incluso usuarios remotos, pueden controlar la pizarra desde sus dispositivos, esto permite que los usuarios participen de una presentación en tiempo real. Una cámara de pantalla incorporada registra, guarda y reproduce presentaciones para compartir fácilmente. Además, los participantes pueden enviar, o «tirar», archivos, imágenes y otro tipo de contenido desde sus dispositivos a ViewBoard, para complementar la presentación o discusión.

Solución completa

Las pantallas ViewBoard y el software myViewBoard ofrecen soporte para todos los dispositivos de usuarios finales, incluidos PC, dispositivos Mac, Chromebooks y Android. Los componentes del hardware incluyen un procesador Intel® de 6ª. generación (junto con memoria y almacenamiento generosos), admite video 4K, una PC para ranura opcional para una experiencia de Windows® 10, altavoces duales integrados y una cámara opcional Logitech® para videoconferencia y para grabar. Las pantallas están disponibles en varios tamaños para ajustarse a cualquier espacio de reuniones, con accesorios como montaje de pared, montaje para el suelo, carritos y soportes para mesa. La pantalla ViewBoard está respaldada por una garantía en el sitio limitada por tres años con soporte del proveedor, no del revendedor.

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La solución ViewBoard ofrece acceso rápido y en el menú a YouTube y otros recursos de búsqueda. También ofrece integraciones de software con la aplicación de comunicaciones unificada Intel® Unite™ y con los productos de software educativos Qwizdom™. La pantalla ViewBoard ahora también está integrada con el software de comunicación y colaboración Zoom a través de las plataformas API y SDK de Zoom. Este acceso al software de Zoom agrega aún más herramientas y funcionalidad al software de colaboración myViewBoard ya incluido con las pantallas interactivas ViewBoard, también se incluye la posibilidad de que los usuarios realicen videoconferencias directamente desde la interfaz myViewBoard con un solo clic.
Conclusión
Un espacio para reuniones bien diseñado y equipado proporciona experiencias excepcionales de reunión que pueden aumentar el intercambio de conocimientos, fomentar la resolución de problemas, capturar la creatividad y acelerar la innovación. Estas salas de reuniones se amortizan a través de una mayor productividad del usuario y el valor del negocio, y la tecnología ViewBoard de ViewSonic puede jugar un papel central en darle vida a la colaboración. Obtenga hoy más información acerca de las pantallas ViewBoard de ViewSonic y el software myViewBoard.