如何有效提升遠距工作效率

勞雇雙方都要考慮如何將遠距工作達到適當的生產力水準,雖有證據指出人們在家工作時也能有著同樣的生產力,甚至是更高的生產力,生產力最佳化仍有賴於打造合適的工作環境、養成正確的工作習慣,避免一些常見的遠距辦公陷阱。

繼續閱讀以瞭解部分可以生產力最佳化的方法,或是請造訪我們的在家工作解決方案頁面,進一步瞭解遠距工作。

隨著在家工作風潮的興起,研究人員花了不少時間去關心遠距工作的生產力問題。畢竟員工在家工作,雇主沒有太多可以監控其進度的方法。人們也擔心家裡有許多讓人分心的因素,可能會干擾他們每天實際能夠完成的工作量,這也是可以理解的。

研究結果雖表明生產力是在家工作的潛在好處之一,但我們必須瞭解在家工作的人是獨立的個體。一般情況下可能是正確的事情,對您來說不見得就是正確的。有些人覺得調整起來很難,無論原因是出自於分心還是拖延。

您不見得生來就會做到有效在家工作這件事。好消息是您可以採取以下重點步驟,協助您提高生產力。

日常工作規律最佳化

人們在家工作遇到的最大問題之一便是拖延,而不規律地工作時程會導致這種情況發生。許多人都習慣起床、準備、出門上班。改為在家工作時,家庭與工作之間的生活不再有明顯區別。

您還是可以採取某些步驟來使日常工作規律最佳化,建立一個明確的分界線。其中一個方法是盡量在同一個時間開始和結束工作。您也可以有意識地做好工作前的準備,就像要進辦公室一樣,而不是一直穿著睡衣。

努力讓自己的日常工作規律正常化,可以在一定程度上協助您進入工作狀態,如果您要一整天專心在工作上,這一點非常重要。

工作環境最佳化

環境對於生產力來說,有著巨大的影響力,這也正是企業要在工作場所設計上投注不少心力的原因。這個基本原則也同樣適用於家庭,所以您必須要努力最佳化工作環境,確保在家中最合適的地點工作。

另外,您還需要仔細思考家中的干擾因素。像是您可能想要在臥室或客廳裡工作 (這對您來說或許是最好的選擇),但要考慮電視、遊戲機或其他娛樂器材這類物品,是否會不利於生產力。

還要想想有沒有噪音。家中哪裡最安靜?在哪裡工作可以避免干擾?彈性雖是在家工作的一個加分項,但也有陷阱,最好是找到理想的工作地點,然後盡量待在那裡。

工作設備最佳化

接著要考慮工作設備。或許可以使用智慧型手機或平板電腦在家工作,但在大多數情況下,桌上型電腦或筆記型電腦可能會更好。在執行某些工作時,使用雙螢幕會更好,還要確保有最好的軟體來有效完成工作。

溝通對於最佳化生產力也是一項絕對關鍵的因素。在 Holmes 對英美兩國的 400 間企業進行調查的報告中,光是溝通障礙就導致企業產生一年平均超過 6,200 萬美元的生產力損失,而擁有良好溝通能力的企業卻蓬勃發展。

所以您要備好耳機、麥克風和網路攝影機,還要確保可以透過電話、傳訊應用程式及視訊會議軟體聯繫到您。同事、業務合作夥伴、客戶和/或顧客愈是容易找到您,溝通問題影響到生產力的機率就愈低。

工作行為最佳化

在最佳化日常工作規律、環境和設備之後,您還要考慮自己的行為和習慣,以及它們是否能配合自己的工作效率。沒有聲音的工作環境,還是要邊工作邊聽音樂,才能帶給您最高的生產力?您或許偏好聽音樂,但它對您的工作效率會造成正面或負面的影響嗎?

您是否會在工作時間中抽空休息,是否可以進一步最佳化這些休息時間?多項研究指出休息時間對提高生產力來說有著一定的價值,所以就算您覺得工作量很大,也要避開不停工作的念頭。休息時盡量避免工作相關的壓力,當中包括電子郵件。

您還要想想看工作時還有哪些會讓人分心的事物。像是您發現自己在瀏覽網站時,會被一些與工作無關的網站吸引。想想看要如何改掉這些習慣,例如將這些習慣當成完成工作後的獎勵,或者乾脆在休息時再進行。

結語

在家工作和在辦公室工作一樣,可以達到不錯的生產力,有些人甚至覺得這樣的工作方式更有效率。只不過這有賴於採取適當行動來最佳化自己的日常工作規律、環境、設備和行為,讓遠距工作也能達到高度的生產力。

盡量別分心,仔細想想哪些事情有助於或不利於您的工作進度。每個人都有自己的習慣和喜好,其中最重要的一點是要努力營造一種自己還在工作的感覺。記住這一點,您在工作時應仍感覺到與家庭生活的區別。

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