又浪費開會時間了嗎?(該如何處理)

稍作調整會議室技術,別再浪費開會時間了。會議室設備的效率低下,而浪費掉約 15% 的開會時間。這些浪費掉的時間也會在其他方面造成重大損失。技術升級是一個好的開始,尤其是升級到具有強大數位白板支援能力的互動式白板。

請繼續閱讀,瞭解更多關於如何利用科技來提高會議效率,或是查看我們的解決方案頁面,以創造出更佳的會議協作

會議成效卓越是件好事。可惜很多事情會破壞會議的生產力。這會造成什麼結果?那便是浪費開會時間。罪魁禍首有很多,像是準備不足、目標不明確、遲到或缺席等。

視訊會議有助於提升會議效率。我們在螢幕上看到自己時,會大幅改善行為。意識到自己的行為舉止可以提高會議成效。人們注意到自己分心時,便會減少浪費時間

就算是開視訊會議,也會因為設定影音內容而浪費時間:連接到顯示器、啟動視訊通話、切換剪報者等。

根據產業資料與 ViewSonic 客戶的回饋意見,一小時長的會議便浪費掉了 15 % 的時間。光是設定就損失了 9 分鐘的寶貴時間。技術問題浪費掉的時間影響很大。浪費時間。也少了效率。

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浪費時間會造成多嚴重的問題?

會議生產力下降是個大問題。那些浪費掉的會議時間和生產力,久而久之便會產生問題。我們花了不少時間在開會上,就算只是浪費一點點時間,加起來也是很驚人的。

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最近的一組研究指出,每天舉行 3,600 萬到 5,600 萬場會議。成效不彰的會議對美國經濟造成的損失,達到 700 億到 2,830 億美元之間

時間是一個零和結果。浪費開會的每一分鐘,等於浪費完成其他事情的時間。這正是浪費會議時間是件大事的原因。專心、把注意力放在一項要求高度認知的任務上,稱為深度工作。這是發揮創意與工作效率的根本。浪費開會時間不利於一個人專心處理自己工作的能力。

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人們沒有時間專心處理工作,生產力會大受影響。要是這種情況發生得太頻繁,員工就會失去工作與生活的平衡和倦怠感增加。這會導致效率降低、創意減少又浪費掉工作日。

員工不斷發現自己浪費時間在開會這件事,工作滿意度就會下降。無論個性、薪水及其他關鍵因素為何,這一點都是如此。常常浪費時間的會議,與較低的市占率、創新減少和較低的就業穩定性有關。

浪費會議時間的因素

許多因素造成浪費開會時間、生產力降低又讓人昏昏欲睡。視訊會議是減少浪費會議時間的一個有效方法。視訊會議在商業方面的優勢包括改善溝通和減少分心。最常見浪費會議時間的因素有:

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  • 會議主持人準備不足
  • 邀請太多/不必要的人
  • 遲到和缺席
  • 缺乏明確、以行動為導向的議程
  • 離題/讓人過度發言
  • 不把較長時間的討論留到後續會議再進行

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浪費時間的技術

我們以為科技並沒有浪費時間。顯然,會議室技術帶來了不少好處。只不過內容共用技術很快就變成一種負擔。近期一項研究的證據發現:

  • 會議室裡種種技術問題浪費了 IT 主管 10% 的時間
  • IT 主管一年要解決 447.2 起會議室技術事件
  • IT 主管平均要使用 23.1 分鐘來處理一起事件
  • 在 12 個月的時間裡,69% 的簡報團隊對會議室技術感到失望
  • 會議室設備故障造成有五分之一的會議拉長了時間

浪費會議時間所帶來的無力感

會議一開始就浪費掉時間,會造成特別嚴重的問題。準備和執行會議所需的時間,是在會議室中最寶貴的幾分鐘。就像人們常說的早餐事宜,這幾分鐘為會議剩下的部分訂定了基調。

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想像一下,您的團隊做足一切準備,以求順利執行一場有效的會議。準備妥當。以行動為導向的目標。對的人都出現在房間裡。接著想像一下,會議主持人努力讓遠端辦公室連上線。或是在螢幕上展示他們的簡報。時間一分一秒地過去。心不在焉。注意力分散。與會者一離題之後,前面蓄滿的精力也就煙消雲散。

在另一個情境裡,您的視訊通話有順利連上線。可是會議室裡的其他人得傳遞及連接網路線,才能輪流分享他們筆記型電腦上的內容。或是您無法使用無線內容分享應用程式。

時間一分一秒地經過。您猜對了,又浪費掉更多時間,大家又開始心不在焉。

平均而言,已浪費掉 15% 的會議時間。設定視訊會議是一大原因。其他讓人灰心又浪費時間的事情有:

  • 把第一個簡報者的筆記型電腦接到會議室內的顯示器上
  • 將後續簡報者的筆記型電腦接到顯示器上
  • 輪流把內容分享到大螢幕上
  • 更新簡報者的內容,然後再發給與會者
  • 與會者慢吞吞地對螢幕上的會議記錄進行拍照

浪費會議時間所造成的成本

我們來看一下這 15% 被浪費掉的會議時間,換算為成本又是多少錢。美國一名資深經理的平均薪資是 15 萬美元。我們簡單假設所有會議的開會時間都是一小時,這樣成本是 72.12 美元。

套用上面 15% 的統計數據,這位經理每參加一場會議,浪費掉的會議時間費用就等於 10.82 美元。假設這位高階主管從事的是協作產業,每週要參加 17 場會議。由於會議生產力降低便損失了 183.94 美元,這還是一個人一週所損失的金額!

每個月因會議成效不彰之故,單就這位資深經理而言,便造成 735.58 美元的損失。一年下來 (假設每月有 260 個工作日) 的損失金額達到 9,562.50 美元。當然不可能只有一名高階主管參加會議。利用和上面一樣的步驟,我們可以算出公司中其他角色因為設定視訊會議及簡報者連線而浪費會議時間的成本:

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在這個練習中,假設一間公司有一千名員工,看看浪費會議時間的影響變得有多大。

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浪費會議時間是有其代價的。還有一些不太明顯卻影響顯著的後果。這些專業人員在浪費的時間裡原本可以做的事情所造成的沉沒成本。還有對會議運作不順暢心生不滿,長期下來對生產力的打擊。

無效率計算器

使用無效率計算器來計算貴公司因為浪費會議時間而損失了多少錢。

請注意,這裡的計算器僅供參考,不保證其準確性。任何出現的預設數字均為假設性,僅供方便參考,不見得要視為建議。

使用內容分享解決方案來提高會議生產力

透過容易上手的企業會議解決方案來提高會議生產力。容易上手的內容分享技術是減少浪費會議時間的關鍵。ViewSonic® 互動式平板顯示器是讓您可以輕鬆進行連線、協作及投放的開放平台。

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  • 不用只選一個。
  • 使用最符合貴公司需求的功能。
  • 快速啟動會議很重要。損失的時間會以多種方式進行累加。

快速啟動會議可以提升會議生產力。最佳的會議室解決方案可以減少視訊通話連線及顯示內容所浪費的時間,以提高啟動會議的效率。

ViewSonic® ViewBoard® 互動式平板顯示器簡化主持、加入和參與視訊會議的過程。顯示器中預先安裝了 ViewBoard Cast、QuickLaunch 和 myViewBoard 等軟體。

ViewSonic 企業級會議解決方案提供了開箱即用的便利性,高效率、安全又易於使用。除了減少會議啟動時間,可靠的 ViewBoard 解決方案還能顯著減少 IT 人員出手干預的需求。

ViewBoard Cast

整合到各 IFP 當中的 ViewBoard Cast,可以提供近乎即時的協作。在一次性下載應用程式 (vCastSender) 之後,使用者只要進入任何會議室,都能從任何 Windows、Mac、Android 或 Chrome 裝置上輕鬆分享內容。簡報者可以使用 PIN 碼來授權分享,並且限制僅持有 PIN 碼者才能觀看投放內容。

  • 會議生產力評等:極佳

簡單、易用又省時的解決方案,一開箱便可即時使用協作及跨平台分享服務。降低成本負擔,無需訂閱費,幾乎不需要 IT 人員參與或訓練。非常適合在配備 ViewSonic 顯示器的大小型會議室、小型會議空間及臨時會議空間中,用於分享簡報內容。

  • 一鍵分享幾乎所有內容:多媒體、文件、雲端檔案
  • 從任何 Windows、Mac、Android 或 Chrome 裝置上分享
  • 使用 Android 和 iOS 裝置的與會者可以從 ViewBoard 接收鏡像內容
  • Android 和 iOS 裝置的使用者可以即時在裝置上加上註釋,並且播放到螢幕上

QuickLaunch

另一個預先安裝在 ViewBoard 顯示器上的應用程式 QuickLaunch,是一個簡單安全的會議室介面,只要按一下按鈕,便能方便使用各項功能。QuickLaunch 提供一致、使用上又超簡單的介面,使用者只要按一下按鈕,便能加入會議、啟動應用程式、啟動網站、存取內容及分享裝置螢幕畫面。QuickLaunch 在設計方面也考慮到安全性,透過 Room Reset 功能及鎖定和限制使用的選項,以保護機密資料的安全。

  • 會議生產力評等:更優秀

先進的安全功能、相容於任何 PC 硬體及使用任何 PC 應用程式的能力,使得 QuickLaunch 成為提高會議效率的出色企業級解決方案。一鍵啟動任何視訊會議應用程式。一致的介面與一鍵部署眾多功能,可以省下不少時間,又能把注意力集中在當前的主題上。

  • 一鍵啟動視訊/網路通話,支援 30 多個會議應用程式供應商
  • 只要按一下按鈕,就能使用協作、分享裝置、存取內容等功能
  • Room Reset 功能清除會議之間的暫存檔、快取檔等內容
  • 鎖定模式限制他人使用會議室電腦

myViewBoard

為滿足頂尖企業之需求所設計的 myViewBoard 數位白板軟體,內有多項提高會議效率的重要協作功能。企業級安全性、註釋工具及一鍵式通話,加上整合式 Zoom 視訊會議軟體,有助於打造高效、快速啟動連線及協作的會議。myViewBoard.com 網站加入了安全性及雲端環境可攜性。

  • 會議生產力評等:最佳

全方位企業級功能可以提高會議生產力效率,徹底發揮 ViewBoard 顯示器的優勢。快速啟動的 Zoom 視訊/網路電話讓您能將注意力放在會議目標上。雲端儲存空間提供易於攜帶的便利性和易用性。企業級安全功能可防止資料遭竊。

  • 內建 Zoom 視訊會議軟體,一鍵就能啟動視訊/網路通話
  • 雲端環境可攜性讓使用者隨時隨地都能快速儲存、取得及使用文件和影像
  • 內建投放功能讓遠端使用者可以分享螢幕及進行即時互動
  • 易用的手寫辨識功能,將手寫文字變成打字文字
  • 功能齊全的畫布提供多項註釋工具,以促進團隊合作及協作
  • 受 AES-256 加密功能保護,可鎖定裝置,達到企業級安全性

混搭各項功能以提升會議生產力

ViewSonic 會議室解決方案的優點之一,便是無需只選擇其中一個。我們已預先安裝這三項功能,可以搭配每一台 ViewSonic ViewBoard 互動式顯示器使用。使用者可以試用這些直覺操作的功能,挑選最適合自己需求的功能。

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