Deja de perder tiempo en reuniones con un par de pequeños ajustes en tu espacio tecnologico de reuniones. Alrededor del 15% del tiempo invertido en reuniones se pierde, debido a la ineficiencia del equipo. Este tiempo perdido puede ser agregado a perdidas significativas en otras areas tambien. Una actualizacion tecnologica es un buen comienzo, especialmente para una pizarra digital interactiva con soporte digital interactivo. 

Leer acerca de no perder mas tiempo en tus reuniones debido a problemas tecnicos. O echa un vistazo a las soluciones de espacios de reuniones.

Las reuniones productivas son excelentes. Lamentablemente, muchos factores pueden hacer fracasar la productividad de las reuniones. ¿El resultado? Terminamos perdiendo tiempo en ellas. Hay muchos culpables: falta de preparación, objetivos mal definidos, personas que llegan tarde y los que no se presentan.

La videoconferencia ayuda a que las reuniones sean más productivas. Cuando nos vemos en la pantalla, nuestro comportamiento mejora de forma considerable. Ser consciente de la propia conducta se traduce en reuniones mucho más productivas. Se pierde menos tiempo cuando las personas toman consciencia de las distracciones que crean.

Sin embargo, incluso con la videoconferencia, se pierde tiempo en las reuniones debido a la configuración del AV. Conectarse a una pantalla. Iniciar una videollamada. Cambiar de presentadores. El tiempo perdido en las reuniones representa el 15 % de una reunión de una hora*. Son 9 minutos valiosos que se pierden solo para configurar.

El tiempo que insumen los problemas tecnológicos tiene un gran impacto. Se pierde tiempo y productividad. 

¿Qué tan Grande es el Problema del Tiempo Perdido?

La pérdida de productividad en las reuniones es un asunto importante. Los problemas surgen cuando las situaciones conspiran para mermar el tiempo y la productividad de las reuniones. Debido a que pasamos mucho tiempo en las reuniones, incluso un porcentaje relativamente pequeño de tiempo perdido se acumula de forma rápida.

Un grupo reciente de estudios revela que se llevan a cabo entre 36 y 56 millones de reuniones al día. Las reuniones poco efectivas le cuestan a la economía estadounidense entre 70 y 283 mil millones de dólares.

El tiempo es una suma con resultado cero. Cada minuto que se dedica a una reunión es tiempo que no se usa para realizar otra cosa. Por ese motivo, la pérdida de tiempo en las reuniones es un asunto tan importante. Centrarse sin distraerse en una tarea exigente en términos cognitivos se denomina trabajo profundo. Es fundamental para la creatividad y la eficiencia. Perder tiempo en las reuniones dificulta la habilidad de una persona de concentrarse en sus propias tareas.

Cuando las personas no tienen tiempo para concentrarse en su trabajo, la productividad se ve muy afectada. Cuando esto sucede con demasiada frecuencia, los empleados pierden el equilibrio entre la vida laboral y personal, y existe mayor agotamiento. Esto da como resultado menos eficiencia, menos creatividad y días de trabajo perdidos.

Cuando los empleados pierden el tiempo en las reuniones de forma constante, su satisfacción laboral disminuye. Esto es así independientemente de la personalidad, la remuneración y otros factores clave. Las reuniones con comportamientos frecuentes de pérdida de tiempo se correlacionan con una menor cuota de mercado, menos innovación y una reducción de la estabilidad del empleo.

Factores que hacen perder el tiempo en las reuniones

Muchos factores contribuyen a la pérdida de tiempo, la merma de la productividad y las reuniones aburridas. La videoconferencia es una forma comprobada de reducir el tiempo perdido en las reuniones. Los beneficios empresariales de la videoconferencia incluyen una mejor comunicación y una menor cantidad de distracciones. Entre los factores más comunes que hacen perder el tiempo en las reuniones se incluyen los siguientes:

• Preparación deficiente del moderador de la reunión
• Invitación a demasiadas personas o personas equivocadas
• Personas que llegan tarde y los que no se presentan.
• Ausencia de un orden del día claro y orientado a la toma de medidas
• Desvío del tema/personas que hablan demasiado
• No derivar debates largos en reuniones de seguimiento

Factores Técnicos que Hacen Perder el Tiempo

Nos agrada pensar que nuestra tecnología no significa una pérdida de tiempo. Claramente, la tecnología en las salas de reuniones aporta una gran cantidad de beneficios. Sin embargo, la tecnología de intercambio de contenido se vuelve rápidamente una carga. Considere las pruebas de un estudio reciente, que indicó lo siguiente:

• Los problemas técnicos de la sala de reuniones consumen el 10 % del tiempo de los gerentes de TI.
• Los gerentes de TI abordan 447,2 incidentes tecnológicos en las salas de reuniones al año.
• En promedio, un incidente consume 23,1 minutos del tiempo de un gerente de TI.
• En un período de 12 meses, el 69 % de los equipos de presentaciones se vieron defraudados por la tecnología de la sala de reuniones.
• 1 de cada 5 reuniones se extienden por fallas en el equipo de la sala de reuniones.

Frustración a Causa del Tiempo Perdido en las Reuniones

El tiempo perdido al comienzo de una reunión es en especial problemático. El tiempo que se necesita para iniciar una reunión son los minutos más valiosos de la sala. Al igual que el dicho común sobre el desayuno, estos minutos marcan la pauta para el resto de la reunión.

Imagine que su equipo está haciendo todo lo correcto para preparar el escenario y así llevar a cabo una reunión eficaz. Excelente preparación. Objetivos orientados hacia la toma de medidas. Todas las personas correctas están en la sala. A continuación, imagine que el moderador de la reunión tiene dificultades para conectar la oficina remota o para mostrar su presentación en la pantalla. Los minutos pasan. Las mentes divagan. La atención se desvía. La energía previamente enfocada se disipa a medida que los asistentes se apartan del tema.

En otro supuesto, la videollamada se conecta con facilidad. Sin embargo, los participantes presentes en la sala necesitan pasar y conectar un cable para turnarse y compartir el contenido desde sus computadoras portátiles. O su aplicación para compartir contenido de forma inalámbrica no funciona. Tictac. Lo adivinó: más minutos perdidos y más mentes errantes. En promedio, el 15 % de una reunión es tiempo perdido. Preparar una videoconferencia contribuye en gran medida. Entre otras tareas frustrantes y que consumen mucho tiempo se incluyen:

• Conectar la computadora portátil inicial del presentador a la pantalla de la sala.
• Conectar computadoras portátiles subsiguientes del presentador a la pantalla.
• Turnarse para compartir contenido en la pantalla grande.
• Actualizar el contenido del presentador y después reenviarlo a los participantes.
• Sacar fotos a las notas de la reunión que figuran en pantalla y retrasarse por ello.

Costo del Tiempo Perdido en las Reuniones

Observemos cómo se acumula el costo del 15 % del tiempo perdido en las reuniones. El nivel salarial promedio de un gerente sénior en Estados Unidos es de 150.000 dólares. Para mayor simplicidad, supondremos que todas las reuniones duran una hora, lo que cuesta 72,12 dólares.

Si se aplica la estadística del 15 % indicada arriba, la pérdida de tiempo en las reuniones cuesta $10,82 por cada reunión a la que asiste este gerente. Supongamos que este ejecutivo trabaja en una industria colaborativa y asiste a 17 reuniones semanales informadas. Eso significa que se desperdician $183,94 a causa de la pérdida de productividad en las reuniones, por semana, para esta persona.

Cada mes, se pierden hasta 735,58 dólares por el tiempo que se pasa preparando reuniones, para este gerente sénior solamente. La pérdida anual (suponiendo 260 días laborables al año) es de 9562,50 dólares. Por supuesto que no se puede realizar una reunión con un solo ejecutivo. Utilizando los mismos pasos indicados arriba, podemos calcular el costo de la pérdida de tiempo en las reuniones por la configuración de la videoconferencia y la conectividad del presentador para realizar funciones adicionales en la empresa:

Para completar el ejercicio, veamos qué tan grande se vuelve el impacto al observar el perfil de una empresa imaginaria de 1000 empleados.

El tiempo que se pierde para organizar las reuniones supone un costo. También existen consecuencias menos tangibles, pero impactantes: El costo irrecuperable de lo que estos profesionales podrían haber estado haciendo durante el tiempo perdido. El impacto a largo plazo sobre la productividad proveniente de la insatisfacción que causan las reuniones mal dirigidas.

Calculadora de Ineficiencia

Utilice la calculadora de ineficiencia para calcular cuánto dinero está perdiendo su empresa debido al tiempo desperdiciado en las reuniones.

La calculadora que se proporciona en este artículo es solo para fines informativos y no se garantiza su precisión. Cualquier cifra exhibida por defecto es hipotética y a modo de referencia. Consulte con un profesional antes de confiar en cualquier resultado. ViewSonic y sus filiales no son responsables de ninguna decisión o medida tomada en función o como resultado de los datos proporcionados por la herramienta y su uso. ViewSonic niega toda responsabilidad que surja de cualquier error u omisión humano o mecánico.

Aumente la Productividad de las Reuniones con Soluciones de Intercambio de Contenido

Aumente la productividad de las reuniones con soluciones para reuniones empresariales fáciles de usar. Contar con una tecnología de intercambio de contenido fácil de conectar es la clave para reducir el tiempo perdido en las reuniones. Las pantallas de panel plano interactivas de ViewSonic® son una plataforma abierta que le permite conectarse, colaborar y transmitir de forma sencilla.

• No es necesario elegir solo una.
• Utilice las funciones de cada una de ellas que mejor se adapten a las necesidades de su empresa.
• Iniciar rápido las reuniones es algo importante. El tiempo perdido se acumula en más de una forma.
• Getting going quickly boosts meeting productivity. The best meeting room solutions increase start-up efficiency by reducing time wasted connecting video calls and displaying content.

Ponerse en marcha rápido impulsa la productividad de las reuniones. Las mejores soluciones para salas de reuniones aumentan la eficiencia de la puesta en marcha al reducir el tiempo que se pierde en conectar las videollamadas y visualizar el contenido.

Las pantallas de panel plano interactivas ViewBoard® de ViewSonic® simplifican el proceso de organizar, unirse y participar en reuniones por video. Vienen precargadas con los software ViewBoard Cast, QuickLaunch y myViewBoard.

Las soluciones para reuniones de nivel empresarial de ViewSonic, que ofrecen una facilidad inmediata, son eficientes, seguras y fáciles de usar. Además de reducir el tiempo de inicio de las reuniones, las soluciones confiables de ViewBoard pueden reducir de forma considerable la necesidad de que intervenga el personal de TI.

ViewBoard Cast

ViewBoard Cast, integrado en cada IFP, ofrece una colaboración prácticamente instantánea. Después de descargar la aplicación por única vez (vCastSender), los usuarios entran en cualquier sala y comparten fácilmente contenido desde cualquier dispositivo Windows, Mac, Android o Chrome. Los códigos PIN permiten a los presentadores autorizar el uso compartido y restringir la transmisión a aquellos que tienen el PIN.

• Calificación de la productividad de las reuniones: muy buena

Es una solución sencilla, fácil de usar y que ahorra tiempo para la colaboración inmediata y el intercambio entre plataformas. Reduce la carga de costos, no tiene tarifa de suscripción y prácticamente no hay necesidad de intervención o capacitación de TI. Es ideal para el intercambio en salas de conferencias de la oficina, salas de reuniones pequeñas, salas de juntas y espacios de reuniones ad hoc equipados con una pantalla ViewSonic.

• Comparta con un solo clic prácticamente cualquier contenido: multimedia, documentos y archivos en la nube.
• Comparta desde cualquier dispositivo Windows, Mac, Android o Chrome.
• Los participantes que tienen dispositivos Android e iOS pueden recibir contenido duplicado desde la ViewBoard.
• Los usuarios de dispositivos Android e iOS pueden anotar en sus dispositivos y transmitir en la pantalla en tiempo real.

QuickLaunch

Quicklaunch, otra aplicación precargada para la comodidad de las reuniones, es una interfaz de sala de reuniones simple y segura que ofrece facilidad con un solo toque desde cualquier pantalla ViewBoard. QuickLaunch ofrece una interfaz uniforme y muy fácil de usar que permite a los usuarios unirse a reuniones, iniciar aplicaciones, lanzar sitios web, acceder al contenido y compartir pantallas de dispositivos, todo con un solo clic. Creado teniendo en cuenta la seguridad, QuickLaunch protege los datos confidenciales con una función de Reinicio de sala (Room Reset) y la opción de bloquear y restringir el uso.

• Calificación de la productividad de las reuniones: aún mejor

Las características de seguridad avanzadas, la compatibilidad con cualquier hardware de PC y la capacidad de utilizar cualquier aplicación de PC convierten a QuickLaunch en una solución de nivel empresarial sobresaliente para aumentar la eficiencia de las reuniones. Se puede iniciar cualquier aplicación de videoconferencia con un solo toque. La interfaz uniforme y el despliegue de numerosas funciones con un solo toque ahorran tiempo considerable y mantienen el enfoque en el tema en cuestión.

• Las llamadas de video/web con un solo toque son compatibles con más de 30 proveedores de conferencias.
• Colabore, comparta dispositivos, acceda al contenido y mucho más, todo con un solo clic.
• La función Reinicio de sala limpia temporalmente archivos, caché y más, entre reunión y reunión.
• El modo Bloqueo restringe el uso de la PC de la sala de reuniones.

MyViewBoard

Diseñado para satisfacer las demandas de las empresas líderes, el software de pizarra digital myViewBoard aumenta la productividad de las reuniones con una gama de funciones de colaboración fundamentales. La seguridad a nivel empresarial, las herramientas de anotación y las llamadas con un solo toque con el software Zoom VC integrado se combinan para potenciar la conectividad y la colaboración eficaces y de inicio rápido. MyViewBoard.com ofrece portabilidad segura basada en la nube.

• Calificación de la productividad de las reuniones: la mejor

Las funciones integrales de calidad empresarial aumentan la productividad de las reuniones y permiten maximizar los beneficios de su pantalla ViewBoard. Las llamadas de video/web de inicio rápido de Zoom mantienen el enfoque en los objetivos de la reunión. El almacenamiento en la nube ofrece comodidad portátil y facilidad de uso. La seguridad de calidad empresarial evita el robo de datos.

• Inicio de llamadas web/video con un solo toque gracias al software incorporado de videoconferencia Zoom.
• La portabilidad basada en la nube permite que los usuarios almacenen, recuperen y utilicen rápidamente documentos e imágenes desde cualquier lugar.
• La característica de transmisión integrada permite a los usuarios remotos compartir y participar en tiempo real.
• Reconocimiento de escritura fácil de usar que transforma las palabras escritas a mano en texto tecleado.
• La superficie con funciones completas incluye una variedad de herramientas de anotación que impulsan el trabajo en equipo y la colaboración.
• Protegido con el cifrado AES-256 para obtener una seguridad de bloqueo de nivel empresarial.

Mezcle y Combine para Aumentar la Productividad de las Reuniones

Una de las mejores características de las soluciones para salas de reuniones de ViewSonic es que no es necesario elegir solo una. Las tres vienen precargadas y listas para usar con cada pantalla interactiva ViewBoard de ViewSonic. Además, todas ofrecen una facilidad intuitiva para que los usuarios puedan probarlas y elegir las características que mejor se adapten a sus necesidades.