Görüşme odaları – ve daha az yapılandırılmış görüşme alanları – resmi olmayan, eş düzeyde çalışanlar arası iletişim için tasarlanmış ortak çalışma alanlarıdır. İş arkadaşlarınızla veya sınıf arkadaşlarınızla beyin fırtınası yapmak veya bir araya gelmek için mükemmel olan görüşme odaları, modern çalışma alanlarının popüler bir parçası haline geliyor. Ve doğru teknolojiyle donatıldığında, görüşme alanı küçük bir ekip için güçlü bir iş istasyonu haline gelir.

Görüşme odaları ve avantajları hakkında aşağıda daha fazla bilgi edinin veya etkili iş işbirliği hakkında daha fazla bilgi için işbirliği çözümleri sayfamızı ziyaret edin.

Görüşmeı odaları, alanı verimli bir şekilde kullanmak için değişen demografik özelliklerin ve finansal zorunlulukların bir sonucudur. Toplanma şeklimizde değişimi yönlendirmeye devam ediyorlar. Geleneksel toplantı odaları ise daha büyük toplantılarda önemli bir rol oynamaya devam ediyor.

Bununla birlikte, görüşme odaları ve görüşme alanları, daha acil ve samimi toplantılar düzenlemenin önemli bir yolu olarak çoğalmaktalar. İkisi arasında doğru dengeyi bulmak, üretken çalışma süresinin artmasına ve boşa harcanan alanın azalmasına faydası olabilir.

Görüşme Odaları: Kimin İhtiyaç Duyar?

Evet, görüşme odaları çok revaçta. Ancak bunların yalnızca bir tasarım trendinden çok daha fazlası olduğunu bilmemiz gerekir. Görüşme odaları, maliyet tasarrufu sağlaması gibi önemli ticari avantajlar sağlar. Görüşme odaları, resmi toplantı odasının antitezidir.

Birkaç çalışanın hızla bir araya gelmesini sağlayan küçük, kullanışlı toplanma alanlarıdır. Hantal rezervasyon işlemlerini ortadan kaldırırlar. spontane konuşmalar için idealdirler. Görüşme alanları duvarları yok eder ve açık alanlarda aynı amaca hizmet ederler. Her iki durumda da, görüşme alanları samimi yakınlığı ve kolay işbirliğini kolaylaştırır.

2003 yılında bir BT yönetim şirketi tarafından “görüşme odaları” olarak adlandırıldılar. Bugün, ekip çalışmasını geliştiren bu alanlar orman yangını gibi yayılıyor. Endüstri analistleri, her grup video odası için 20 – 25 görüşme odası olduğunu tahmin ediyor. Dünya çapında 1,5 – 2 milyon grup video odası ile görüşme odası sayısının 30-50 milyon olması öngörülüyor.

Görüşme Odalarının Temel Özellikleri

Sektör gözlemcileri aynı fikirde: görüşme odaları artıyor. Birkaç temel özellik, görüşme odalarını ve bunların tipik konferans salonlarıyla nasıl bir tezat oluşturduğunu tanımlıyor. Kurulu mobilya veya teknolojiden bağımsız olarak, görüşme alanları şunlardır:

• Küçük ve samimi. Görüşme alanları tipik olarak 2 ila 5 kişilik grupları barındırır.
• Gayri resmi. İş arkadaşlarınızla hızlı bir sohbete mi ihtiyacınız var? Görüşme odaları, gerektiğinde bunun içindir. Rezervasyon özgürlüğü önemli bir faktördür.
• Çok yönlü. Görüşme alanları, herhangi bir iş hedefini desteklemek için gerektiğinde mevcuttur. Bu ihtiyaçları desteklemek için bir dizi mobilya, ekipman ve teknoloji ile donatılmıştır.
• Her şey spontan işbirliği. Görüşme odaları, kendiliğinden, işbirliğine dayalı bir bilgi akışı sağlar.

Aşağıdakiler için sessiz, kapalı bir alan sağlayarak, üretken çalışmayı teşvik ederler:

• Ekip proje toplantıları
• Müşteri toplantıları
• Beyin fırtınası seansları
• Ekip toplantısı veya yönetici/çalışan bire bir görüşmesi
• Bire bir görüşme veya küçük grup sunumları
• Seyahat eden/uzaktan çalışanlar için özel alan

Görüşme Odalarının Popülaritesi Neden Artıyor?

İş adamları beyin fırtınası yapmak, strateji oluşturmak ve plan yapmak için gayri resmi olarak buluşurlar. Ancak bugün, birkaç önemli eğilim, yerlerin bunu yapma arzusunu körüklüyor. Bunlar arasında:

• Açık alan planı
• Mobil teknoloji
• İşbirliğine dayalı iş akışlarında artış
• Değişen demografi
• Alanı verimli kullanmak için finansal baskılar

Açık Alan planı

Trend belirleyen Silikon Vadisi şirketleri açık kat planına öncülük ettiler. Bunlar açık, bölüm içermeyen çalışma alanına sahiptirler. Yüksek çalışma bölümü duvarları yoktur. Açık planlar, mobil zihniyet için doğal bir uyumdur – kişisel cihazları kullanma ve ofiste daha az zaman harcama tercihi. Son on yıldır çalışma kabinli katları solluyorlar. Bugün, ABD ofislerinin yaklaşık %70’i bir tür açık kat planı içermektedir.

Açık kat planı, işbirliğini artırdığı için övülüyor. İşyerinde bilgi akışını teşvik ediyor. Maliyet düşürücü avantajlar için benimsenen açık düzenler, maliyetleri en aza indirirken mevcut alanı en üst düzeye çıkarır. Bu, çalışma kabinlerinin daha az kullanıldığı muhteşem telekomünikasyon çağında faydalıdır. Açık alan aynı zamanda küçük, resmi olmayan konuşmalar için kullanılan alanları da ortadan kaldırır: Özel ofis, hatta kısmen kapalı kübik ofis. Görünüşe göre çalışanlar, meslektaşlarıyla buluşmak için kapalı alanlar arıyordu. Çözüm: görüşme odası.

Mobilite

Mobil teknoloji ne zaman, nerede ve nasıl çalıştığımız konusunda devrim yaratıyor. Seyahat eden veya uzaktan çalışan daha fazla kişiyle, ofiste tam zamanlı çalışan sayısı daha azalıyor. Bu durum, değerli ofis gayrimenkullerini boş bırakır. Ofiste olanlar genellikle masaya bağlı bir şirket bilgisayarı üzerinden kendi cihazlarını seçerler. Görüşme odası, maliyet tasarrufu sağlayan, üretkenliği artıran bir çözüm sunar. Binada uzak ve seyahat eden çalışanlar olduğunda, görüşme odaları kullanılmayan ofisler olarak hizmet vermektedir.

İşbirliğine Dayalı İş Akışında Artış

İşbirliğinin değeri büyümeye devam ediyor. Bu nedenle, şirketler giderek dağıtılmış çalışma ekiplerine daha fazla güvenir oldular. Geleneksel toplantı odaları, teoride, ayrı projeler üzerinde çalışan iki veya üç grubu barındırabilir. Ancak bu, dikkatin dağılmasına, mahremiyet kaybına ve üretkenliğin azalmasına neden olur. Bunun alternatifi, bir grubun zaman ayırmasına ve bu büyük toplantı odasını kullanmasına izin vermektir. Ancak bu, aceleye, gecikmelere ve eksik iletişime neden olabilir. Yine, görüşme odaları mantıklı çözümdür.

Değişen Demografi

Millenium çocukları – 18 ila 34 yaş arasındaki 55 milyon yetişkin Amerikalı teknolojiyle çevrili bir çağda dünyaya geldi. Bugünün işgücünün %30’unu oluşturuyorlar (en büyük yaş grubu). Yeni teknolojilere uyum sağlamak zorunda değiller çünkü onlarla doğdular. Bunun ABD işyeri üzerinde büyük bir etkisi bulunuyor. Y kuşağı, önceki nesillere kıyasla belirgin şekilde farklı çalışma tarzlarına ve beklentilerine sahip. En son teknoloji araçlarından tamamen yararlanmayı umuyorlar.

Millenium çocukları, akran ilişkileri tarafından oldukça kolay motive olurlar. İşbirliği için can atarlar; ekipler halinde en iyi şekilde çalışırlar ve sık geri bildirim almayı severler. En son teknolojilerle çalışmak konusunda tutkulular. Y kuşağının 2020 yılına kadar işgücünün %40’ını ve 2025 yılına kadar %75’ini oluşturması bekleniyor. Ekip tabanlı bir işyeri ortamını destekleme ihtiyacı da aynı şekilde artmaya devam edecek. Görüşme alanları, bu tür bir etkileşim için ideal bir yer sağlar.

Lüks Toplantı Odalarının Yetersiz Kullanımı

Tasarım gereği, toplantı odalarının büyük toplantılara ev sahipliği yapması amaçlanmıştır. Genellikle sınıfının en iyisi AV teknolojileriyle donatılmışlardır ve genellikle etkilemek için döşenmişlerdir. Önemli müşteriler ve tedarikçilerle yapılan toplantılar için marka vitrini görevi görürler. Ancak, görüşme odalarının yokluğunda, küçük gruplar genellikle dahili toplantılar için bu büyük toplantı odalarını ayırırlar. Görüşme odaları eklemek, şirketlerin vitrin toplantı olanaklarını daha uygun şekilde kullanmasını ve zamanlama çakışmalarını ortadan kaldırmasını sağlar.

Büyük Faydalı Küçük Alanlar

Görüşme alanlarının ve odalarının yükselişinin arkasındaki güçler açıktır. Bu alanların getirdiği faydalar da aynı şekilde açık ve geniş kapsamlıdır. Görüşme alanının faydaları şunları içerir:

• Toplantı odalarını uygun kullanım için korumak
• Alanın uygun maliyetli kullanımını sağlamak
• Dağınık düzende bir işgücü için kullanılabilir alan sağlamak
• Açık kat planları içinde odak alanları sağlayın
• Acil ihtiyaçlara destekleyici olmak adına spontane toplantılara izin verin
• Etkin ekip çalışması ve işbirliğini artırın
• Günümüz işgücünün çalışma tarzını destekleyin
• Yaratıcılığı ve problem çözmeyi artırın
• Verimliliği ve üretkenliği artırın

Etkin Görüşmeı Odaları Nasıl Kurulur ve Donatılır

Görüşme alanlarını değerli kılan nitelikler, donatılmalarını da zorlaştırıyor. Görüşme odaları genellikle yanlış anlaşılan, yanlış yönetilen ve yeterince takdir edilmeyen alanlardır. En büyük risklerden biri, şirketlerin görüşme alanlarını küçültülmüş toplantı odası olarak ele alabilmesidir. Bu yaklaşımın dezavantajları arasında, görüşme odalarının daha büyük toplantı alanlarının tamamen yerini alabileceğini düşünmek yer alıyor.

Bunun tersi endişe, görüşme alanlarını toplantı odaları kadar sağlam bir şekilde donatmanın, spontanlığı, samimiyeti vegayri resmi olma özelliklerini azaltacağıdır. Bu bilmece, etkili bir görüşme alanının nasıl donatılacağını belirlemeyi zorlaştırabilir. Infocom muhabiri Dan Daley, “Bir görüşme odasına duyulan ihtiyaç açıksa, özellikle ses ve video teknolojisi açısından tanımı daha az açıktır” diyor.

“TANIMLAYICI KARAKTERİSTİKLERİNDEN BİRİ, KATI OTOMATİK ZAMANLAMA SİSTEMLERİNDEN MUAF OLARAK SPONTANE OLARAK UYGULANABİLİRLİĞİDİR. BİR GÖRÜŞME ODASI VEYA ALANI YİNE DE TEMEL SES/VİDEO VE BİLİŞİM ÜRÜNLERİYLE DONATILMIŞ OLMALIDIR.BU BİLEŞENLER BİR GÖRÜŞME ODASINI HAREKETLİ BİR HEDEF OLARAK TANIMININ ÖNEMİNİ ARTIRMALIDIR.”  

Dan Daley,
Bring Us Your Huddled Masses – To Collaborate on infocomm.org

Görüşme odaları, standart toplantı odalarından farklı görünmeli ve hissettirmelidir. Ek olarak, tasarımları her şirketin ihtiyaçlarına göre değişmelidir. Ayrıca herhangi bir işletme içinde değişebilir. Görüşme alanları bir formalite sürekliliği içine girebilir. Bazı görüşme alanları kanepeler ve puf koltuklarla donatılabilir ve rahat beyin fırtınası yapabilir. Diğerleri yüksek masa ve taburelerle kafe tarzı bir sohbeti çağrıştırabilir. Bazılarında geleneksel, küçültülmüş toplantı masaları, sandalyeler ve beyaz tahtalar bulunur. Herkese uyacak görüşme alanı diye bir şey yoktur. En iyi ihtimalle, seçenekleri kapsayan birkaç kurulum üzerinde anlaşılır gibi görünüyor. Bunlar, minimalist, basit, orta ve üst seviye olan görüşme odaları ve/veya alanlarını içerir.

Minimalist Görüşme Alanları

Sürecin uzak ucunda, ortak çalışma alanları bir odadan bile vazgeçer. Bunlar, bir alan içinde alan belirlenerek oluşturulur. Gayri resmi konuşmaları sağlamak için gruplandırılmış mobilyalarla tanımlanabilirler. Çalışanlar sohbet etmek için uğrayabilir. Veya bir video konferans veya işbirliği uygulaması başlatmak için kişisel cihazları kullanabilirler. Mobilyalar ve ekipmanlar tipik olarak küçük bir masa, birkaç sandalye ve (nadiren) bir hoparlör ve mikrofon içerir.

Temel Görüşme Odaları ve Alanları

En temelde, duvarlı bir görüşme odası, -4 sandalyeli merkezi bir eşya (masa veya başka mobilyalar) içerecektir. Bir veya daha fazla beyaz tahta veya bir ekran içerecektir.¹⁶ Bununla birlikte, bazı Ses/Video ve alan planlama profesyonelleri, temel toplantı odaları için daha yüksek bir çıta belirlemekteler. Hoparlörlü ve mikrofonlu bir konferans sistemi eklemenizi önerirler. Ayrıca, kısa mesafeli bir projektör veya dokunmatik ekran ve içerik paylaşımı için bir işbirliği uygulaması eklemenizi önerirler. Bölmeler, cam duvarlar veya diğer tasarım özellikleri ile ofisten ayrılabilirler.

Basit görüşme alanları genellikle Steelcase gibi ofis mobilyası üreticilerinin sistemlerine dayanır. Tipik yapılandırma, şarj ve bağlantı için entegre teknolojiye sahip küçük bir masa içerir. Buna iki ila altı sandalye ve bir ila üç ekran dahildir. Bu alanlar genel ofis alanıyla bütünleşmiştir ancak daha resmidir ve minimalist bir görüşme alanından daha fazla teknolojiye sahiptir.

Orta-seviye-Görüşme-Odaları

Pek çok şirket, gelişmiş kapalı kapı ardında işbirliği için görüşme odalarını ek teknoloji ile donatıyor. Bu, tavana veya masaya monte edilmiş hoparlörleri ve mikrofonları, kulaklıkları ve bir video konferans kamerasını içerebilir. Bu odalarda telefon ve ağ bağlantısı bulunabilir. Ayrıca bir LED ekran veya interaktif ekran/projeksiyon cihazı ile görüntülemeyi genişletebilirler. Kullanıcıların kişisel cihazlarından içerik akışı yapmalarını sağlamak için teknoloji sağlanabilir.

Üst-seviye-Görüşme-Odaları

Kapsamlı bir şekilde donatılmış görüşme odaları normdan uzakta kalmaktadır. Bu odalar mini toplantı odaları olma riski taşır. Bu, görüşme odalarını güçlü işbirliği alanları yapan spontanlığı kaybetmelerine neden olabilir. Bununla birlikte, Ses/Video analistleri, üst düzey toplantı odalarının çok çeşitli işbirlikçi işlevleri etkinleştirmek için araçlar sunduğunu kabul ediyor. Bu zenginleştirilmiş odalar, tipik görüşme odalarında sunulan yeteneklere eklenir. Duvara monte dijital ekran veya yerleşik video konferans sistemleri içerebilirler.

İşbirliği yazılımı, çoklu ekran paylaşımına izin verirken, ekranlar dokunmatik ekran işlevselliği sunabilir. Son derece gelişmiş odalarda, bağımsız telebulunma robotları, telebulunma özellikli tabletler veya masaüstü ekranları da mevcut olabilir. Bazı şirketler oda rezervasyonu planlama uygulamaları içerir. Bunlar, uzun projelerde işbirliği yapan ekiplerin kullanımına uygun şekilde tasarlanmıştır. Yer ayırma özelliği zamandan tasarruf sağlar ve bir günün sonunda işi kaldırma ve bir sonraki gün yeniden kurma ihtiyacını ortadan kaldırarak verimliliği artırır.18

Verimli Görüşme Odaları için Teknoloji

ViewSonic®, 25 yılı aşkın bir süredir kuruluşa yenilik sağlayan, dünya çapında lider bir görsel çözüm sağlayıcısıdır. Verimli görüşme odaları ve alanları için ideal olan geniş bir ürün yelpazesi sunmaktan gurur duyuyoruz.

Çok Yönlü Ekran Seçenekleri

ViewSonic, herhangi bir görüşme alanına tam olarak oturmasını sağlamak için çeşitli boyutlarda ekranlar sunar. 32″ ile 98″ arası ticari sınıf geniş ekranlar, yüksek görünürlük ve duvara monte kullanım sağlar. ViewSonic interaktif ekranları, tablet veya akıllı telefonun tanıdık hissi ile etkileşimi teşvik eder ve işbirliğini güçlendirir.

Çizilmeye karşı dayanıklı camı ve yuvarlatılmış köşeleri ile dayanıklılık için tasarlanan bu ekranlar, günümüzün talep gören küçük görüşme odaları için yeterince sağlamdır. Pürüzsüz, duyarlı dokunuşlarını korurken sürekli kullanıma dayanırlar.

İnteraktif ekranlar, video konferansın ticari faydalarını artırır. Buna karşılık, toplantılarda boşa harcanan zamanın azaltılmasına yardımcı olurlar. İnteraktif modeller, masaüstü için 22″ ile 27″ arası boyutlarda mevcuttur. Duvara monte ticari sınıf modeller 32″ ile 98″ arası boyutlarda gelir.

Projeksiyon

Projeksiyon cihazlarımız dayanıklı, kompakt ve uygun maliyetlidir; bu da onları birçok şirket için olağanüstü bir seçenek haline getirir. ViewSonic kısa mesafeli projeksiyon cihazları, samimi görüşme alanlarında büyük, belirgin görüntüler sağlar. Olağanüstü işlevsellik için bir dizi çığır açan teknoloji sunarlar. Bunlara canlı, gerçeğe yakın görüntüler için SuperColor™ ve odayı dolduran ses için SonicExpert® de dahildir. Gizli PortAll® bölmesi, kolay kablosuz medya akışı sağlar. Projektörleri ağa bağlama özelliği, tüm görüşme odası projeksiyon bileşenlerinin tek bir bilgisayardan kolay yönetimini ve bakımını sağlar.

İçerik Paylaşımı

İçeriği bir ekranda kolayca paylaşma özelliği, bir çalışma grubunun işbirliği becerilerini geliştirir. İdeal olarak, bir görüşme odasına giren herkes içeriğini hızlı bir şekilde bağlayabilir, paylaşabilir ve değiştirebilir. ViewSonic, bu işlevselliği çeşitli teknolojiler aracılığıyla sunar. Bunlara Windows için ViewBoard Cast ve Intel Unite dahildir.

Windows için ViewBoard Cast, dört adede kadar kullanıcının herhangi bir dijital cihazdan içerik paylaşmasına izin verir. Kablolardan kurtulma, ani gelişen toplantılara kolaylık ve üretkenlik katar. İçeriği gerçek zamanlı olarak açıklama yeteneği, üretkenliği artırır. Katılımcılar daha sonra içeriği bir ViewSonic geniş formatlı ekrana aktarabilir ve paylaşabilir.

Intel Unite, işbirliğine dayalı toplantılar için üstün kurumsal performans ve güvenlik sunar. Kolay, kablosuz bağlantı sunan Intel Unite çözümü, daha fazla üretkenlik için toplantıları hızlandırır. Intel Unite, ViewSonic® ViewBoard® İnteraktif Düz Panel Ekranlarla kolayca entegre olur ve çalışanların kurumsal ağ bağlantısı olan herhangi bir yerden ve neredeyse her cihazdan gerçek zamanlı olarak toplantı içeriğine bağlanmasına ve etkileşime girmesine olanak tanır.

Intel Unite, Zoom, Go to Meeting, Logitech, Outlook Express ve çok daha fazlası gibi önde gelen kurumsal uygulamalar ve eklentilerle sorunsuz entegrasyon sağlayarak, Unite platformu içinden tercih ettiğiniz konferans araçlarını başlatmayı kolaylaştırır.

Görüşme alanınıza dahil edilecek İçerik Paylaşımı özellikleri:

• Masa veya dünya genelinde ekran paylaşımı
• Odadaki katılımcılarla HD video ve ses paylaşımı
• Hızla başka bir katılımcının ekranına geçip, aynı anda birden çok ekranı paylaşma
• Ekranda ek açıklamalar yapma ve dosyaları anında paylaşma

Görüşme Alanları Uzun Mesafeler için Faydalar Sağlıyor

AV analistleri, görüşme odalarının uzun süre buralarda olacağı konusunda hemfikir. Bu uygun maliyetli, işbirliğini artıran alanlar, mimarların yeni ofis geliştirme planlarında giderek daha fazla yer alıyor. Bununla birlikte, görüşme odaları ve alanları, daha acil ve samimi toplantılar düzenlemenin önemli bir yolu olarak çoğalacaktır. Şirketinizin ihtiyaçları için ikisi arasında doğru dengeyi bulmak, üretken çalışma süresinin artmasına ve boşa harcanan alanın azalmasına neden olur.

Bu makaleyi beğendiyseniz, toplantı alanlarınız için bir sunum ekranının nasıl seçileceğine ilişkin ayrı bir makale de ilginizi çekebilir. Veya etkin kurumsal işbirliğine ilişkin daha fazla bilgi için işbirliği çözümü sayfamızı ziyaret etmekten çekinmeyin.