Cómo Configurar las Salas de Reuniones Pequeñas y Por qué Debería Usarlas

Espacios de Reunion – y cualquier otro espacio de reunion flexible – son todos aquellos espacios que estar diseñados para reuniones informales que pueden ser hechas colega a colega, para una comunicación mas personal. Perfectos para discutir ideas y profundizar en temas con colegas o compañeros de clase. Los espacios de reuniones se están volviendo una adición popular a cada espacio de trabajo moderno. Después de haber sido equipados con la tecnología correcta, un espacio de reunion se volverá una estación poderosa de trabajo para equipos de trabajo pequeños. 

Aprende mas acerca de los espacios de reuniones y sus beneficios abajo

Las salas para reuniones pequeñas son el resultado de los cambios en la demografía y los mandatos financieros de hacer un uso eficiente del espacio. Siguen impulsando el cambio en la manera en que nos reunimos. Las salas de conferencias tradicionales siguen teniendo un papel importante para reuniones más grandes.

No obstante, las salas y los espacios para reuniones pequeñas proliferan como una manera importante de realizar encuentros más inmediatos y cercanos. Encontrar el equilibrio justo entre los dos puede producir un aumento en el tiempo de trabajo productivo y una disminución en el desperdicio de espacio.

Salas para Reuniones Pequeñas: ¿Quién las Necesita?

Sí, las salas para reuniones pequeñas son furor. Sin embargo, son más que una mera tendencia de diseño. Las salas para reuniones pequeñas ofrecen beneficios comerciales atractivos, y especialmente permiten ahorrar costos. Las salas para reuniones pequeñas son la antítesis de la sala de conferencias formal.

Son espacios de reunión pequeños y convenientes que permiten que unos pocos empleados se reúnan rápidamente. Eliminan los incómodos procesos de reserva. La prioridad es la conversación específica. Los espacios para reuniones pequeñas dejan de lado las paredes y tienen el mismo fin en espacios abiertos. De cualquier manera, las áreas para reuniones pequeñas facilitan la cercanía informal y fomentan la colaboración.

Cómo Configurar las Salas de Reuniones Pequeñas y Por qué Debería Usarlas

En 2003 una empresa de gestión de TI las denominó de esta manera.2 En la actualidad, estos espacios que fomentan el trabajo en equipo corren como reguero de pólvora. Los analistas de la industria estiman que hay entre 20 y 25 salas para reuniones pequeñas por cada sala grupal de video. Con un número estimado entre 1,5 y 2 millones de salas grupales de video en el mundo, se espera que el número de salas para reuniones pequeñas llegue a estar entre 30 y 50 millones.3

Características principales de la sala para reuniones pequeñas

Los observadores de la industria concuerdan: las salas para reuniones pequeñas están en auge. Algunas funciones clave definen a las salas para reuniones pequeñas. Contrastan con las típicas salas de conferencias. Dejando de lado el mobiliario instalado o la tecnología, las salas para reuniones pequeñas son:

  • Pequeñas y privadas. En general tienen capacidad para entre 2 y 5 personas.
  • Informales. ¿Necesita tener una conversación breve con sus compañeros? Las salas para reuniones pequeñas le permiten usarlas cuando las necesite. La liberta de que no exista una planificación es un factor clave.
  • Versátiles. Los espacios para reuniones pequeñas están disponibles cuando los necesite para respaldar cualquier objetivo comercial. Cuentan con una variedad de muebles, equipos y tecnología para respaldar dichas necesidades.
  • Lo principal es la colaboración espontánea. Las salas para reuniones pequeñas permiten el flujo espontáneo y colaborativo de la información.

Fomentan el trabajo productivo al ofrecer un espacio cerrado y silencioso para:

  • Proyectar reuniones de equipo
  • Reuniones con clientes
  • Sesiones de generación de ideas
  • Reuniones de personal o reuniones individuales de gerentes y empleados
  • Hacer presentaciones uno a uno o ante grupos pequeños
  • Espacio privado para empleados que viajan/remotos

¿Por qué las salas para reuniones pequeñas adquieren cada vez mayor popularidad?

No es novedad que los empresarios se encuentran de manera informal para generar ideas, estrategias y planes. Sin embargo, en la actualidad varias tendencias clave impulsan el deseo de tener un espacio para hacerlo. Entre ellas se encuentran:

  • Planta abierta
  • Tecnología móvil
  • Aumento en los flujos de trabajo de colaboración
  • Cambio de demografía
  • Presión financiera para hacer un uso eficiente del espacio

Planta abierta

Las empresas de Silicon Valley que marcan tendencias fueron las pioneras en la planta abierta. Tiene espacios de trabajo abierto, libre de particiones. No hay cubículos con paredes elevadas. Los planes abiertos son una combinación natural para la mentalidad móvil: una preferencia de usar los dispositivos personales y pasar menos tiempo en la oficina. Durante la última década han ido reemplazando a los cubículos. En la actualidad, cerca del 70% de las oficinas de los Estados Unidos incluyen algún tipo de planta abierta.4

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El plan abierto es elogiado ya que mejora la colaboración Fomenta el flujo de información en el lugar de trabajo. Adoptada por las ventajas en la reducción de costos, los diseños abiertos maximizan el espacio existente y minimizan los costos. Esto resulta útil en la era de mayor telecomunicación, en la que los cubículos se usan menos.5 El espacio abierto también elimina las áreas que se usan para conversaciones informales. La oficina privada. Son cubículos parcialmente cerrados. Los empleados, a su vez,buscaban espacios cerrados para reunirse con colegas. La solución: la sala para reuniones pequeñas.

Movilidad

La tecnología móvil ha revolucionado el momento, el lugar y la manera en que trabajamos. Debido a que más empleados en todas las industrias viajan o trabajan de forma remota, hay menos trabajando todo el tiempo en la oficina. Esto deja vacantes los espacios de oficina.6 Quienes están en la oficina suelen elegir sus propios dispositivos en lugar de una PC de escritorio proporcionada por la empresa. La sala para reuniones pequeñas ofrece una solución que aumenta la productividad y ahorra costos. Cuando los trabajadores remotos y los que suelen viajar se encuentran en el edificio, las salas para reuniones pequeñas sirven como oficinas que en algún momento se dejaron de utilizar.

Aumento en los flujos de trabajo de colaboración

El valor de la colaboración sigue creciendo. Por tanto, las empresas dependen cada vez más de los equipos de trabajo distribuidos geográficamente. Las salas de conferencias tradicionales, en teoría, pueden alojar a dos o tres grupos que trabajan en proyectos diferentes. Sin embargo, esto produce distracciones, pérdida de privacidad y menor productividad. La alternativa es permitir que un grupo por vez reserve y utilice esta gran sala de reuniones. No obstante, esto puede provocar retrasos, conversaciones apresuradas o incompletas. De nuevo, las salas para reuniones pequeñas son la solución lógica.

Cambio de demografía

Los Millennials, los 55 millones de adultos estadounidenses entre los 18 y 34 años de edad, alcanzaron la mayoría de edad rodeados de tecnología. Representan el 30% de la fuerza laboral actual (el segmento más amplio).7 No tuvieron que adaptarse a las nuevas tecnologías.8 Nacieron con ellas. Esto está teniendo un impacto impresionante sobre el lugar de trabajo estadounidense. Los Millennials tienen, sin lugar a dudas, estilos y expectativas laborales diferentes que las generaciones anteriores. Esperan aprovechar cabalmente las herramientas tecnológicas más modernas.

Los Millennials se encuentran altamente motivados por la relación con sus pares. Ansían la colaboración, trabajan mejor en equipo y les gusta recibir feedback con frecuencia. Los apasiona trabajar con la tecnología más reciente.Se espera que para el 2020 los Millennials representen el 40% de la fuerza laboral y el 75% para el 2025. La necesidad de respaldar un clima basado en el equipo en el lugar de trabajo probablemente seguirá aumentando.10 Los espacios para reuniones pequeñas ofrecen un lugar ideal para este tipo de interacción.

Poco uso de salas de conferencia premium

Por diseño, las salas de conferencia estándar están destinadas a albergar a una gran cantidad de personas. En general están equipadas con las tecnologías audiovisuales de mejor calidad. Estas salas, a menudo amuebladas para impresionar, son la representación de la marca para las reuniones con clientes importantes, proveedores y otros socios. No obstante, ante la falta de salas para reuniones pequeñas, los pequeños grupos de empleados a menudo reservan estas salas para las reuniones internas. Con la llegada de las salas de reuniones pequeñas, las empresas pueden utilizar de mejor modo las instalaciones para presentaciones y conferencias, al tiempo que eliminan los conflictos de programación.11

Pequeños espacios con grandes beneficios

Están claras las fuerzas detrás del aumento en los espacios para reuniones pequeñas y las salas para reuniones pequeñas. Los beneficios que traen estos espacios también son claros y amplios. Los beneficios del espacio para reuniones pequeñas incluyen:

  • Preservar las salas de juntas para el uso adecuado
  • Permitir un uso eficiente del espacio
  • Ofrecer espacio disponible para una fuerza de trabajo distribuida geográficamente.
  • Ofrecer áreas de enfoque dentro de plantas abiertas
  • Permitir las reuniones espontáneas para satisfacer reuniones inmediatas
  • Aumentar el trabajo en equipo y la colaboración efectivos
  • Respaldar el estilo de trabajo de la fuerza laboral actual
  • Fomentar la creatividad y la resolución de problemas
  • Mejorar la eficacia y la productividad

Cómo preparar y equipar salas para reuniones pequeñas eficaces

Las cualidades que hacen de las salas para reuniones pequeñas algo tan valioso también hace que sea difícil equiparlas. Las salas de reuniones pequeñas a menudo son espacios poco comprendidos, mal organizados y poco valorados.12 Uno de los grandes riesgos que corren las empresas es tratar a los espacios para reuniones pequeñas como salas de juntas en miniatura. Entre las desventajas de este enfoque se encuentra pensar que una sala de reuniones pequeñas pueden reemplazar a los espacios de reunión más grandes.

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La preocupación inversa es que equipar a las salas para reuniones pequeñas como salas de juntas reducirá su capacidad para la inmediatez, la intimidad y la informalidad.13 Esta cuestión puede dificultar la tarea de determinar cómo equipar un espacio efectivo para reuniones pequeñas. «Si bien está clara la necesidad de un espacio para reuniones pequeñas, lo que implica, especialmente en términos de tecnología audiovisual, no está tan claro», comenta Dan Daley, periodista de Infocom.

Una de sus características definitorias es su disponibilidad ad hoc, sin sistemas de programación automatizados rígidos. Sin embargo, una sala para reuniones pequeñas debe contener componentes AV y de TI básicos para ser útil. Cuáles son exactamente esos componentes sirve para enfatizar por qué la definición técnica de una sala para reuniones pequeña es un objetivo móvil.14

Dan Daley,

Bring Us Your Huddled Masses – To Collaborate on infocomm.org

Las salas para reuniones pequeñas deben verse y sentirse muy diferentes a las salas de reuniones estándar. Además, su diseño debería variar en función de las necesidades de cada compañía. También puede variar dentro de una empresa en particular. Los espacios para reuniones pequeñas pueden caer dentro de un continuum de formalidad. Algunos espacios para reuniones pequeñas pueden prepararse con sofás y pufs para llamar a la reflexión relajada. Otros pueden evocar conversaciones al estilo de cafetería con mesas altas y taburetes; y algunos cuentan con mesas de reuniones de tamaño más pequeño, sillas y pizarras. No existe un espacio para reuniones pequeñas donde pueda entrar todo. En el mejor de los casos, parece haber un acuerdo sobre varias configuraciones que abarcan las distintas opciones. Estas incluyen salas o espacios para reuniones pequeñas minimalistas, básicos, de nivel medio y de alta gama.

Espacios de Reuniones Minimalistas

En la parte final de la gama, los espacios de colaboración renuncian incluso a una sala. Se los puede crear como un espacio designado dentro de un espacio, definido por los muebles agrupados para facilitar conversaciones informales. Los trabajadores llegan para conversar o usar dispositivos personales para iniciar una videoconferencia o una aplicación de colaboración. Los muebles y equipos incluyen típicamente una pequeña mesa, algunas sillas, y (en ocasiones) un altavoz y micrófonos.15

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Salas y espacios básicos para reuniones pequeñas

En su forma más básica, una sala para reuniones pequeñas con paredes incluye una superficie central (mesa u otros muebles) con 4 sillas. Tendrá también una o más pizarras o un dispositivo de visualización.16 No obstante, algunas ventajas audiovisuales y de planificación del espacio establecen un estándar elevado para las salas básicas para reuniones pequeñas. Recomiendan incluir un sistema de conferencia con altavoz y micrófono. También sugieren incorporar un proyector de alcance corto o una pantalla táctil y una aplicación de colaboración para compartir contenido. Es posible separarlas de la oficina con separaciones, paredes de vidrio u otros elementos de diseño.

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Los espacios básicos para reuniones pequeñas a menudo se basan en sistemas que van desde mobiliario de oficina a fabricantes de muebles como Steelcase. Las configuraciones típicas incluyen una mesa pequeña con tecnología integrada para facilitar la conectividad y la carga de dispositivos. Esto incluye de dos a seis sillas y entre una y tres pantallas. Estos espacios están integrados en el espacio general de la oficina, aunque son más formales y tienen más tecnología que un espacio minimalista para reuniones pequeñas.

Salas para reuniones de gama media

Muchas empresas equipan aún más las salas para reuniones pequeñas con mayor tecnología para mejorar la comunicación a puertas cerradas. Esto puede incluir altavoces y micrófonos instalados en el techo o la mesa, auriculares y una cámara para videoconferencia. Esto puede incluir altavoces y micrófonos instalados en el techo o la mesa, auriculares y una cámara para videoconferencia. Además, pueden extender la visualización con una pantalla LED o una pantalla interactiva o proyector interactivos.  La tecnología puede hacer posible que los usuarios puedan transmitir contenido a la pantalla desde sus dispositivos personales.

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Salas para reuniones pequeñas de gama alta

Las salas para reuniones pequeñas muy equipadas son la excepción a la norma. Estas salas de reuniones corren el riesgo de convertirse en salas de juntas en miniatura. Como consecuencia, pueden perder la inmediatez que convierte a las salas para reuniones pequeñas en poderosos espacios de colaboración. Sin embargo, los analistas audiovisuales admiten que las salas para reuniones pequeñas de gama alta ofrecen herramientas que permiten una amplia variedad de funciones de colaboración. Estas salas mejoradas amplían las capacidades que ofrecen las típicas salas para reuniones pequeñas. Pueden incluir varias pantallas montada en las paredes o sistemas de videoconferencias incorporados.

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El software de colaboración permite compartir varias pantallas mientras que las pantallas permiten la funcionalidad táctil. En las salas de reuniones muy avanzadas, también pueden estar disponibles robots de telepresencia independientes o bien las tablets o pantallas de escritorio con la función de telepresencia.17 Algunas empresas incluyen aplicaciones para reservar la sala. Están diseñadas para organizar el uso por parte de equipos que colaboran en proyectos extensos. La capacidad de reservar el espacio ahorra tiempo y mejora la eficacia al eliminar la necesidad de quitar el trabajo al final del día, para prepararlo al día siguiente.18

Tecnología en las salas efectivas para reuniones pequeñas

ViewSonic ® es un proveedor de soluciones visuales líder en el mundo con más de 25 años de desarrollo de innovación para las empresas. Nos enorgullece ofrecer una amplia gama de productos ideales para equipar las salas y espacios de reunión pequeños.

Opciones de pantallas versátiles

ViewSonic ofrece pantallas en una variedad de tamaños para hacer posible la elección perfecta de cualquier espacio para pequeñas reuniones. Las pantallas comerciales digitales de gran tamaño desde 32″ a 98″ ofrecen un uso de alta visibilidad si se instalan con montaje en pared. Las pantallas interactivas ViewSonic fomentan el compromiso y potencian la colaboración con la sensación familiar de una tableta o teléfono inteligente.
 
Estas pantallas, diseñadas para una excelente durabilidad con vidrio resistente a los rayones y esquinas redondeadas, son lo suficientemente resistentes para las salas de reuniones pequeñas que se requieren hoy en día. Además, soportan un uso intensivo a la vez que permiten una experiencia táctil uniforme y sensible.
 
Las pantallas interactivas incrementan las ventajas empresariales de la videoconferencia. A su vez, ayudan a reducir el tiempo perdido en las reuniones. Los modelos interactivos están disponibles en tamaños de 22″ a 27″ para el escritorio. Los modelos de calidad comercial para montaje en pared vienen en tamaños de 32″ a 98″.

Proyección

Nuestros proyectores son duraderos, compactos y rentables, lo que los convierte en una excelente opción para muchas empresas. Los proyectores de alcance corto de ViewSonic permiten obtener imágenes grandes y nítidas en espacios para reuniones pequeñas e íntimas. Ofrecen una gama de tecnologías de vanguardia para una funcionalidad excepcional. Entre ellas se incluyen SuperColor™, para obtener imágenes intensas y reales, y SonicExpert®, para llenar la habitación de sonido. El compartimiento oculto PortAll® permite una transmisión multimedia inalámbrica sencilla. La capacidad de conectar los proyectores en red permite gestionar y realizar el mantenimiento con facilidad de todos los elementos de proyección de la sala de reuniones desde una sola PC.

Intercambio de contenido

La posibilidad de compartir de forma fácil contenido en una pantalla amplía las capacidades de colaboración de un grupo de trabajo. De forma ideal, quienes entren a una sala de reuniones pequeña podrán conectarse, compartir y manipular de forma rápida el contenido.  ViewSonic ofrece esta funcionalidad a través de varias tecnologías. Esto incluye ViewBoard Cast para Windows e Intel Unite.
 
ViewBoard Cast para Windows permite que hasta cuatro usuarios compartan contenido desde cualquier dispositivo digital. La ausencia de cables aporta facilidad y productividad para las reuniones ad hoc. La capacidad de anotar contenido en tiempo real aumenta la productividad.  De esta manera, los participantes pueden transmitir y compartir contenido en una pantalla de formato grande de ViewSonic.
 
Intel Unite proporciona rendimiento empresarial de primera calidad y seguridad para las reuniones de colaboración. Al ofrecer una conectividad sencilla y sin cables, la solución de Intel Unite agiliza las reuniones para aumentar la productividad. Intel Unite se integra fácilmente con las pantallas de panel plano interactivas ViewBoard® de ViewSonic® y permite a los compañeros de trabajo conectarse e interactuar con el contenido de las reuniones en tiempo real, con prácticamente cualquier dispositivo y desde cualquier ubicación con una conexión de red corporativa.
 
Intel Unite ofrece una integración sin problemas con las principales aplicaciones y complementos empresariales, como Zoom, Go to Meeting, Logitech, Outlook Express y muchos más, lo que facilita el uso de sus herramientas de conferencia preferidas desde la plataforma Unite.
 
Funciones de intercambio de contenido para incluir en su espacio de reuniones pequeñas:
  • Compartir pantalla al otro lado de la mesa y al otro lado del mundo
  • Compartir audios y videos en HD con los participantes presentes en la sala
  • Cambiar rápidamente a la pantalla de otro participante y compartir varias pantallas a la vez
  • Realizar anotaciones en la pantalla y compartir archivos sobre la marcha

Los espacios para reuniones pequeñas ofrecen beneficios a largo plazo

Los analistas AV coinciden en que las salas de reuniones pequeñas han llegado para quedarse un largo tiempo. Cada vez más, estos espacios rentables y que permiten aumentar la colaboración, aparecen en planos de arquitectos para nuevos desarrollos de oficinas.19  No obstante, las salas y los espacios para reuniones pequeñas proliferan como una manera importante de realizar reuniones más inmediatas y cercanas. Encontrar el equilibrio justo entre los dos para las necesidades de su empresa puede producir un aumento en el tiempo de trabajo productivo y una disminución en el desperdicio de espacio.