Le télétravail prend une place de plus en plus importante dans le monde de l’entreprise. Toutefois, le succès de sa mise en place dépend largement des outils à la disposition des employés. Bien que les systèmes et logiciels varient selon la nature de votre profession, certains équipements, appareils et services essentiels restent commun à une grande majorité des employés. Passons en revue les outils essentiels du télétravail.
Découvrons ensemble les outils indispensables au travail à distance.
Les nouvelles technologies ont largement contribué à faire du travail à distance une perspective viable pour un grand nombre de rôles au sein des entreprises. Cependant, pour que cela fonctionne, il est essentiel de disposer des bons outils. Quand tous les éléments sont réunis, des études ont montré que le télétravail est non seulement possible, mais offre de nombreux avantages aussi bien aux employés qu’aux entreprises.
De plus en plus d’entreprises proposent d’ailleurs cette opportunité (et la pandémie de COVID-19 n’a fait que confirmer cette tendance). Ceci est imputable à un certain nombre de facteurs : l’amélioration des connexions internet, le développement des appareils connectés, l’internationalisation croissante du monde du travail ou encore l’importance grandissante des préoccupations environnementales.
Cependant, sans outils adaptés, il devient compliqué d’exécuter efficacement ses tâches quotidiennes, de collaborer à distance ou de communiquer avec des collaborateurs ou des clients. Il est donc primordial de disposer du matériel adéquat et de logiciels adaptés à vos besoins.
Avant toute chose, pour que le travail à distance soit possible, il vous faudra avoir accès à du matériel capable de se connecter à internet et pouvant faire tourner tous vos logiciels et services de communication habituels. Selon votre travail et vos besoins, cela pourra être :
D’une manière générale, un ordinateur, de bureau ou portable, est essentiel pour travailler à distance dans de bonnes conditions. Ils disposent d’écrans suffisamment grands pour que vous puissiez travailler confortablement pendant de longues périodes et offrent la puissance nécessaire pour faire tourner vos logiciels au quotidien. De même, vous aurez besoin d’un clavier pour tout emploi nécessitant une quantité importante de saisie de textes. Et bien qu’on trouve des claviers compatibles avec les tablettes, ils restent souvent trop petits pour pouvoir travailler efficacement sur de longues durées.
Si dans certains cas une tablette ou un smartphones peuvent servir d’outil de travail principal, on leur préfèrera généralement un rôle de support à l’ordinateur. Ils seront tout particulièrement utiles à ceux qui ont besoin d’un deuxième écran pour effectuer certaines tâches spécifiques.
Il vous faudra ensuite réfléchir aux différents outils et services de communication dont vous aurez besoin pour communiquer efficacement. En fonction de la situation, cela pourra passer par des messages, e-mails, coups de téléphone voire des visioconférences.
En télétravail, le smartphone sera probablement votre meilleur allié pour communiquer. Il permet de passer des appels vocaux mais aussi d’envoyer des SMS et de gérer ses e-mails. Les différents services de messagerie instantanée et les caméras, toujours plus performantes, faciliteront aussi les appels vidéo. Toutefois, peut-être faudra-t ’il réserver les visioconférences aux ordinateurs et tablettes, plus adaptés du fait de leurs écrans plus grands.
Si votre ordinateur n’a pas de caméra intégrée, il vous faudra probablement investir dans une webcam. Et pour permettre une communication claire, vous aurez aussi besoin d’une paire d’écouteurs de qualité avec un kit main-libre. Pour finir, une solution de stockage dans le cloud sera avantageuse si vous devez régulièrement partager des documents.
De tous les outils indispensables au télétravail, les logiciels sont probablement les plus difficiles à cerner. En effet, ils varient grandement selon les métiers et ceux utilisés par certains pour travailler de chez eux ne conviendront peut-être pas à d’autres. Néanmoins, il existe un certain nombre de classiques essentiels à toute installation.
Par exemple, il y a de grandes chances pour que vous ayez besoin d’un logiciel de traitement de texte, comme Microsfot Word ou Google Docs ainsi que d’une application capable de lire les PDF. De plus, un tableur ou un logiciel de base de données pourraient s’avérer fort utiles. Pour ce qui est des communications de travail, il vous faudra absolument disposer d’un compte pour recevoir des e-mails, et des applications comme WhatsApp, Skype ou Microsoft Teams pourraient être avantageuse si vous avez besoin de passer des appels vidéo avec vos collaborateurs ou clients.
Si votre métier implique des présentations vous aurez besoin d’un logiciel permettant de créer des diaporamas et de partager votre écran, voire même d’un tableau blanc numérique, si vous pouvez avoir accès à un écran tactile. Pour les professions requérant une utilisation fréquente de Facebook, Twitter, LinkedIn et consorts, un outil de gestion des réseaux sociaux pourrait s’avérer vital.
Il est essentiel de comprendre que le travail à distance est complètement différent du travail au bureau. Pour beaucoup de personnes, un des plus grands défis du télétravail réside dans l’absence d’un poste de travail clairement défini, ce qui signifie qu’il faut soi-même en aménager un.
Certains pourront sans problème travailler depuis leur canapé ou leur lit sans perdre une once d’efficacité. Cependant ce n’est pas surement pas la meilleure solution pour maximiser la productivité, et si vous utilisez un ordinateur fixe, plusieurs écrans ou des périphériques, cela s’avèrera tout bonnement impossible. Si vous devez investir dans un bureau et une chaise, privilégiez le confort et assurez-vous que la hauteur du fauteuil soit réglable pour s’adapter à la position de votre bureau et de votre/vos écrans(s).
L’emplacement de votre poste de travail est crucial mais dépendra de nombreux facteurs, à commencer par l’espace dont vous disposez à la maison. Vous serez également tributaire de la puissance de votre signal Wi-Fi et devrez prendre en compte les éventuelles distractions à proximité.
S’adapter au télétravail peut nécessiter un peu de temps. Des ajustements seront certainement à prévoir avant d’être pleinement opérationnel. Le jeu en vaut toutefois la chandelle. En disposant des bons outils, le travail à distance devient une alternative viable au bureau et bénéficie aussi bien aux employés qu’aux entreprises.
De plus en plus de métiers s’ouvrent au télétravail, mais la plupart requièrent toutefois de disposer d’une bonne connexion internet ainsi que d’un ordinateur à la maison. Vous devrez également installer tous vos logiciels usuels, avoir accès à certains services en ligne et être en mesure de garantir la communication avec vos collaborateurs et clients.
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