Cómo dirigir una reunión eficaz: el resumen completo

Ejecutar una reunion efectiva necesita la combinacion exacta de planeacion, preapracion y ejecucion. Esta es una guia simplificada de como hacer que esto sea posible. Revisar cada fase de una reunion efectiva con tips accionables. Y tambien incluir preguntas de siguimiento despues de la reunion para verificar la efectividad de la reunion. .

Continuar leyendo para aprender como conducir una reunion efectiva desde el principio hasta el final. 

¿Cuál es la diferencia entre una reunión eficaz y una reunión normal? Todos sabemos que las reuniones son una pérdida de tiempo, ¿cierto?

Por supuesto, a menos que se lleven a cabo de una manera que resulten eficaces.

Bueno, quizás la primera frase no sea totalmente cierta, pero es verdad que cerca de un tercio de todas las reuniones se califican como «poco productivas», según un estudio de Verizon Conferencing.

Sin embargo, con todas las capacidades de colaboración y toma de decisiones que proporcionan las reuniones, ¿puede que sencillamente algunos directivos no sean conscientes de cómo dirigir una reunión eficaz?

Dado que las reuniones son moneda corriente en casi todas las profesiones, esta noticia debería ser un poco alarmante, ya que pone en juego su valioso tiempo. Es por eso que las reuniones eficaces son tan importantes.

Desde las reuniones vía Skype a las reuniones trimestrales, las reuniones uno a uno, y así sucesivamente, las reuniones son algo implícito en el mundo profesional. De hecho, ¡el profesional típico asiste a más de 60 reuniones al mes! Por tanto, las reuniones eficaces son fundamentales para que una empresa sea exitosa.

En términos generales, el tiempo que se desperdicia en las reuniones tiene más que ver con el potencial de ineficacia de una reunión si esta se lleva a cabo de manera incorrecta. No obstante, por fortuna, es posible evitar por completo muchos de los problemas relacionados con las reuniones poco eficaces. Por tanto, para evitar la ineficacia, centrémonos en cómo llevar a cabo una reunión eficaz.

Reuniones eficaces frente a reuniones eficientes

Antes de comenzar, vamos a aclarar la diferencia entre una reunión eficiente y una reunión eficaz, ya que existe la posibilidad de confusión entre las dos.

Una reunión eficiente es aquella que comienza a horario, se mantiene en agenda y termina a horario. Las reuniones eficientes en general implican al número mínimo de asistentes necesarios y requieren el menor tiempo posible. Si bien estas reuniones suenan geniales en apariencia, tener reuniones de manera eficiente es solo la mitad de la batalla.

Por otro lado, una reunión eficaz tiene todas las mismas cualidades de una reunión eficiente y las utiliza para alcanzar resultados tangibles. Idealmente, una reunión eficaz dará una oportunidad para la colaboración de proyectos y la alineación entre los equipos, y una oportunidad de colaborar en un tema dado. Cuando una reunión es eficaz, todos los asistentes son elegidos a propósito y están presentes por una razón (más información a continuación). Lo más importante, las reuniones eficaces ofrecen a los equipos la oportunidad de tener una discusión abierta sobre el tema en cuestión. Este tipo de reunión es fundamental para asegurar que la visión colectiva sea evidente y que todo el mundo esté en sintonía en cuanto a los objetivos que deben lograrse.

¿Qué hace que una reunión sea eficaz?

Así que, ¿cuáles son los elementos de una reunión efectiva? A continuación veremos algunas características clave de una reunión efectiva.

Una reunión efectiva tiene un propósito

Quienes se quejan de que pierden tiempo en las reuniones podrían tener razón. Cuando una reunión se lleva a cabo de manera poco eficiente, cada momento que pasan en una reunión es tiempo que podrían emplear de manera productiva. Si consideramos el exceso de reuniones a las que deben asistir algunos empleados, la cantidad de tiempo productivo disponible podría ir en declive. Por lo tanto, si el tiempo es dinero, mejor que la reunión valga la pena.

¿La solución? Asegúrese de que cada reunión tenga un propósito.

Dicho claramente, las reuniones sin un propósito no solo son una pérdida de tiempo para los empleados, sino también para la empresa. Las reuniones efectivas, por otro lado, se organizan con acciones específicas en mente y toman solo el tiempo necesario.

Es más, evalúe la situación y decida si realmente es necesario tener una reunión para el tema que tratarán. En muchos casos, bastará con enviar un correo electrónico.

En un reunión efectiva los debates se mantienen dentro del tema

Una charla sobre el fin de semana, un relato tangencial, un énfasis excesivo en los detalles… es fácil que las conversaciones dentro de las reuniones se vayan por las ramas. Es más, todos sabemos cuán frustrante puede ser cuando una reunión excede el tiempo que tenía programado.

Incluso en las reuniones más efectivas, se requiere de un líder fuerte para garantizar que la conversación se mantenga enfocada y productiva. Cuando realice una reunión efectiva, su mejor apuesta será tener estrategias previamente planeadas, en caso de que la conversación se desvíe.

Por ejemplo, si la conversación profundiza demasiado en los detalles de un tema determinado, puede sugerirle a los asistentes que mencionen esos aspectos al finalizar la reunión, si el tiempo lo permite, o bien que se designará un tiempo a tal efecto; incluso pueden compartirlo por correo electrónico. Al hacerlo, el diálogo sigue siendo productivo, con la atención en cumplir con el propósito de la reunión.

Las reuniones efectivas generan resultados tangibles

Como mencionamos antes, la diferencia entre una reunión efectiva y una reunión eficiente es muy sutil. La diferencia clave se encuentra en el resultado final. Dicho en términos simples, las reuniones más efectivas tienen resultados que las respaldan. Sin lugar a dudas, cualquier reunión, efectiva o no, tendrá algún tipo de resultado. La distinción, entonces, viene en la forma de tangibilidad o viabilidad.

Las reuniones más efectivas se construyen hacia sus resultados. Con metas específicas en mente, un equipo previamente seleccionado se reunió para debatir sobre un tema o varios temas, y tuvieron éxito. Esto puede venir en una variedad de formas, aunque al final de cuentas, las reuniones efectivas hacen que el tiempo que se le dedicó valga la pena.

Cómo dirigir una reunión eficaz: el resumen completo

¿Cómo puedo prepararme para una reunión efectiva?

Ahora que sabemos qué hace a una reunión efectiva, veamos cómo preparar una.

Establecer un Objetivo

En las etapas de planificación de una reunión efectiva, debería preguntarse constantemente “¿Esto es necesario?” En resumen, todo lo que se hace en un reunión efectiva debería ser en busca de una meta más amplia. En lugar de considerar si las metas de una reunión serían una pérdida de tiempo, cuestione la efectividad de la meta.

En ese sentido, tómese un momento para ponderar el balance de costo-beneficio del propósito previsto para la reunión. ¿El resultado deseado vale el sacrificio de tiempo productivo que harán los empleados? Si la respuesta es no, siga ajustando las metas hasta que la respuesta sea un sí. De lo contrario, considere si algún otro método de comunicación, digamos una videoconferencia, por ejemplo, podría ser una mejor decisión.

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Crear y compartir el temario de la reunión

Cualquier buen plan, ya sea un itinerario de viaje o el temario de una reunión, debe ser más que una lista de ideales y metas. Es allí donde un temario bien planificado entra en juego. Cualquier reunión efectiva tiene uno, donde enumera, punto por punto, en ocasiones al minuto, cómo se llevará a cabo la reunión. Sin ella, se podrían olvidar algunos aspectos, puede agotarse el tiempo y no se podrá lograr nada. Es entonces donde funciones como compartir agenda en la plataforma de pizarra en línea de myViewBoard puede resultar útil.

Sin embargo, crear una agenda efectiva es solo la mitad del trabajo: también querrá asegurarse de que todos los asistentes relevantes estén en la misma sintonía. Al compartir la agenda antes de la reunión, con el tiempo suficiente, los empleados tendrán la oportunidad de prepararse mentalmente y de acercarse con cualquier comentario.

Determine los temas

Cuando planifique cómo llevar a cabo una reunión efectiva, la determinación de los temas tiene vital importancia, ya sea a partir del debate o de otro modo. Esto se vincula fuertemente con la fijación de metas y una agenda efectiva. Incluso con las mejores metas del mundo, si el tema no estuvo bien pensado, la reunión no llegará a ninguna parte.

Por tanto, al momento de determinar los temas, haga un esfuerzo por ser lo más detallado posible. Si aporta contexto y detalles, eso conducirá directamente a mejores debates y a resultados más precisos, por lo que su vida será más fácil en el futuro.

¿Cómo puedo llevar a cabo una reunión efectiva?

Suponiendo que tomó el consejo de la sección anterior y planificó en cierta medida su reunión, profundizaremos en cómo llevar a cabo una reunión efectiva cuando llegue el momento.

Prepárese para la mayor asistencia posible

Si realizará una reunión a las 4:30 p. m. un viernes por la tarde, hay una alta probabilidad de que la asistencia sea menos que la óptima. Aquellos que quieran planificar una reunión efectiva, no obstante, harán todo lo posible para garantizar que sus números de asistencia sean lo más elevados posibles. Con base en este ejemplo, programar una reunión a las 10 a. m. de un martes sería una mejor opción. En ese sentido, más gente en la reunión implica que hay más mentes enfocadas en los asuntos en cuestión y una mayor posibilidad de producir los resultados más efectivos.

Más allá del número de asistentes, lo más importante es contar los asistentes correctos. Si bien no tiene nada de malo que seis empleados de poca jerarquía repasen la agenda, el potencial de resultados que se puedan aplicar aumenta cuando también hay presente personal de la gerencia superior. Por lo tanto, al momento de elegir una fecha y horario para una reunión, asegúrese de que no solo garantice un número óptimo de asistentes, sino que también se adapte a los programas de quienes tienen mayor influencia.

Limite el uso de los dispositivos innecesarios 

Los teléfonos inteligentes, las computadoras portátiles y tablets hacen que nuestras vidas sean más cómodas que nunca antes, pero también pueden ser una distracción importante si no se los usa de manera correcta. Seguro que estar en una reunión de una hora puede no ser atractivo, pero sí es un perjuicio a todos los implicados si pasa ese tiempo navegando en internet en lugar de participar en un debate colaborativo.

Tener un producto que conecte todos los dispositivos en la sala de reuniones será su mayor aliado. La ViewBoard de ViewSonic es un ejemplo de una pantalla para colaboración que hace precisamente eso y lo ayuda a gestionar los dispositivos necesarios. Funciones como replicación y compartir pantalla ayudan a mantener la total atención, y tiene como resultado reuniones más eficientes y efectivas. Al conectar los dispositivos de esta manera también puede reducir el tiempo que se pasa en las reuniones al evitar el tiempo que se desperdicia al cambiar entre usuarios y dispositivos. Puede seguir leyendo espacios para reuniones colaborativas para mantenerse actualizado en algunas de las tendencias y tecnologías actuales para las reuniones.

Anime el aporte de todas las fuentes.

No hay mejor indicador de una “reunión efectiva” que un gran debate o una sesión de generación de ideas en los que participen todos los presentes. Tanto como el 92 % de los asistentes a las reuniones concuerdan en que la parte más importante de una reunión es la oportunidad de participar, según se refleja en este estudio de Verizon.

Por consiguiente, como responsable de llevar a cabo una reunión efectiva, su responsabilidad es fomentar el aporte de todas las fuentes, especialmente de los participantes más reservados. Esto ayudará a fomentar la posibilidad de tener ideas innovadoras u opiniones disidentes. Al fin y al cabo, con solo examinar un tema desde todos los ángulos podría encontrar una solución efectiva.

Dicho eso, no es tarea fácil crear un entorno en el que estas voces menores sean escuchadas. Para el coordinador de la reunión, esto implica fomentar una cultura de confianza e inclusión. En ese sentido, el coordinador debe dar el ejemplo y demostrar que, para ser efectiva, una reunión requiere participación y una variedad de perspectivas.

Cómo dirigir una reunión eficaz: el resumen completo

Después de una reunión eficaz, ¿qué sigue?

Una vez que la reunión llegó a su fin, el tiempo dedicado y los resultados obtenidos no quedarán en la nada. Para que las reuniones efectivas sigan siéndolo, es necesario tomar las medidas adecuadas.

Lo primero y fundamental, preferiblemente antes de que la reunión haya empezado, es que se designe a un asistente como encargado de tomar las notas de la reunión. Al final de la reunión, dicho asistente debe compartir las notas con todos los demás. La tecnología como la plataforma de pizarra en línea basada en la nube myViewBoard se desarrolló teniendo presente esta funcionalidad. La conexión a la nube de almacenamiento, como Google Drive, Dropbox, etc., asegura que todos los involucrados estén en sintonía en adelante, lo que hace que las tareas de seguimiento posteriores sean más sencillas.

Además, en la búsqueda de realizar una reunión efectiva, como organizador de la reunión, debería participar en un informe una vez finalizada la reunión. Por tanto, tómese un momento para evaluar qué cosas salieron bien y cuáles no. Más concretamente, considere qué tan bien se cumplieron las metas de la reunión, y de qué manera podría hacerlo de manera más eficiente en instancias posteriores.

Una vez hecho esto, sería conveniente hacer lo mismo para aquellos que estuvieron presentes. Al igual que los comentarios son un aspecto importante de una reunión eficaz, lo mismo sucede con las evaluaciones posteriores a las reuniones. Esto es especialmente importante si la reunión es una de una serie, en lugar de una única, ya que permite ajustar y mejorar la planificación en el futuro.

Si bien estos comentarios pueden darse inmediatamente después del cierre de la reunión o en algún momento posterior, la línea básica de cuestionamiento sigue siendo la misma. Por lo general, después de una reunión eficaz, el objetivo es mantener la eficacia y seguir obteniendo resultados y comentarios útiles.

A continuación encontrará una variedad de preguntas que puede repasar para hacer una evaluación posterior a la reunión y tener más información sobre lo que se puede mejorar en la próxima oportunidad. También puede hacerles a sus asistentes estas preguntas con el fin de obtener más información sobre este tema:

Preguntas de comentarios posteriores a la reunión:

  • ¿La reunión produjo resultados que pueden llevarse a la acción?
  • ¿Todos los asistentes sintieron que pudieron hacer un aporte?
  • ¿El orden del día fue un reflejo preciso de lo que se trató?
  • ¿El tema central y el objetivo se pensaron correctamente? ¿Fueron detallados y claros?
  • ¿Le pareció que la asistencia fue óptima? ¿A quiénes debería incluir la próxima vez?