RESUMO DA SOLUÇÃO
A Solução de Sala de Reunião da ViewSonic Aumenta a Eficiência e a Colaboração na Nova Sede da Empresa
Fundada em 2014, essa empresa de tecnologia de gerenciamento de logística havia crescido para 2.000 funcionários antes da pandemia e superado suas instalações originais. Enquanto trabalhavam remotamente, os fundadores começaram a procurar um novo espaço para o escritório. A empresa, historicamente conhecida por suas reuniões de equipe criativas e estratégicas, planejou sua nova sede tendo em mente as melhores práticas de planejamento de espaço.
A proporção recomendada é de 1 espaço de reunião para cada 10 a 20 membros da equipe Para usar o espaço de forma eficiente, foi recomendado evitar salas de tamanho médio que seriam muito pequenas ou muito grandes para reuniões de quatro pessoas ou menos, que constituem até 75% de todas as reuniões. O tamanho ideal de sala para até seis pessoas é de 14 a 18,5 metros quadrados. A maioria das 150 salas era desse tamanho. Eles projetaram duas salas de reuniões para acomodar 20 pessoas cada. Esses espaços seriam ideais para apresentações de clientes, reuniões executivas, sessões de treinamento e orientação de novos funcionários.
Os fundadores encarregaram a equipe de TI de buscar tecnologia de exibição que permitisse colaboração interativa, fácil compartilhamento de conteúdo e reuniões híbridas eficientes, para que as salas pudessem receber qualquer tipo de reunião. A equipe de TI buscava um hardware de monitor que fosse confiável e uma solução que simplificasse o gerenciamento de vários monitores.
Os funcionários acharam nossos recursos de exibição fáceis de usar e apreciaram seus recursos colaborativos, como anotação de conteúdo, gravação e compartilhamento de sessões e conexão de participantes na sala e remotos. Quando o novo prédio estava quase pronto, a empresa comprou monitores ViewBoard da ViewSonic e painéis de programação para 150 salas de reunião e duas salas de diretoria.
A equipe propôs investir em um agendador de reuniões atualizado para facilitar o uso dos novos espaços. A sede da empresa estava muito cheia e, surpreendentemente, as salas de reunião eram subutilizadas devido a problemas de agendamento, apesar da alta demanda.
A equipe de TI consultou seu representante de revenda, analisando as ofertas de várias marcas. Os monitores interativos ViewSonic ViewBoard ofereceram os melhores recursos pelo preço em comparação com os concorrentes. Os clientes ficaram muito satisfeitos em obter uma solução completa com os painéis de programação de 10,1 polegadas da ViewSonic.
Um painel de agendamento fino com uma interface de tela sensível ao toque será montado do lado de fora de cada sala de reunião. Ele indicará a disponibilidade da sala com uma luz verde ou vermelha. Os usuários podem usar a tela sensível ao toque de perto para saber mais sobre a reunião ou reservar a sala. Um microfone com cancelamento de eco e alto-falantes permitem a comunicação bidirecional entre as pessoas dentro e fora da reunião. Esse recurso é útil para recepcionistas que anunciam a chegada de convidados e para a gerência responder rapidamente a perguntas sobre as instalações, reduzindo assim o tempo de inatividade do espaço de reunião. Os gerentes de instalações podem evitar interrupções e convidados indesejados com um sistema de controle de fechaduras de portas. Os funcionários podem reservar, liberar, fazer check-in e check-out rapidamente dos espaços de reunião com seu crachá emitido pela empresa, código QR, NFC ou aplicativo HID Mobile Access.
O departamento de TI utilizou monitores PoE para simplificar a instalação em mais de 150 salas, garantindo economia de custos e desempenho de ponta. Nossa solução de segurança de nível empresarial forneceu SCEP (Self Certificate Enrollment Protocol), Android Enterprise API, ISO27001, IEEE 802.1x e criptografia de rede para compatibilidade total com os requisitos de segurança de nível empresarial. Apesar de seu pequeno tamanho, essa solução era poderosa.
A empresa escolheu o monitor interativo ViewSonic ViewBoard IFP5550 de 55 polegadas para suas salas de reunião. O ViewBoard IFP8662 de 86" da ViewSonic forneceu um monitor de tamanho executivo visualmente marcante com hardware e design de ponta para duas salas de reunião. Ambos os modelos apresentavam telas vibrantes com toque de 20 pontos para facilitar a colaboração e o compartilhamento de conteúdo, tanto remotamente quanto pessoalmente. Ambos tinham microfones embutidos com cancelamento de eco e redução de ruído para uma qualidade de fala nítida durante as chamadas com vídeo. O software de lousa digital myViewBoard® oferece ferramentas avançadas, segurança de nível empresarial e portabilidade baseada em nuvem. Além disso, o software vCast permite que os participantes compartilhem conteúdo sem esforço.
Os monitores eram lindos e repletos de recursos. O departamento de TI precisava garantir o gerenciamento eficiente de todas as instalações. A atualização da assinatura do myViewBoard Manager™ Advanced atendeu a seus requisitos. Ao utilizar a tecnologia, eles conseguiram gerenciar com eficiência todas as funções importantes de exibição em um local central. A interface de desktop oferecia solução de problemas com um clique, gerenciamento remoto de aplicativos, criação de perfil de dispositivo para implantação em massa e recursos de atualização de firmware.
O software Manager Advanced também permite que os administradores transmitam mensagens multimídia para todos os monitores ou para monitores específicos. Por exemplo, durante as reuniões de integração dos funcionários, os vídeos corporativos podem ser exibidos em monitores selecionados nas duas salas de reuniões. Os fundadores programaram vídeos de atualização trimestrais para serem enviados a todos os monitores da organização, acelerando as reuniões de toda a empresa.
O recurso de transmissão incorporou uma interface com sistemas de alerta de emergência de terceiros para fornecer rapidamente avisos CAP (Common Alerting Protocol baseado em XML) sobre o clima e outras notícias oportunas. Quando enviado como um alerta urgente, o conteúdo permanecerá nas telas até que um administrador o remova.
Antes de comprar sua nova sede, a empresa testou dois monitores ViewBoard e o software Manager Advanced, permitindo que a equipe os experimentasse. O feedback dos usuários e dos administradores de TI sobre os monitores foi altamente positivo. Os funcionários acharam nossos recursos de exibição fáceis de usar e apreciaram seus recursos colaborativos, como anotação de conteúdo, gravação e compartilhamento de sessões e conexão de participantes na sala e remotos. Quando o novo prédio estava quase pronto, a empresa comprou monitores ViewBoard da ViewSonic e painéis de programação para 150 salas de reunião e duas salas de diretoria.
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