Guideline für die Neugestaltung von Büros für hybrides Arbeiten
Im Jahr 2020 hat sich durch die Corona-Pandemie die Art und Weise, wie wir Arbeiten drastisch geändert. Während die allermeisten Menschen zuvor von Montag bis Freitag ganz normal in das Büro gekommen sind, arbeiteten seit Beginn der Pandemie viele Menschen teilweise oder sogar komplett von zu Hause aus.
In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Dinge bezüglich des hybriden Arbeitens aufzeigen und erläutern, welche Strategien und Umstrukturierungen seitens der Unternehmen notwendig sind, um hybrides Arbeiten zu einem Erfolg zu machen.
In weiteren Artikeln haben wir uns damit auseinandergesetzt, wie man Hybrid-Meetings effektiv gestalten, oder aber die Sicherheit im Homeoffice erhöhen kann und können in unserer ViewSonic Library abgerufen werden.
Verbessern der Unternehmenskultur
Durch die lange Zeit im Homeoffice hat sich die Art und Weise, wie wir arbeiten wohl auch langfristig geändert. Viele Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen beginnen nun langsam in das Büro zurückzukehren, laut einer Studie planen jedoch rund 72% aller Arbeitgeber ihren Arbeitnehmer das Arbeiten von zu Hause zumindest zeitweise zu ermöglichen.
Für viele Betriebe bedeutet der Übergang zum hybriden Arbeiten eine tiefgreifende Veränderung des Arbeitsalltags und zieht umfassende Umstrukturierungen der Räumlichkeiten nach sich, da die Anzahl der eingerichteten Büros und wofür diese verwendet werden sollen, genau geplant werden muss.
Erfolgreiches hybrides-Arbeiten
Wir bei ViewSonic haben durch das Verhalten und Feedback unserer eigenen Mitarbeiter viel über Schlüsselfaktoren des hybriden Arbeitens gelernt. Beim Arbeiten von zu Hause kommt es vor allem darauf an, klare Zielvorgaben zu formulieren. Um beim Arbeiten von zu Hause das volle Potenzial auszuschöpfen, braucht es natürlich auch etwas Eingewöhnungszeit, den Willen und die richtige Ausstattung.
Etwas überraschend hat sich uns gezeigt, dass Arbeitnehmer durch flexible Arbeitszeiten durchaus produktiver sein können als reguläre 9 to 5 Jobs.
Außerdem hat sich gezeigt, dass das virtuelle Miteinander keineswegs intuitiv geschieht. Eine gute Infrastruktur und Ausstattung sind essenziell für anspruchsvolle virtuelle Kommunikation. Zu guter Letzt ist uns klar geworden, dass die face-to-face Kommunikation und physische Interaktion niemals ersetzt werden kann. Das gute alte Büro wird uns also auch in Zukunft noch erhalten bleiben, wenn auch in veränderter Form.
Hört man auf Paul Smith, den Marketingvorstand von Tangram Interior, einer Agentur für die Inneneinrichtung speziell für Bürogebäude, sind für erfolgreiches hybrides Arbeiten fünf Schlüsselfaktoren von Bedeutung. Diese wären:
Sicherheit: Das Grundbedürfnis, sich sicher zu fühlen und es auch zu sein, macht auch vor dem Homeoffice nicht halt
Zugehörigkeitsgefühl: Sich trotz physischer Distanz dem Team zugehörig zu fühlen
Produktivität: Die Fähigkeit, sich zu konzentrieren und mit anderen zusammenzuarbeiten
Komfort: Sich physisch und psychisch wohlzufühlen
Kontrolle: Selbst entscheiden zu können wo und wie gearbeitet wird.
Das richtige Umfeld für hybrides Arbeiten
Einer der wichtigsten Punkte, der bei der Schaffung eines Büros für hybrides Arbeiten beachtet werden sollte, ist die Zusammenarbeit. Durch gute Zusammenarbeit werden Führung und das Delegieren von Aufgaben erleichtert. Zudem schafft man dadurch „eine Stimme“ für Teams, Abteilungen und Organisationen.
Tools für einen hybrides Office
Für uns bei ViewSonic ist ein Fokus auf Zusammenarbeit eng mit einer adäquaten Ausstattung verbunden, die Teamwork und Produktivität fördert. Jedes Unternehmen nutzt für den Arbeitsalltag seine ganz eigene Kombination von Soft- und Hardware. Dabei ist es wichtig, darauf zu achten, dass diese untereinander kompatibel und einfach zu bedienen sind.
Hier einige Beispiele für geeignete Tools:
–Interactive ViewBoard® für gestochen scharfe Videokonferenzen.
– myViewBoard™ software für digitale Whiteboards für umfangreiche Zusammenarbeit von überall.
–USB-C Monitor um alles mit nur einem Kabel erledigen zu können.
– Portable Monitore um remote-working zu ermöglichen.
–ColorPro™ Monitore sind besonders in Bereichen hilfreich, in denen Farben von essenzieller Bedeutung sind, da diese Monitore diese genau wiedergeben können
Die drei E‘s
Laut Smith kann man die erfolgreiche Umsetzung des hybriden Arbeitens an den drei Faktoren: Einheit, Engagement und Einfachheit messen.
Einheit im Kontext des hybriden Arbeitens bedeutet, dass die Arbeitnehmer zu Hause dieselben Arbeitsbedingungen haben wie diese, die physisch im Büro anwesend sind. Engagement steht dafür, dass sich alle Arbeitnehmer mit ihrer Arbeit in der Gruppe einbringen können und Einfachheit soll heißen, dass man sich sowohl in der virtuellen als auch physischen Welt intuitiv zurechtfindet.
Grundsätze beim designen des Büros
Beim Erstellen eines Raumplans für möglichst effizient gestaltete Büros konzentriert sich Tangram Interiors auf vier Grundprinzipien:
Ich + wir: Es sollte Möglichkeiten geben, sowohl ungestört und allein als auch kooperativ im Team arbeiten zu können.
Mobiles Mobiliar: Eine mobile Ausstattung ermöglicht es, die Räumlichkeiten je nach bedarf neu zu arrangieren und aufzuteilen.
Offen und geschlossen: Man sollte Möglichkeiten zur temporären Abtrennung von Bereichen bereitstellen.
Verflechtung von Digitalem und Physischem: Die Integration von Technologie in Büros kann Produktivität und Zusammenarbeit fördern. Zum Beispiel durch den Einsatz von Sensoren, die die Auslastung gewisser Räume messen.
„DIE HERAUSFORDERUNG für die unternehmenBESTEHT NUN DARIN, die INFRASTRUKTUR UND ARBEITSBEREICHE zu optimieren, UM DIE MITARBEITER NICHT NUR wieder im büro zu begrüßen , sondern DIE PRODUKTIVITÄT auch dann ZU steigern, WENN von außerhalb des Büros gearbeitet wird.” – Jeff Volpe, Präsident von viewsonic amerika
Die Zukunft des hybriden-Arbeitens
Während schon jetzt einige Büros als Reaktion auf die heutige Arbeitsweise renoviert werden, lohnt es sich, ein Blick in die Zukunft der Gestaltung von Büros zu werfen.
Laut Mary Cheval, Vorsitzender bei Ware Malcomb, einer internationalen Designfirma, die sich auf Arbeitsplatzstrategien spezialisiert hat, gibt es vier Themen, die die Zukunft der Büros maßgeblich beeinflussen.
Künstliche Intelligenz: Laut Ware Malcomb werden Büros in der Zukunft KI nutzen, um Daten zu sammeln und KPIs zu überprüfen. Wer ein Büro im Jahre 2035 betritt, könnten dann mit einem digitalen Concierge interagieren, der digitalen und persönlichen Vorlieben kennt.
Wellness: Wenn Büros ein Ort sein sollen, zu dem Mitarbeiter gerne kommen, muss Wellness ganz oben auf der Agenda stehen. In der Zukunft könnte dies z.B. in Form von sicheren, berührungslosen Eingängen oder Ruheräumen geschehen.
Praxisorientiert: Mobilität ist nicht nur eine Modeerscheinung. Dieses Konzept wird auch in Zukunft noch eine große Rolle spielen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen die Büros der Zukunft ablenkungsfrei sein und über immersive Technologien verfügen, die eine authentische Interaktion ermöglichen.
Automatisierung: Während die Büros von heute schon über Teilautomatisierung verfügen, werden die Büros der Zukunft eine nahtlos automatisierte Umgebung haben. Dazu gehören Dinge wie Energiemanagement, Kommunikation mit RFID-Chips und die Fähigkeit, das Komfortbedürfnis der Menschen vorherzusagen und somit für ein größeres Wohlbefinden zu sorgen.
In diesem Artikel haben wir wichtige Erkenntnisse über das Arbeiten außerhalb des Büros aufgezeigt sowie einige Forschungsergebnisse aufgeschlüsselt und Strategien, Rahmenbedingungen für den Aufbau eines Büros vorgestellt, um hybrides arbeiten so effizient wie möglich zu gestalten.
Obwohl sich die Art zu Arbeiten momentan im Wandel befindet und die Zukunft ungewiss ist, stellt hybrides Arbeiten für viele Unternehmen eine überzeugende Option dar. Auch wenn die Einrichtung des idealen Büros mit Herausforderungen verbunden ist, ist es für viele Unternehmen eine gute Investition, die letztlich zu einer zufriedeneren, gesünderen und produktiveren Belegschaft führt.
Weitere Tipps und Tricks für den Aufbau einer vernetzten, kollaborativen und kreativen Belegschaft können in unserer ViewSonic-Library gefunden werden.
Produktempfehlungen für ein hybrid-Office
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