Hibrit çalışma modelinin yükselişi, ekiplerin fiziksel konumlarından bağımsız olarak işbirliği yapabilmeleri ve fikirleri paylaşabilmeleri için bir ihtiyaç yarattı. İyi haber şu ki, bu sanal işbirliği yoluyla başarılabiliyor. Ancak, ofiste, ofis dışında veya ikisi arasında gidip gelebilen kişilerle yakın çalışan çalışanlar kavramı çoğu şirket için yenidir ve bu dikkatli bir yönetim gerektirir.

Hibrit ekipler için en iyi uygulamalar hakkında daha fazla bilgi için okumaya devam edin veya ViewSonic çözümleriyle hibrit bir iş yerinde kendinizi evinizde nasıl hissedebileceğinizi keşfedin.

Birçok işletme için sanal işbirliği, modern yaşamın bir özelliğidir. Günümüzde, giderek artan sayıda profesyonel, farklı konumlardan yakın bir şekilde çalışmaktadır. Bununla birlikte, daha fazla ofis hibrit modeli benimserken, ele alınması gereken potansiyel zorluklar da var. Evden, ofisten veya her ikisini birden yapan çalışanlar nasıl yönetilir?

Sanal İşbirliği: Gelecek Neden Hibrittir?

Son zamanlarda, uzaktan çalışma talebi önemli ölçüde arttı. Çalışanlar ideal iş ve yaşam dengesini kurmaya çalıştıkça ve teknoloji bu çabaları daha uygulanabilir hale getirdikçe, işverenler böyle bir modelin sayısız faydasını anlamaya başladılar. Bununla birlikte, fiziksel bir işyeri ile ilişkili yapı ve rutini takdir eden profesyoneller de mevcuttur.

Tüm bunlar, işin geleceğinin, bu iki yaklaşımı, bazı çalışanların ofisten ve bazılarının da uzaktan çalışacak şekilde birleştireceği anlamına geliyor. Esnek seçim, bir dizi gereksinim ve tercihe göre sağlanır. Hibrit çalışma modeli, bireysel ihtiyaçlara göre daha fazla uyarlanmıştır, bu nedenle başarılı ekip çalışmasının önüne bazı engeller koyma potansiyeline sahiptir.

Hibrit Ekipler için En İyi 7 Uygulama

Hibrit ekipler arasında başarılı işbirliğinin anahtarı şudur: sorun giderme ve iletişimi optimize etme. Engelleri öngörmek ve bunlardan kaçınmak için gerekli adımları atmak çok önemlidir. Etkili iletişim ise yeni yapılar ve herhangi bir süreç değişikliği ile herkesin aynı bilgi düzeyinde olmasına yardımcı olacaktır.

Bu bölümde, hibrit yöneticilerin ekiplerinden en iyi şekilde yararlanmalarına yardımcı olabilecek en iyi yedi uygulamayı sunuyoruz.

1. Yazılım Erişimini Standartlaştırın

Etkili bir sanal işbirliğinin önündeki en büyük engellerden biri, yazılıma eşit erişim sağlamaktır. İster ofiste, ister evden çalışıyor olsunlar, çalışanların işlerini etkili bir şekilde yapabilmeleri önemlidir. Uyumluluk sorunlarından kaçınmak için aynı yazılımı kullanmaları gerekir.

Neyse ki, bulut tabanlı üretkenlik ve işbirliği araçlarının yükselişi buna yardımcı olmanın da ötesinde seyrediyor. Sadece Microsoft Office 365 ve Google Workspace gibi seçenekler arasında karar vermek kadar kolay olabilir. Temel görevlerin yerine getirilmesine yardımcı olan diğer uygulamaların da herkes için erişilebilir olması gerekir.

2. Ekiplerin Hibrit Toplantılar Yaptığından Emin Olun

Hibrit ekiplerin hibrit toplantılar yapması önemlidir. Bu bariz bir gereksinim gibi görünse de ofiste çalışanların uzaktan çalışanlardan bağımsız olarak işbirliği yapabilmeleri şaşırtıcı derecede kolaydır. Buna ofis dışındaki çalışanları otomatik olarak hariç tutan kendi küçük toplantıları yapmayı sayabiliriz.

Trello’nun doğru bir şekilde açıkladığı gibi, bu sorunlardan kaçınmanın etkili bir yolu, “önce uzaktan” bir yaklaşım benimsemektir. Bu, ofis dışında çalışmanın doğal bir dezavantajı olmaması için uzaktan çalışmayı ekibiniz için varsayılan yaklaşım olarak ele almak anlamına gelir. Bunu yapmak, tüm ekip toplantılarının ofis dışı çalışanları içermesini sağlamaya da yardımcı olacaktır.

3. Video Konferans Araçları Sağlayın

Sanal işbirliğinin mümkün olması için hibrit bir ekibin tüm üyelerinin doğru video konferans araçlarına erişimi olması hayati önem taşır. Temel düzeyde bu, Microsoft Teams, Google Meet veya Zoom gibi yazılımlar anlamına gelir; ancak bulundukları yerden bağımsız olarak ekip üyelerinin birlikte çalışmasına yardımcı olabilecek ek araçlar da olabilir.

Örnek olarak myViewBoard, Google Chrome’a ​​erişimi olan herhangi bir cihazda kullanılabilen bir yazılım çözümüdür. Kablosuz ekran paylaşımına, çevrimiçi dijital tahtaya, canlı açıklama eklemeye, beyin fırtınası oturumlarına, toplantıların kaydedilmesine ve çok daha fazlasına izin vererek, onu son derece değerli bir işbirliği aracı haline getirir.

4. Birden Fazla İletişim Kanalı Kullanın

Video konferans araçları genellikle sanal işbirliğinin temelini oluşturur. Sanal görüşme odaları veya bire bir görüşmeler oluşturma seçeneği daha fazla bireysel danışmaya olanak tanırken, hibrit ekipler içinde ek iletişim kanalları sağlamak da önemlidir.

Bazı bilgiler ekip üyelerine e-posta yoluyla gönderilebilirken, Google Hangouts, Slack veya Workplace Chat gibi araçların yardımıyla doğrudan mesajlaşmanın da bir rolü olabilir.

Ekip üyelerine iş için bir cep telefonu sağlamak, güvenlikten ödün vermeden şirket içi iletişimi geliştirmeye de yardımcı olabilir. Bu, özellikle çalışanların ani bir izin, proje gecikmesi veya beklenmedik internet bağlantısı sorunları hakkında amirlerini bilgilendirmesi gerektiğinde önemli olacaktır.

Operatörlerin maliyetlerinden kaçınmak için yalnızca internet erişimine ihtiyaç duyan WhatsApp ve Telegram gibi uygulamalar da anlık iletişim için mükemmeldir. Geçici olarak yurtdışında çalışan uluslararası ekipler veya yerel çalışanlar genellikle bu basit çözümleri kullanırlar.

5. Bir Program Oluşturun ve Teslim Tarihlerini ​​Netleştirin

Hibrit ekipleri yönetirken, tüm üyeler herhangi bir zamanda ne yapmaları gerektiği konusunda net bir fikre sahip olmalıdır. İşlerinin tam olarak ne zaman tamamlanması gerektiğini bilmeleri de aynı derecede önemlidir.

Hibrit ekip yönetiminin anahtarı, herhangi bir iş ataması için uygun ve eşit derecede bağlayıcı bir program oluşturmaktır. İster ofiste ister evden çalışıyor olsunlar, tüm çalışanlar, net teslim tarihleri olan işleri yolunda tutacaktır.

6. Proje Yönetim Becerilerinden Yararlanın

Hibrit ekipler için en iyi uygulamalardan biri mükemmel proje yönetimidir. Sanal işbirliğinin istenen sonuçları üretmesi için proje liderlerinin sorumluluk alması ve dikkatli olması gerekir. Bu, ilk etapta projeyi yürütecek doğru kişileri seçmekten, ekip moralini yönetmekten, iş yürütülürken bireysel ilerlemeyi izlemeye kadar birçok öğeyi kapsar.

Microsoft Office 365 bulut çözümünü kullanıyorsanız, Microsoft Planner yardımcı bir uygulama olabilir. Asana veya Monday.com gibi pek çok başka alternatif de bulunmaktadır. Proje yöneticilerinin kolayca görevler atamasına, organizasyonu ve görev delegasyonunu verimli hale getiren iş planları oluşturmasına olanak tanır. Ekip üyeleri ayrıca önemli dosyaları paylaşabilir, ekibi ilerlemeleri hakkında güncelleyebilir ve projeyle ilgili diğer değerli bilgileri iletebilir.

7. İşi Yapacak Ekibinize Güvenin

Hibrit ekipler içinde sanal işbirliğini optimize etmek için bahsedeceğimiz en son en iyi uygulama, nereden çalışıyorlarsa çalışsınlar, ekibinize işi yürütme konusunda güvenmektir. Bazı yöneticiler ve ekip liderleri başlangıçta mikro yönetim eğiliminde olabilir, ancak bu muhtemelen üretkenliği teşvik etmekten ziyade engelleyecektir.

Akıllı bir zamanlama ve her görev için net teslim tarihleriyle, artık çalışanların işlerini yapmak için sadece alana ihtiyacı vardır. Bunu sağlamanın yollarından biri gereksiz rahatsızlık vermeyi azaltmaktır. Hızlı bir ilerleme raporuna veya güncellemeye ihtiyacınız varsa, bazen bir e-posta veya hızlı bire bir görüntülü görüşme yeterli olacaktır. Fazladan bir ekip toplantısı yapmak yalnızca ekibin iş akışını bozabilir.

Son Söz

Birçok şirket için gelecek, hibrit bir modeli içerecek. ‘Önce uzaktan’ yaklaşımı, ofis dışında çalışanları gerçekten içermelidir. Aynı zamanda, çalışanların doğru yazılıma ve iletişim araçlarına eşit erişime ihtiyaçları vardır. Bunlar yerine getirildikten sonra, sağlam programlar ve teslim tarihleri oluşturmaya odaklanabilirsiniz. Ardından, ekip üyelerine duyacağınız güvenin harika sonuçlar getireceğini ve herkesin her iki modelin de en iyisini yaşamasını sağlayabilirsiniz.

Hibrit İş hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, Hibrit İşyeri hakkında birçok bilgiyi paylaştığımız kapsamlı kılavuzumuzu ziyaret edin veya Viewsonic’in mükemmel bir ev ofis istasyonu kurmanıza yardımcı olacak çözümlerini keşfedin.