En Todo Momento y en Todo Lugar: Todo lo que Necesita Saber sobre las Reuniones Virtuales

Las reuniones virtuales son relativamente nuevas en el mundo de los negocios, pero se han vuelto exponencialmente creciente y común a medida que la tecnología permite volverlas accesibles. No todas las reuniones virtuales son iguales.  Hay diferentes tipos de reuniones basadas en las necesidades y capacidades típicas, todas conteniendo sus propios beneficios. No querrás perderte la mejores practicas de esta guía interactiva. 

Lee la siguiente guía completa acerca de como tomar tus reuniones virtuales al siguiente nivel. O salta a nuestra recomendación: myViewBoard.

¿Las reuniones aún deben realizarse cara a cara? Las reuniones virtuales podrían ser la nueva tendencia.

Con los avances de la tecnología, es totalmente posible llevar a cabo una reunión o participar en una desde la comodidad de su propio hogar o cafetería local. Este estilo moderno de conferencia es conocida como reunión virtual y es ideal para el creciente número de trabajadores que operan exclusivamente de forma remota.

Teniendo en cuenta que, hasta el momento, las reuniones virtuales han sido cosa de la vanguardia, es muy probable que tenga varias consultas pertinentes. A continuación, encontrará una explicación a todo lo que necesita saber sobre las reuniones virtuales para ayudar a responder las preguntas que pueda tener sobre las reuniones virtuales.

¿Qué son las reuniones virtuales?

Las reuniones virtuales son alternativas a las reuniones en persona, donde los participantes asisten a través de audio, texto o video. Esto se hace no solo para que los empleados remotos puedan participar, sino también para aumentar la comodidad y reducir los costos. Por lo general, las empresas llevarán a cabo reuniones virtuales a través de un programa o una aplicación específicos, como Skype o Google Hangouts.

El atractivo del software dedicado para reuniones virtuales tiene mucho que ver con sus características. La pantalla compartida, el número ilimitado de participantes, la compatibilidad entre plataformas, la grabación en vivo, y la calidad HD de vivo y video son solo algunos ejemplos de lo que resulta valioso para las empresas.

Con respecto a esto, estas características del software permiten comodidad y reducción de costos tanto como el concepto de reuniones virtuales en sí mismo. Esto es especialmente así cuando se tiene en cuenta el costo y la planificación alternativos que se necesitarían para facilitar un encuentro en persona de todas las personas pertinentes. Estos costos comienzan a elevarse aún más cuando los participantes están ubicados en diferentes países y continentes. Teniendo en cuenta estos factores, es fácil ver por qué las reuniones virtuales han ganado popularidad a lo largo de los años.

Todo lo que Necesita Saber sobre las Reuniones Virtuales

¿Cuáles son los distintos tipos de reunión virtual?

Teniendo en cuenta de cuántas maneras se puede participar en una reunión virtual, ya sea video, audio o texto, no es sorpresa que haya diferentes tipos de reunión virtual. El concepto de reunión virtual, desglosado en teleconferencia, videoconferencia y conferencias web, se ajusta totalmente a sus necesidades y circunstancias.

Teleconferencia

Si la conexión a internet no es óptima, si tiene una conexión móvil o si la reunión virtual constará solo de un pequeño número de participantes, puede que quiera considerar una teleconferencia grupal. Al realizarse exclusivamente a través de audio, la teleconferencia puede tener lugar ya sea por teléfono o a través de VoIP.

Videoconferencias y

Dada su interactividad inherente, la videoconferencia es el estándar de las reuniones virtuales. Dado que permite a los participantes tanto verse como oírse unos a otros, las videoconferencias son capaces de aprovechar las características clave, como la pantalla compartida, que la teleconferencia no permite. Aunque, a diferencia de las teleconferencias, las videoconferencias requieren el uso de software dedicado.

Conferencias Web

A diferencia de las teleconferencias y videoconferencias, las reuniones virtuales que hacen uso de conferencias web están vinculadas a un sitio web específico que actúa como centro donde puede tener lugar toda comunicación y uso compartido de archivos. Esto es difícil para aquellos que quieren participar en la conferencia sobre la marcha, ya que se necesita acceso a una conexión estable a internet.

¿Cuáles son las ventajas de las reuniones virtuales?

Para vender cualquier nuevo concepto a las personas, no importa el contexto, el mejor método es explicar cómo se verán beneficiados. Al igual que en la mayoría de las cosas, las reuniones virtuales aportan una variedad de beneficios, y cualquiera de ellas sería atractiva para los organizadores y participantes por igual. A continuación, encontrará los beneficios que pensamos serán más atractivos.

Aumento de la productividad

A diferencia de las reuniones tradicionales, las reuniones virtuales dan a los participantes la capacidad de realizar varias tareas a las vez que prestan atención. Por lo tanto, al asistir de forma remota, no solo es posible que se ahorre tiempo al evitar el transporte innecesario, sino que, en definitiva, se usará más tiempo para las tareas relacionadas con el trabajo.

Bajo costo

Entre el transporte y el uso de las instalaciones, las reuniones presenciales cuestan mucho, tanto en términos de tiempo como de dinero. Por el contrario, las reuniones virtuales prácticamente no tienen costo, donde el único factor limitante es la conexión a internet de los asistentes. Para las empresas que alojan muchas reuniones, las reuniones virtuales pueden ser una manera fácil de reducir los gastos.

Mayor Asistencia

A menudo, por una variedad de motivos , no todos los invitados a una reunión en persona son capaces de asistir. Sin embargo, en el caso de las reuniones virtuales, hay pocas razones para una asistencia insuficiente, ya que los participantes deberían ser capaces de participar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Por tanto, las reuniones virtuales hacen que estos encuentros sea accesible para todos.

Todo lo que Necesita Saber sobre las Reuniones Virtuales

¿Cómo pueden ser más interactivas las reuniones virtuales?

Si los organizadores gastan su tiempo y energía en planificar reuniones virtuales, con un ojo puesto en la productividad efectiva, es lógico que quieran ver que sus planes den frutos. Por desgracia, todos sabemos que las reuniones tienen reputación de ser cuestiones secas, aburridas. Para rectificar esta disonancia entre los objetivos y la realidad potencial, muchos organizadores de reuniones hacen un esfuerzo por poner énfasis en la interactividad dentro de sus planes. A continuación se presentan algunos consejos para ayudar a que eso suceda.

Usar Videos

Al igual que en presentaciones y conferencias en centros educativos, las ayudas visuales pueden hacer que incluso los temas más sosos resulten interesantes o memorables. Como tal, si hay disponibles funciones de video en la reunión virtual, ¡trate de usarlas! Las interacciones cara a cara, la pantalla compartida y otros métodos de colaboración pueden ayudar a que su reunión desborde de interactividad.

Casual es el Nuevo Formal

Reuniones formales y congestión son reliquias del pasado: desalientan el pensamiento innovador y no es divertido formar parte de ellas. Si busca organizar una reunión virtual moderna, intente aflojarse. Dinámicas rompehielos, participación en el lugar y otras desviaciones de la norma ayudarán a que su reunión virtual se sienta más interactiva.

Establecer Metas

Las reuniones virtuales, como las calculadoras y los navegadores GPS, deben existir con solo un único propósito en mente. Esto permite que las reuniones sean flexibles dentro de ese contexto con el fin de resultar interactivas y productivas. Por esta razón fijar metas es tan importante; de lo contrario, las reuniones pueden volverse apresuradas y fuera de foco.

Todo lo que Necesita Saber sobre las Reuniones Virtuales

¿Cuáles son herramientas conocidas de las reuniones virtuales?

Por más que el concepto de reunión virtual suene tan grandilocuente, no sería nada sin la correcta ejecución. Esto es así para todas las variantes de reunión virtual: teleconferencias, videoconferencias y conferencias web. En todo caso, codecs que entrecortan los videos, la falta de prestaciones y la exclusividad regional son posibles inconvenientes de las aplicaciones para reuniones virtuales.
 
Por suerte, existen varias herramientas de reunión virtual que han evitado estos obstáculos potenciales y han logrado programas altamente eficaces. En este afortunado panteón se encuentran opciones de software como: FaceTime, Google Hangouts, Slack, Skype, Zoom, WebEx y myViewBoard. 
 
En cada caso de éxito, cada aplicación de reunión virtual ofrece una serie de características diseñadas para atraer a un número cada vez mayor de usuarios. Por encima de todo esto, más allá de la simple exigencia de comunicación básica, sobrevuela la palabra de moda hoy en día: colaboración. Entre algunos buenos ejemplos de esto se incluyen:
  • Pantalla compartida
  • Acceso a pizarras digitales
  • Intercambio de archivos
  • Almacenamiento en la nube
  • Anotaciones en vivo

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