.

Birçok şirket için etkin toplantıların nasıl yürütüleceği konusu inanılmaz derecede önemlidir. Sonuçta, toplantılar yararlı bir rol oynar ve sık sık gerçekleşir; ancak aynı zamanda kaynakları olumsuz yönde tüketme potansiyeline de sahiptir. Toplantılarda üretkenlik, hedeflenen şeyi gerçekten yerine getirmelerini sağlamak için atılan adımlarla bir odak alanı olmalıdır.

Toplantılarda üretkenliği artırmanıza yardımcı olabilecek dört uygulama hakkında bilgi edinmek için okumaya devam edin. Veya işbirliklerinde üretkenliği artırmaya yardımcı olmak için ViewSonic toplantı çözümlerine ve cihazlarına göz atın.

Toplantı sayılarının çok olmasına dair yaygın mutsuzluk göz önüne alındığında, etkin toplantıların nasıl yürütüleceği sorusu son derece önemlidir. Örneğin Harvard Business Review’un bulgularına göre, üst düzey yöneticilerin yalnızca yüzde 17’si şu anda toplantılarının bireysel ve şirket zamanını etkin bir şekilde kullandığına inanıyor.

Neredeyse üçte ikisi (yüzde 65) toplantıların kendi işlerini yapmalarını engellediğini iddia ediyor; ancak daha olumlu olan haber, birkaç kuruluşun yaklaşımlarında değişiklik yaptıktan sonra tutumlarında iyileşmeler bildirmesiydi. Bu, temel sorunun toplantıların kendisi olmadığını gösteriyor – sorun bu toplantıların etkinliği.

Bu makalede, işyerinizdeki toplantılarda verimliliği artırmanıza yardımcı olabilecek dört uygulamayı inceliyoruz.

Planlama Yoluyla Nasıl Etkin Toplantı Yürütebileceğinizi Öğrenin

Etkin toplantıların nasıl yürütüleceğini araştırırken odaklanmanız gereken en büyük şeylerden biri planlama sürecidir. Ne de olsa, bazı toplantılar verimsizdir çünkü konuşulacak gerçek bir plan yoktur veya katılımcılara önceden gönderilebilecek materyalleri dağıtmak için zaman harcanmaktadır.

Önceki bir ViewSonic makalesinde, Etkili Bir Toplantı Nasıl Yürütülür ‘de, vurgulanan olası sorunlardan bazıları, net bir amacı olmayan ve ana konudan fazlasıyla sapan toplantılardı. Bununla birlikte, her iki konunun da planlamaya dayalı basit çözümleri bulunuyor.

Öncelikle, toplantının amacının ne olduğu ve hangi konuların ele alınması gerektiği konusunda net bir fikre sahip olmanız gerekir. Ayrıca, eğer konu rotadan çok saparsa veya toplantının amacı ile ilgili olmayan şeylere odaklanmaya başlarsa, tartışmaya müdahale etmeniz gerekir. Bu, toplantının amaçlananı başarmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.

Toplantılarda Verimliliği Artırmak için Teknolojiyi Yükseltin

Toplantılarda verimliliği artırmaya yönelik bir katkı da doğru teknolojiye yapılan yatırımdır. Özellikle, en son özelliklere ve çözümlere sahip interaktif dijital tahta gibi sınıfının en iyisi görüntüleme teknolojisiyle birlikte güvenilir video konferans yazılımı kullandığınızdan emin olunuz.

En önemlisi, teknolojinin hem üretkenliği artırmada hem de onu engellemede oynayacağı bir rol vardır. Örnek olarak, yalnızca toplantı başlatılırken bir saatlik toplantı başına ortalama olarak yaklaşık 8,7 dakikanın boşa harcandığı tahmin edilmektedir. Bu genellikle, yükseltme gerektiren görüntüleme teknolojisine bağlanma gibi toplantı odası teknik sorunlarının sonucu olarak meydana gelir.

Bununla birlikte, aynı zamanda, Muse’dan elde edilen bulgular, insanların yüzde 92‘sinin toplantılar sırasında çoklu görev yaptıklarını kabul ettiğini ve yüzde 69’unun e-postaları kontrol ettiklerini kabul ettiğini belirtiyor. Bu nedenle, buradaki denge, dikkat dağıtan unsurları önlemek için gerekli toplantı teknolojisini yükseltmek ve toplantı içindeki gereksiz teknolojiyi potansiyel olarak sınırlamaktır.

Bir Toplantının Aslında Gerekli Olup Olmadığını Düşünün

Toplantılarda düşük verimliliğin gözden kaçan bir yönü, birçok toplantının aslında gereksiz olduğu gerçeğidir. Bu nedenle, başka bir en iyi uygulama, şirketiniz tarafından düzenlenen her toplantıyı dikkatlice değerlendirmek ve gerçekten gerekli olup olmadığına ve gerekli katılımcıların kim olduğuna karar vermek olacaktır.

Bunu yapmak için toplantının amacını ve beklediğiniz sonucu düşünün. Bir e-posta göndererek veya materyali başka bir şekilde dağıtarak aynı sonuçlara ulaşılabilir mi? İnsanların işlerinden uzaklaştırılması mı gerekiyor, yoksa bilgileri daha uygun bir zamanda alma esnekliği sağlanabilir mi?

Bazı toplantılar ne kadar rahatsız edici olursa olsun, hayati öneme sahiptir. Ancak çok sayıda toplantı yapılmasa da olur veya en azından kısa tutulabilir. İlerleme güncelleme toplantıları ana problemlerden biridir; çünkü bu bilgiler genellikle çok daha az zaman alan ve çalışma zamanından çok daha az çalan başka yollarla sağlanabilir.

Konferans Vermekten Çok Tartışmalara Odaklanmaya Çalışın

Sonuncu en iyi uygulama, konferans veren konuşmalar yerine tartışma zamanına daha çok zaman ayırmaktır. Birinin ayakta durması ve bir sunum yapması gerektiği zamanlar olabilir; ancak herkesin konuşmada daha aktif bir rol üstlendiği, odaklanmış ve kapsayıcı olduğu toplantılar daha verimli olur.

Konferans tarzı yaklaşımdan mümkün olduğunca kaçınmak, toplantılar uzaktan yapıldığında özellikle önemli olabilir; çünkü uzakta olan dinleyicilerin çevreleri tarafından dikkatlerinin dağılması daha kolay olabilir. Bu nedenle elinizden geldiğince soru sormaya ve insanları tartışmaya çekmeye çalışmalısınız.

Tesla CEO’su Elon Musk, daha da ileri giderek, “tüm katılımcılara değer sağladıklarından emin değilseniz” şirketlerin tüm büyük toplantıları ortadan kaldırmasını öneriyor. Yalnızca ilgilileri içeren daha küçük toplantılara odaklandığınızda, katılımcılar kendilerini daha fazla dahil edilmiş hissederken, konuşmalar daha kolay ve kullanışlı olur.

Son Söz

Etkin toplantıların nasıl yürütüleceği konusu, genel performansı optimize etmek isteyen herhangi bir şirket için hayati bir endişe kaynağıdır. Birçok kuruluş, mevcut yaklaşımlarının gereksiz rahatsızlığa neden olduğunu ve insanların katılımcı olmadığı yerlerde verimsiz toplantılara yol açtığını fark ettiğinden, toplantılarda üretkenlik önemli bir endişe kaynağıdır.

Bunu ele almak için, toplantıları önceden uygun şekilde planlamak ve rotadan saparlarsa müdahale etmek gibi en iyi uygulamaları benimsemeniz gerekir. Doğru teknolojiyi kullanmak, toplantıya başlangıç ​​süresini en aza indirebilirken, konferans yerine tartışmalar katılımcıları daha meşgul edebilir. Bunun ötesinde, toplantıların gerekli olup olmadığı konusunda da dikkatlice düşünmeniz gerekir. Gereksiz toplantıları yapmayın ve orada olmaları gerekmeyen kişileri toplantılara dahil etmekten kaçının.

Mevcut toplantılarınız zaman kaybı gibi görünüyorsa, bunlardan nasıl kaçınabileceğinizi ve verimsizliği nasıl azaltabileceğinizi öğrenin. Toplantılarda verimliliği artırmak için toplantı alanlarınızda teknolojiyi güncellemek önemlidir. Daha iyi toplantılar için ViewSonic işbirliği cihazlarını ve çözümlerini keşfedin.