Empresa

A Insight Enterprises Inc. capacita organizações de todos os tamanhos com soluções e serviços de tecnologia de ponta para maximizar o valor comercial da TI. Fornecedora global classificada pela Fortune 500de soluções e serviços de inovação digital, transformação de nuvem + data center, força de trabalho conectada e otimização da cadeia de suprimentos, a Insight ajuda os clientes a gerenciar com sucesso sua TI hoje, enquanto se transforma para amanhã. Da estratégia e design de TI à implementação e gerenciamento, os colegas de equipe 11,000+ da Insight ajudam os clientes a inovar e otimizar suas operações para administrar os negócios de maneira mais inteligente.

OVERVIEW

Problema:

• Padronize em uma solução de conferência abrangente
• Melhore o tempo de início da reunião e a experiência do usuário
• Permita o uso fácil de múltiplas plataformas Garanta a segurança dos dados

Solução:

• 55” – 98” Visores interativos ViewSonic ViewBoard
• PCs com slot ViewSonic para maior poder de computação
• Sobreposição de software de inicialização rápida

Resultado:

• Espaços para conferências equipados com ViewBoard rapidamente se tornaram as salas mais solicitadas
• O tempo de início da reunião passou de cerca de 10 minutos para menos de um minuto
• Os usuários podem agendar e participar facilmente de reuniões usando o Microsoft Outlook
• Os usuários podem selecionar plataformas como Skype, Webex e Zoom
• O feedback imediato e contínuo tem sido extremamente positivo
• Adoção e padronização contínuas planejadas na solução ViewSonic ViewBoard

Com nossos outros sistemas, ainda fomos vítimas dessa métrica do setor: cerca de 10 minutos para iniciar uma reunião. Agora, com os displays ViewBoard e Quicklaunch, os usuários veem um menu de reuniões agendadas, tocam na reunião e pronto.

— STEVE BERENTER, PMP, INSIGHT SR. IT MANAGER

O PROBLEMA

Como fornecedora global de produtos e serviços de TI, a Insight apoia as suas próprias operações escolhendo tecnologia que reflita as melhores soluções da sua classe com base nas suas extensas relações com parceiros. Foi esse o caso quando a empresa decidiu equipar as suas salas de conferências com ecrãs interactivos.

“O Skype é nosso padrão de comunicação interna”, disse Steve Berenter, PMP, gerente sênior de TI da Insight. “Portanto, quando começamos a adicionar telas interativas às nossas salas de conferência, fazia sentido selecionar o Surface Hub.”

Provou ser uma escolha sólida, disse Berenter. Era um dispositivo multifuncional e tinha fácil interface com o Skype, seu padrão interno para conferências de áudio e vídeo. Ele simplificou a experiência de reunião do usuário, oferecendo consistência do sistema.

“Nossos sistemas de conferência legados estavam em todos os lugares. Tínhamos salas com Cisco, Polycom e outras. Alguns tinham projetores. Nosso objetivo era padronizar a maioria dos nossos quartos”, disse ele. “O Hub ofereceu uma ótima maneira de realizar essas coisas e iniciamos o caminho da padronização. No entanto, quando a Microsoft iniciou a transição para o Surface Hub 2 , houve uma escassez dos Surface Hubs originais. Durante quase um ano não conseguimos adquirir novos Surface Hubs.”

Foi uma situação difícil para a empresa em crescimento. Novos escritórios estavam prestes a abrir. Construções e remodelações foram planejadas. As equipes de vendas e gerenciamento de projetos queriam iniciar reuniões semanais de pontos de contato e precisavam de um sistema confiável e fácil de usar para conectar equipes no Arizona, Texas e Montreal.

A equipe de TI concluiu que era necessária uma nova solução para dar suporte às necessidades crescentes da empresa.

“Ficamos satisfeitos com os Surface Hubs, mas precisávamos de soluções disponíveis imediatamente nessas salas de conferência com videoconferência e áudio conferência, quadro branco – toda a gama de recursos de comunicação e colaboração em salas de reunião”, disse Berenter.

Solução

A equipe de TI iniciou uma pesquisa abrangente que incluiu todos os principais players: HP, Logitech, Lenovo, Polycom e muito mais. Então, no Microsoft Ignite em Orlando, Berenter encontrou o estande da ViewSonic, e o caminho para encontrar uma solução sofreu uma reviravolta acentuada no final da jornada.

“A ViewSonic estava apresentando em um display 86” ViewBoard® e fiquei muito impressionado com seus recursos e a experiência do usuário”, disse Berenter. “É muito parecido com o Surface Hub, pois é uma solução intuitiva e completa.”

A equipe de TI da Insight trouxe 4 unidades para testar. Com base nas coisas boas que ele tinha visto até agora nas telas do ViewBoard, a única preocupação de Berenter era a segurança. O representante da ViewSonic, Jeffrey Erb, que Berenter conheceu no Insight, forneceu a resposta.

“O sistema era público, mas rodava em um PC com Windows® 10 , então minha maior dúvida sobre o projeto era como podemos protegê-lo”, disse ele. “Jeff sugeriu que experimentássemos o aplicativo Quicklaunch da UC Workspace. Ele protege o dispositivo e adiciona recursos de um toque para iniciar e participar de reuniões.”

O Quicklaunch adicionou segurança aos já robustos recursos de segurança do ViewBoard, com bloqueio completo protegido por senha. Também adicionou o benefício de uma interface transparente com Exchange e Google Calendar, bem como a capacidade de personalização com elementos de marca, como cores e logotipos.

Os displays interativos ViewBoard continuaram a impressionar durante todo o período de teste.

“A flexibilidade de uso foi fenomenal. Embora estejamos padronizados no Skype, porque fazemos negócios com a Cisco, alguns membros da nossa equipe gostam de usar o Webex”, disse Berenter. “Precisávamos de uma plataforma que se integrasse facilmente a ambas as soluções de conferência. Claro, poderíamos fazer isso no back-end, o que já fizemos antes, mas isso é desajeitado e oferece uma experiência de usuário abaixo do ideal. Com os monitores ViewBoard, conseguimos carregar e usar qualquer solução de conferência – o dispositivo é completamente agnóstico.”

Os monitores ViewSonic ViewBoard conquistaram até os proponentes mais obstinados do Surface Hub, disse Berenter. Com base no feedback positivo esmagador durante o processo de demonstração, a equipe de TI comprou 22 monitores ViewSonic ViewBoard com tamanhos de 55 " a 98 ", bem como PCs VPC Slot-In, para implantação em vários locais .

Resultado

Uma solução simplificada e completa, a implantação dos monitores ViewSonic ViewBoard foi muito fácil, disse Berenter.

“Muitas outras soluções são modulares. Você compra o dispositivo deles e depois precisa juntar outros componentes”, disse ele. “Com o ViewSonic ViewBoard, você obtém a tela com recursos interativos e o PC com slot. É uma solução única que entregou 99% do que precisávamos. A única outra coisa que tive que adquirir como complemento foi a câmera.”

Para isso, Berenter optou pela câmera Poly Studio, que oferece rastreamento de alto-falante e elimina a necessidade de panorâmica, inclinação e zoom manualmente conforme diferentes usuários tomam a palavra.

“Ele oferece uma bela cobertura de 18 pés com áudio e visual”, disse ele. “Podemos acomodar até 16 assentos sem precisar de nenhum outro equipamento.”

Berenter conseguiu carregar facilmente Skype, Webex, Zoom e muito mais, proporcionando a excelente flexibilidade que ele observou como uma das muitas razões pelas quais os funcionários da Insight se tornaram grandes fãs dos monitores ViewBoard.

“O Skype é o nosso principal, mas o ViewBoard é flexível e pode ser usado com vários aplicativos de comunicação. Tendo a Microsoft e a Cisco como nossos dois maiores parceiros, também usamos o Webex para algumas necessidades comerciais. Alguns de nossos clientes preferem o Zoom para suas reuniões. Com o Viewsonic ViewBoard podemos acomodar todos eles – sem atrasar o início da reunião.”

Para ajudar a facilitar a transição para as salas de conferência ViewBoard, a equipe da Berenter realizou sessões de treinamento a portas abertas em cada um de seus locais.

“Isso foi muito útil para a rápida adoção dos dispositivos”, disse ele. “O feedback daqueles nas sessões foi extremamente positivo.”

A evidência da popularidade dos monitores ViewBoard surgiu no início de seu tempo na Insight.

“Todos os meses obtemos um relatório de todos os dispositivos de sala habilitados para Skype – ainda temos uma mistura de 4-5 configurações diferentes”, disse Berenter. “No primeiro mês após a implantação de seis soluções ViewSonic ViewBoard em nossa sede e três em cada um de nossos dois escritórios em Tempe, eles se tornaram os dispositivos mais usados – mais do que qualquer outro sistema. Eles instantaneamente se tornaram muito populares.”

A inicialização rápida é uma vantagem muito apreciada das salas de conferência equipadas com ViewBoard, disse Berenter.

“Com nossos outros sistemas, ainda fomos vítimas dessa métrica do setor: cerca de 10 minutos para iniciar uma reunião”, disse ele. “Agora, com os displays ViewBoard e Quicklaunch, os usuários veem um menu de reuniões agendadas, tocam na reunião e pronto.”

Incorporado aos PCs digitais ViewSonic, o Quicklaunch PE da UC Workspace cria uma interface amigável, com acesso rápido aos aplicativos preferidos a partir de um único painel. Os usuários podem escolher entre Exchange e Google Calendar para criar salas de reunião, com suporte para praticamente todas as plataformas de reunião preferidas.

Cada exibição do ViewBoard aparece como um recurso no Microsoft Exchange, disse Berenter, permitindo aos usuários escolher e agendar no Outlook. Após o início das reuniões, os usuários aproveitam a ampla gama de recursos de quadro branco interativo que os monitores ViewBoard oferecem – do outro lado da mesa da sala de conferências ou de todo o país.

“Não importa em qual escritório os usuários estão”, disse Berenter. “Se cada um deles estiver em uma sala com um ViewBoard, eles poderão usar o quadro branco juntos. Isso é ótimo para a produtividade.”

Por último, mas não menos importante, Berenter mencionou o excelente valor oferecido pelas soluções ViewBoard.

“Jeffrey nos ofereceu um ótimo preço e os monitores ViewBoard proporcionam uma experiência de conferência de qualidade”, disse ele. “É perfeito para nós e a implantação foi um grande sucesso. Continuamos a receber feedback muito positivo à medida que mais pessoas os utilizam.”

O próximo item da agenda: implantação de 10 ou mais para continuar o processo de padronização na solução de exibição interativa ViewBoard.

“Esta é uma solução excelente para nós”, disse Berenter. “Planejamos padronizar os monitores ViewSonic ViewBoard para quaisquer novas atualizações ou construções de salas de conferência em nosso futuro.”