كيف تعمل من المنزل: دليل إرشادي للعمل عن بعد في عام 2020

هل تساءلت من قبل عن كيفية العمل من المنزل؟ لقد أصبح العمل من المنزل، والذي يُعرف كذلك بالعمل عن بعد أوالعمل خارج المكتب، طريقة شائعة بين الموظفين لزيادة مرونة العمل بين أصحاب الأعمال لتوفير النفقات. لكن بالرغم من حسنات العمل من المنزل، ما زالت هناك الكثير من التحديات التي تحتاج إلى التغلب عليها ( بمساعدة النصائح المكتوبة بالأسفل) مثل التشتيت والشعور بالعزلة.

لذا ننصحك بقراءة هذا الدليل الإرشادي لكيفية العمل من المنزل في عام 2020. بالاضافة الى ذلك يمكنك إلقاء نظرة على حلول أماكن العمل في المنزل من هنا.

إن التكنولوجيا هي الإجابة المثالية عن سؤال كيفية العمل من المنزل. تزيد الأدوات الرقمية من قدرتنا على التواصل بين جميع تفاصيل حياتنا، لذا فليس من المفاجئ أنها قد تغيّر أيضًا من الطريقة التي نعمل بها. على سبيل المثال، ما كان قديمًا عبارة عن مكالمة هاتفية بعيدة المدى وباهظة الثمن أصبح الآن محادثة فيديو مجانية، وكذلك كانت عملية المراسلة بالبريد بطيئة فقد أصبحت تتم الآن بشكل فوري من خلال الرسائل وسحابة التخزين على الإنترنت. كما أصبح  بإمكانك الآن العمل مع أي شخص في أي مكان بشكل فوري.

لم تعد كلمات مثل العمل عن بعد أو العمل من المنزل مجرد كلمات غريبة أو وعود فارغة من “أصدقاء” غامضين على وسائل التواصل الاجتماعي. بل أصبحت الواقع الجديد الآن للعمل في القرن الواحد والعشرين. فقد تغيرت الطريقة التي نعمل بها للأبد.

ما هو العمل عن بعد؟

العمل عن بعد أو كما يسمى أحيانًا العمل من خارج المكتب، هو أي عمل تقوم به شركة أو موظف ما في موقع ما خارج مقر الشركة عينها.  كمصطلح واسع، ان العمل عن بعد يشمل كذلك إتمام العمل من المنزل أو المقهى أو ختى من داخل غرفة الفندق.  قد يكون العمل الحر بدوام كامل بأوقات محددة، أو عمل مرن أو مؤقت نتيجة لظروف خاصة وفقًا لاحتياجات الموظفين أو أصحاب العمل.

وبفضل التكنولوجيا الرقمية قد أصبح لدينا خيارات أكثر من أي وقت مضى للعمل عن بعد من المنزل.

SuperClear

لماذا تعمل من المنزل؟

من الواضح أن هناك مزايا للعمل عن بعد. وإلا فلن يقوم أحد بذلك. وإليك بعض الأسباب التي قد تجعل الناس يختارون العمل من المنزل.

جدول مرن

تأتي زيادة المرونة على قمة أسباب اختيار الموظفين للعمل عن بعد، حيث يستطيعون العمل في المكان الذي يختارونه وفي الوقت المناسب لهم. وبذلك يستطيعون تكييف جداولهم  وبيئة العمل المناسبة لهم ليصلوا بإنتاجيتهم إلى أقصاها مع الاستمتاع براحة المنزل.

وفي حالات كثيرة فإن العمل يعتمد على الناتج بدلًا من الالتزام بساعات عمل معينة مما يعني أنه يتم تقييم العمل كما يستحق وليس على مدى انشغال شخص ما في المكتب.

“يقدّر العاملون عن بعد المرونة والملاءمة التي توفرها وظائف العمل عن بعد. فهم مستعدون لفعل ما يلزم    كي ينجح الأمر. وهذا يعني أن  باستطاعتهم بذل المزيد من الجهود والوقت في المساء والعطلات الأسبوعية وحتى الإجازات لتعويض الوقت الضائع.”

  • جينز جايكوب أندرسون، المؤسس والمدير التنفيذي لشركة RunRepeat

توفير الوقت (والمال)

يوفر العمل من المنزل أيضًا الوقت والمال لكل من الموظفين وأصحاب الأعمال، حيث يوفر الموظفون وقت الانتقال من وإلى العمل وجميع الأمور الصغيرة التي تقوم بتضييع  الوقت (مثل الاجتماعات) والتي تحدث في العمل داخل الشركة.  بالإضافة إلى تكلفة المواصلات والغذاء والقهوة، فهناك مئات الطرق التي يمكن للموظفين إنفاق الأموال فيها أثناء يوم العمل وهي غير موجودة عندما يتم  العمل من المنزل.

كذلك يوفر أصحاب العمل المال من ناحية النفقات العامة المتعلقة بوجود موظف في المكتب، ابتداء من استئجار مساحة كافية وحتى المرافق، فالموظف يتحمل أموالًا أكثر من مجرد الراتب الشهري. ويمكن للشركة توفير الأموال بشكل كبير من خلال العمل خارج المكتب. (وسيدرك الموظف الذكي الذي يعمل عن بعد ذلك وسيتمكن من الحصول على مقابل أكبر     للعمل نفسه. وبذلك يستفيد الجميع.)

تعددية المهام في فترة العمل

هناك ظروف في الحياة   تتناسب مع العمل من المنزل. قد  يكون الموظف مريضاً أو يضطر إلى رعاية أحد أفراد أسرته. وقد يكون هناك وضع طارئ مثل حدوث كارثة طبيعية أو طقس  صعب. أو قد يكون الأمر بسيطاً مثل رغبة الموظف في قضاء المزيد من الوقت في المنزل والشعور بمزيد من الحرية.  ومهما كان السبب، فإن العمل من المنزل يمكنه أن يمنحك توازنًا أفضل بين العمل والحياة.

على سبيل المثال، عندما تعمل في المكتب من  المستحيل أن تركز بنسبة 100% طوال يوم عمل كامل (حتى مع تقنيات زيادة الإنتاجية مثل تقنية بومودورو). لذا فقد تجد نفسك تباعد بين المهام أو تتصفح الإنترنت وتبدو “كأنك مشغول”. وبذلك فأنت لم تهدر الوقت فقط على لا شئ، بل ستشعر بالتوتر أيضًا لإهداره.

أما في المنزل،  يمكنك كسر دائرة العمل والتوتر والإرهاق من خلال القيام بعمل روتيني سريع أو أداء بعض التمارين الرياضية السريعة أو المشي أو القيام بأي شئ من الحياة  الطبيعية. وبعد ذلك يمكنك العودة إلى العمل نشيطًا وعلى قدر أعلى من التركيز بالإضافة إلى إنجازك لأمر ما.

SuperClear

ما الذي تحتاج إليه للعمل من المنزل؟

في عالم متصل رقمياً  يمكنك التواصل مع أي شخص في أي مكان حول العالم بسرعة فائقة (بإضافة أو حذف قمر صناعي أو اثنين). إننا نتواصل بشكل أكبر عبر أجهزتنا مع عدد متزايد من الأشخاص الذين يستبدلون التواصل وجهًا لوجه بالتعاون عن بعد.

أجهزة متصلة

ستحتاج إلى جهاز واحد على الأقل يمكنه الاتصال بالإنترنت: هاتف ذكي أو حاسب لوحي أو حاسب آلي مكتبي. ويعتبر معظم الأشخاص أن الحاسب المحمول والهاتف الذكي هما الحد الأدنى للحصول على اتصالات فعالة. وعلى الرغم من أن إنتاجية بعض الأجهزة اللوحية تقترب من إنتاجية الحواسيب، إلا أنها ليست كافية حتى الآن.

ولا تنسَ الحصول على سماعات رأس جيدة تعمل بتقنية إلغاء التشويش مع ميكروفون مدمج، وبذلك تصبح مزدوجة الفائدة فتقلل الضوضاء وتسمح بإجراء المكالمات عبر الإنترنت.
ومن الأفضل أن يكون لديك مساحة عمل أو مكتب منزلي مجهز خصيصاّ للحفاظ على إنتاجيتك وصحتك.

المراسلة والبريد الإلكتروني

تقتصر العلاقة بين المدير والموظفين العاملين عن بعد عن طريق الرسائل النصية فقط. ويحدث ذلك إما من خلال البريد الإلكتروني أو عبر خدمات المراسلة مثل الواتساب أو ماسنجر أو سكايب. وهذا هو أساس التواصل الرقمي حتى لو كان الفريق يستخدم أيضًا أدوات أخرى.  كذلك  من الجيد دائماً أن تحتفظ بسجل واضح ومكتوب لعملك.

ومع ذلك فإن التواصل عبر البريد الإلكتروني والمراسلة فقط لا يترك الكثير من التفاعلات الإنسانية وهو كذلك أحد أبطأ طرق التواصل.

عقد الاجتماعات والمحادثات الصوتية عن بعد

لقد انتشر تنظيم مثل هذه الاجتماعات والمحادثات الصوتية بالفعل منذ بعض الوقت.  وهي عبارة عن اتصال أحد العاملين عن بعد بالمكتب إما عبر الهاتف أو عبر تطبيق مراسلة يسمح بإجراء مكالمات صوتية (توفر معظمها خدمة المكالمات). ويمكن أن يضيف استخدام الرسائل الصوتية عنصراً بشريًا إلى اتصالاتك، ويمكنك توصيل المزيد من المعلومات بسرعة أكبر مما تستطيع من خلال النص، ولكن لا تستطيع إتمام العمل بهذا الخيار فقط.

الحقيقة هي أن معظم العمل ـ التسليمات الفعلية ـ يكون على شكل مستندات أو ملفات من الشخص الذي يعمل عن بعد، لذا فمن المؤكد أنك ستحتاج إلى وسائل تواصل أخرى.

How to Work at Home - Woman Telecommuting

محادثات الفيديو ومشاركة الشاشة

هذا  ما يحدث عند عقد المؤتمرات والاجتماعات عن بعد باستثناء أنه يمكنك رؤية الشخص (أو الأشخاص) الآخر أثناء المكالمة مع خدمة مثل تطبيق زومZoom  أو مايكروسوفت تيمز  Microsoft Teams. وهذا من شأنه أن يضفي طابعًا من الخصوصية، ولكنه في اغلب الأحيان غير ضروري وقد يؤدي إلى توقف الاتصال بالإنترنت. ومع ذلك فإن محادثات الفيديو تتعلق بمشاركة الشاشة. وهذا أمر مفيد للغاية، حيث يسمح للأشخاص بمشاركة الملفات وعرض أفكارهم بطريقة طبيعية للغاية.

ولعل الجانب السلبي الأكبر لهذا الشكل من أشكال الاتصال هو كم البيانات التي يستهلكها. وحتى مع هذه البيانات غير المحدودة، فإن مشاركة محادثات الفيديو عبر مواقع متعددة قد يكون بطيئًا لدرجة تجعله غير مجدي. ومرة أخرى فإن محادثات الفيديو تعتبر من الأدوات الموجودة في صندوق الأدوات عندما تحتاج إلى التواصل والعرض بشكل مباشر.
يمكنك معرفة المزيد حول اجتماعات الفيديو الفعّالة هنا.

تقنية اللوحات التعليمية الرقمية

تقنية اللوحات التعليمية الرقمية عبارة عن برنامج – غالبًا على الإنترنت – يمكنه محاكاة وظيفة السبورة التعليمية التقليدية. وهذا هو المستوى القادم من مشاركة الشاشة، حيث لا يستطيع أعضاء الفريق فقط مشاركة الشاشة، لكن يمكنهم أيضًا التعليق على الشاشة والرسم والتفاعل الفوري عن بعد. (يمكنك التعرف على اللوحات التعليمية الرقمية التي نوصي بها من هنا: myViewBoard.)

الجانب السلبي الوحيد للوحات التعليمية الرقمية هو اعتمادها على شاشات اللمس. ففي الوقت الذي أصبحت فيه شاشات اللمس أكثر شيوعًا فإن شاشات الحاسب الآلي باللمس لا تزال في المراحل الأولية للاستخدام. ويمتلك أغلب الناس شاشات لمس في الهواتف والأجهزة اللوحية فقط. وقد يكون ذلك حلًا، لكن ما زالت الأغلبية تجد صعوبة في اعتبار الأجهزة اللوحية جزءًا من مساحة العمل الخاصة بهم.

أنظمة إدارة المشروعات

توجد أنظمة متكاملة لإدارة المشاريع والاتصالات والتي تتضمن كل شيء بدءًا من المحادثات الصوتية ومكالمات الفيديو إلى تخزين الملفات وأجهزة تتبع المهام. وتتضمن هذه الأنظمة مجموعات كبيرة مثل  Slack وTrello  أو تتمتع بخصائص وإمكانيات أكبر مثل مخطط أوفيس 365( Office 365 Planner). وهذه الأدوات جيدة لجمع مجموعة متنوعة من الاتصالات في مكان واحد ومساعدة العديد من الفرق التي تعمل في نفس المكان أو عن بعد.

ولكن قد تعمل قوة هذه الأدوات ضدها في بعض الأحيان. حيث تتمتع بالكثير من الخصائص مما يجعلها سلاحًا ذا حدين. ففي حالة الفرق الأصغر أو الفرق التي لديها خطوط اتصال ثابتة فقد تؤدي إضافة أداة لإدارة المشروعات إلى تعقيد الأمور. وفي بعض الأحيان، فسيكون من الأفضل إبقاء الأمور بسيطة.

مشكلات العمل من المنزل

ورغم الفوائد المترتبة على العمل عن بعد من المنزل فهناك أيضاً بعض السلبيات التي ينبغي تجنبها. إن هيكل وقواعد مكان العمل موجودان لسبب ما، لذا فمن المهم أن نتغلب على المشاكل المرتبطة بالعمل عن بعد.

الكثير من عوامل التشتيت

تؤدي المكاتب إلي تشتيت الانتباه من خلال المحادثات والاجتماعات والمقاطعات على جميع  انواعها. لكن من المهم أن نتذكر أن المنزل لا يخلو من العديد من عوامل التشتيت و الإلهاء وفقط الانضباط هو ما يجعلك تحافظ على تركيزك. فعندما تكون في المنزل  من المحتمل أن تتوفر لديك كل خيارات الترفيه العادية، فمثلُا لديك وجبات خفيفة مفضلة وأريكة مريحة للقيلولة بعد الظهر، وقد يكون لديك طفل أو ثلاثة بدلًا من زملائك كثيري الكلام في العمل.

لذلك فمن المهم أن تقاوم كل عوامل التشتيت والإلهاء في المنزل وتلتزم بالانضباط قدر  المستطاع،  وهذا يعني عدم وجود تليفزيون أثناء ساعات العمل وتخصيص أوقات للراحة مع التنبيه على الأسرة بأكملها بوقت ومكان العمل المخصص.

العزلة

من أكبر فوائد العمل في المكتب هي إمكانية تجمع الزملاء في مكان واحد. فالعمل لا يقتصر فقط على جني الأموال، لكن يتمحورالعمل الفعال حول الأشخاص أيضًا. إن التحول

إلى العمل عن بعد يقضي على كل الوقت الاجتماعي الذي كنت تقضيه في العمل بشكل طبيعي. فلا تعد محادثات الفيديو ورسائل البريد الإلكتروني بديلاً عن التفاعلات الاجتماعية المباشرة، وقد يؤدي عدم وجود روابط اجتماعية إلى الإضرار بالصحة العقلية والبدنية.

وفي غياب الوقت الاجتماعي أثناء ساعات العمل،  من المهم زيادة مساحة الوقت الاجتماعي في جدول مواعيدك. قد يكون ذلك في صورة تناول وجبات مع العائلة أو الخروج في نزهة مع الأصدقاء أو حتى إجراء مكالمات هاتفية مع أشخاص لا علاقة لهم بعملك على الإطلاق. لا تستخف بتأثير الروابط الاجتماعية على صحتك وتفاعلك.

العمل في مكان النوم

من السهل إزالة الفارق بين العمل

والراحة عندما تقوم بكليهما في نفس المكان. فقد يكون من الصعب إيقاف تركيزك في العمل، مما يعني أنه من المستحيل عليك أن تسترخي حقًا وتجدد نشاطك.  فسوف تحتاج بالتأكيد إلى الاسترخاء في المنزل، ولكن إذا كان ذلك أيضًا مكان العمل، فقد يتسبب ذلك في تضارب مشاعرك.

يمكنك المساعدة في تخفيف حدة هذه المشكلة من خلال تحديد الأوقات والأماكن المخصصة للعمل أو الراحة. وهذا يعني أخذ فترات استراحة منتظمة ـ حتى فترات استراحة مجدولة ـ وفترات عمل منتظمة. وهذا يعني أيضاً أنه ينبغي عليك تجنب العمل في السرير إذا استطعت ذلك.   يعني أيضًا تخصيص أوقات بدون أي عمل لتركز فيها على أمور أخرى مثل العائلة أو مشاهدة فيلم ما أو ممارسة لعبة الفيديو المفضلة لك.

نصائح لزيادة إنتاجية العمل من المنزل

هناك أمور معينة لبيئة عملك المنزلية قد  تكون خاصة بك فقط ولكن هناك بعض الإرشادات الأساسية للحصول على افضل استفادة من العمل في المنزل.

تأكد من الحفاظ على تركيزك في العمل

تذكر دائمًا أنك في الع

مل. قد يكون المكان الفعلي للعمل عبارة عن مكتب في غرفة المعيشة أو طاولة المطبخ أو ركن الإفطار الخاص بجدتك ولكن يحب عليك اعتبارها مساحة العمل الخاصة بك، فتصرف وفقًا لذلك.

  • قم ببدء وإنهاء كل يوم في  الوقت  نفسه تقريبًا.
  • يمكنك ارتداء ملابس العمل (حتى إذا كنت سترتدي ملابسًا تشعرك   براحة اكثر من ملابس العمل ).
  • أوقف تشغيل التلفاز أو ابتعد عنه مع استخدام سماعات أذن مضادة للتشتيت.
  • احصل على مكان مخصص كمساحة عمل يمكنك تركها للحصول على استراحة.

إعداد مكتب منزلي

هناك بعض الأساسيات التي ستحتاج إليها في المكتب المنزلي أومساحة العمل الخاصة بك. تأكد من أن لديك على الأقل تلك الأشياء التي تحتاج إليها لأداء عملك بطريقة  فعّالة.  على الرغم من أن هذا الأمر سيختلف من شخص إلى آخر بناءً على أهدافه، إلا أنه توجد بعض الأشياء التي يجب أن يحتوي عليها أي مكتب أو مساحة عمل منزلية.

  • احصل على أفضل اتصال إنترنت يمكنك تحمله لتتمكن من التواصل مع فريقك.
  • تحتاج إلى حاسوب مكتبي على الأقل وهاتف ذكي بحيث إذا كان هناك أي مشكلة ضمن أحدهما فيمكنك استخدام الآخر.
  • استخدم شاشة عرض كبيرة بما يكفي للعمل من دون إجهاد العين أو التنقل المستمر من نافذة إلى نافذة.
  • اتبع بعض أساليب الهندسة البشرية الأساسية في المكاتب لمنع الشعور الإجهاد أو الإصابة.

اجعل أهدافك واضحة

يجد العديد من الناس أن التحول إلى العمل خارج المكتب يغير طريقة عملهم.  فعندما تذهب إلى المكتب  سوف تحتاج إلى التواجد هناك بشكل فعلي. هذا شيء حقيقي. أ

ما العمل من المنزل، فيحمل في طياته عبئئاً إضافياً يتمثل في أنك ستحتاج إلى إثبات استحقاقك لراتبك:   تحتاج إلى الإنتاج.  أفضل طريقة لتحقيق هذه الغاية هي وضع أهداف واضحة.

  • قم بتحديد أهداف يومية لنفسك عند بدء بالعمل وتحقق من تقدمك عند   الانتهاء منه.
  • حدد الأهداف ببدايات ونهايات واضحة (مثل استخدام طريقة سمارت SMART).
  • قم بتعديل أهدافك مع مرور الوقت تمامًا كما كنت ستفعل في أي مكان عمل آخر.
  • شارك أهدافك مع زملائك في الفريق والقادة حتى يصبح الجميع على اتفاق.

أفكار نهائية حول كيفية العمل من المنزل

بالنسبة لبعض الناس فإن العمل من المنزل قد يكون خيارًا مفضلًا. وبالنسبة لآخرين فإنها تكون ضرورة حتمية.  وفي كل الأحوال فيمكنك أن تمهد الطريق للنجاح بقدر ضئيل من التخطيط وبعض الانضباط واستغلال الفرص المناسبة.

وفي هذا العالم المتصل عالميًا  ليس من الضروري أن تكدح تحت أضواء الفلورسنت في مكتب متكدس. يمكنك أن تتحرر لتعمل في المكان الذي تريده وفقاً لشروطك الخاصة. فالتكنولوجيا متوفرة وشركات الأعمال مستعدة. ويمكنك العمل من المكان الذي تريد.

اعرف المزيد حول كيف يمكن أن تساعدك ViewSonic في إعداد المكتب المنزلي المثالي من هنا. أو راجع خيار برنامج العمل عن بعد على الموقع myViewBoard.com.