Se agregó con éxito su producto al carrito.

Caso práctico

Con una Pantalla ViewBoard Nueva

la Sala de Conferencias de ATech Impulsa la Colaboración

Descripción general

Problema:

  • Proporcionar herramientas que faciliten la colaboración de los empleados y, al mismo tiempo, que un equipo de TI unipersonal pueda brindar soporte de forma sencilla.

Solución:

Resultado:

  • Las reuniones de todos los departamentos son más enfocadas y productivas, lo que permite la participación de todo el equipo, incluso de trabajadores remotos.
  • El contenido y las notas de las reuniones se capturan, comparten y guardan fácilmente, lo que permite a los empleados dedicar más tiempo a generar ideas.

“La pantalla ViewBoard no asusta ni es difícil de usar. Cualquiera puede acercarse a ella, conectarse, proyectar y continuar. Es como si todos fuéramos un gran equipo, no importa dónde estemos”.

- Brian Jenkins, administrador de redes de ATech

Problema

Son muchas las empresas que equipan de forma insuficiente sus salas de conferencias con equipos desactualizados, lo que requiere trabajo adicional para elaborar ilustraciones e ideas para compartir, garabatos desprolijos en una pizarra deleble y una minuciosa toma de notas por parte de los participantes.

En estas salas mal equipadas, una videoconferencia implica que los compañeros de trabajo se amontonan alrededor de un monitor, mirándose por encima de los hombros, tomando notas y haciendo comentarios durante las pausas de la conversación (comentarios que suelen ser incoherentes debido al micrófono deficiente de la computadora).

Sin duda, ese fue el caso de ATech Training Inc. en Walton, Kentucky, que se dedica a elaborar ayudas para la capacitación automotriz —desde automóviles con fallas comunes del mundo real hasta automóviles cortados a la mitad para su examinación—, con el objeto de que escuelas y empresas puedan capacitar técnicos.

ATech está a la vanguardia con sus herramientas de enseñanza, pero carecía de herramientas para la colaboración de los empleados, afirma Brian Jenkins, administrador de redes de ATech y equipo de TI unipersonal para la pequeña empresa.

Para las reuniones en las instalaciones, los empleados tenían que concentrarse en una sala de reuniones lúgubre y de paredes grises y usar un proyector antiguo que demoraba 10 minutos en calentarse, y que luego se sobrecalentaba, por lo que la persona sentada junto a él debía tener cuidado de no quemarse. Era una sala que no entusiasmaba a los empleados ni fomentaba la colaboración productiva. Tenían que imprimir ilustraciones que solían verse borrosas a través del proyector y tomar notas individuales para compartirlas con posterioridad. Tenían que volver a reunirse horas o días más tarde para revisar lo que ya habían analizado previamente y asegurarse de que todos estuvieran en la misma sintonía.

Cuando conversaban con empleados que estaban fuera de las instalaciones, como los desarrolladores de software y los representantes de ventas de Puerto Rico, los empleados tenían que amontonarse alrededor de una sola computadora con una cámara enclenque para realizar una videoconferencia. “Teníamos que encender la computadora para que la persona del otro lado pudiera ver quién estaba hablando”, cuenta Jenkins.

“Durante 11 años, la renovación de la sala de conferencias estuvo en lo más alto de mi lista, pero la seguían rechazando a medida que otras prioridades la superaban”, afirma.

Solución

Fue entonces que ATech ganó una pantalla interactiva ViewBoard de ViewSonic 4K de 65” en el concurso “Conference Room Makeover” (Transformación de la sala de conferencias) de Spiceworks, completa con montaje de pared, PC para ranura para funciones avanzadas y cámara Logitech Rally para videoconferencias. La pantalla ViewBoard incluye el software myViewBoard™ basado en la nube, seguridad de nivel empresarial, almacenamiento en la nube, pizarra y anotación digitales, multidifusión y otras funciones avanzadas para mejorar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo.

“Cuando recibí el correo electrónico que decía que había ganado, salté de la silla”, cuenta Jenkins. “Me sentía como un niño en Navidad”.

DESCUBRIR UN NUEVO NIVEL DE COLABORACIÓN

Incluso en sus oficinas de baja tecnología, fue sencillo instalar la nueva pantalla ViewBoard de alta tecnología. “Me encantó porque no tuve que tocar nada. Ayudé a empujarla dentro de la sala, y eso es todo lo que hice. Fue así de sencillo”.

El equipo de soporte de ViewSonic estuvo fantástico al ayudar a prepararla para su uso; incluso solucionó un problema de licencia de ATech, comenta Jenkins. “Su equipo de soporte superó todas nuestras expectativas”.

En tan solo dos días, ya la estaban utilizando en las reuniones. Cada vez que surge una tecnología nueva, es natural preguntarse si será difícil de usar y si realmente funcionará para uno, expresa Jenkins. Pero la pantalla ViewBoard no asusta ni es difícil de usar. “Cualquiera puede acercarse a ella, conectarse, proyectar y continuar”.

La pantalla ViewBoard es compatible con una amplia gama de dispositivos de usuario final, como PC, Mac, Chromebooks y dispositivos Android. Los usuarios pueden transmitir desde iPhones, teléfonos Android, tabletas o computadoras portátiles, y pueden guardar archivos en el almacenamiento en la nube. La variedad de herramientas para mostrar, compartir y guardar medios permite a los equipos colaborar de maneras nuevas.

Por ejemplo, el equipo de ventas de ATech utiliza la pantalla ViewBoard para combinar los horarios y los próximos itinerarios de viaje en una sola pantalla durante las reuniones, de modo que pueden ver quién estará dónde y cuándo. Los departamentos de fabricación y de investigación y desarrollo la utilizan para generar ideas. Los miembros del equipo pueden visualizar una idea y plasmarla directamente en la pantalla ViewBoard para que todos la vean. Cuando alguien escribe una nota en la pantalla, se guarda en una ubicación central en la nube para que los miembros del equipo la puedan recuperar. “Ya nadie escribe notas en una libreta ni las tipea”, afirma Jenkins.

“Podemos reunir a todos, colocar algunas fotos y ejemplos de lo que queremos hacer en la pantalla, y luego colaborar todos juntos ahí mismo por primera vez”, señala.

Resultado

Cuando los desarrolladores se reunieron para actualizar el software de la empresa, emitieron el software actual directamente a la pantalla ViewBoard para que todos en la sala pudieran verlo con comodidad.

“Con el antiguo proyector, se podía colocar el material para que se muestre en la pared; sin embargo, esta pantalla le da vida”, expresa Jenkins. “Todo tiene un aspecto nítido y claro”.

También funciona en el sentido inverso: “Se puede escribir en la pantalla y eso se refleja en los dispositivos”, afirma. “De modo que si hay muchas personas en la sala, y algunos no pueden ver muy bien la pantalla, podrán hacerlo en sus dispositivos”.

Además, como las notas, diapositivas e ilustraciones de la reunión se guardan en la nube, se puede acceder a ellas desde cualquier lugar. “No importa dónde estemos. Puedo estar de viaje y subir algo para compartir con nuestro grupo aquí. Podemos hacer una sesión de video o capacitación para representantes desde el lugar donde se encuentra un cliente. Nos hace sentir que seguimos conectados”, expresa Jenkins.

SUPERAR LOS OBSTÁCULOS DE LA PRODUCTIVIDAD

“La pantalla ViewBoard ha sido nuestra salvadora”, afirma Jenkins. “Nos ha ayudado de muchísimas maneras”.

Los usuarios de la pantalla ViewBoard ahorran tiempo al gestionar todas las tareas relacionadas con las reuniones en un solo lugar, lo que se traduce en menos trabajo duplicado. También dedican menos tiempo a lidiar con los problemas técnicos que surgen al tener que conectar varios sistemas y dispositivos. Como resultado, ahora las reuniones de ATech son más enfocadas y productivas.

“Cualquier idea o pensamiento que tengamos, estamos ahí juntos”, afirma Jenkins. “Todos pueden ver lo que queremos compartir y las ideas que queremos transmitir sin tener que imprimir fotos o ideas, volver en dos horas y debatirlo de nuevo. Podemos resolverlo todo allí en ese mismo momento”.

ATech utiliza la pantalla ViewBoard para reuniones virtuales y capacitación con clientes y miembros de equipos remotos. Hace poco la utilizaron en una sesión de video para conocer finalmente a todos los representantes de ventas de Puerto Rico.

“Podemos conectarnos con ellos muchísimo mejor que a través de una llamada telefónica”, comenta Jenkins. Nos sentíamos como si estuviéramos todos juntos, aunque estábamos en dos lugares distintos del planeta. Es como si todos fuéramos un gran equipo, no importa dónde estemos”.

COLABORACIÓN FRENTE A FRENTE, SIN ESTAR TAN JUNTOS UNOS DE OTROS

Ha aumentado la colaboración entre todos los departamentos. Antes, los empleados evitaban la sala de conferencias, ahora, cada departamento se reúne varias veces a la semana.

“Por primera vez, todos los miembros del equipo de fabricación pudieron sentarse en lugar de amontonarse alrededor de un monitor de computadora para compartir ideas”, cuenta Jenkins. “Es frente a frente, lo que lo hace más significativo, y todos están más relajados. Logra que todo sea un poco más llevadero, más fluido”.

“Ahora podemos trabajar juntos como equipo para compartir ideas y enfocarnos en lo que necesitamos trabajar”.

Además, todos se sienten incluidos en el debate, afirma Jenkins. “Es importante que sintamos que estamos todos juntos en esto”.

LA PIEZA CENTRAL DE LA EMPRESA

“La pantalla ViewBoard es ahora una pieza central”, cuenta. “Hacemos hincapié en la sala de conferencia a todos los que ingresan al edificio, incluidos los clientes. '¡Miren lo que ahora podemos hacer para ayudarlos!' Puede que hoy estén en la oficina, pero tenemos otras formas de conectarnos con ustedes en el futuro”.

ATech se enorgullece de ser el líder y experta en el campo de la capacitación automotriz. La pantalla ViewBoard de ViewSonic es otra herramienta que ayuda a sus empleados a reunirse en equipo para dar vida a las ideas, e incluso después de que la idea se materializa, para seguir brindando soporte y capacitación a los clientes, expresa Jenkins. “Estamos planeando utilizar la pantalla ViewBoard para realizar seminarios web, capacitar a los clientes en nuestros equipos y otros proyectos”.

Jenkins cree que la pantalla ViewBoard también puede convertirse en la pieza central de otras organizaciones. “ViewSonic ha sido increíble; sus productos son excelentes. Usamos monitores ViewSonic, y siempre fuimos grandes admiradores de la empresa. La pantalla ViewBoard ha demostrado el valor que tiene”.

“Si intentara sacarla de la sala de conferencias, causaría una revuelta. Así es lo mucho que aman nuestros empleados a la pantalla ViewBoard”.

Obtenga más información sobre las pantallas ViewBoard de ViewSonic y el software myViewBoard hoy mismo.

Transformar-la-Sala-de-Reuniones