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Caso práctico

PROVEEDOR DE SOLUCIONES GLOBALES OBTIENE MEJORAS EN SALAS DE CONFERENCIAS

con las Pantallas ViewBoard® de ViewSonic®

Compañía

Insight Enterprises Inc. ofrece a las organizaciones de todos los tamaños servicios y soluciones de tecnología de vanguardia para maximizar el valor comercial de TI. Insight, que figura en la lista de Fortune 500, es proveedor global de soluciones y servicios de innovación digital, transformación de centros de datos + nube, fuerza de trabajo conectada y optimización de la cadena de suministro. Asimismo, ayuda a los clientes a gestionar con éxito su TI en la actualidad y, al mismo tiempo, a transformarse para el futuro. Desde el diseño y la estrategia de TI hasta la implementación y la gestión, los más de 11.000 compañeros de equipo de Insight ayudan a los clientes a innovar y optimizar sus operaciones para que los negocios funcionen de forma más inteligente.

Descripción general

Problema:

  • Estandarizar una solución de conferencia integral
  • Mejorar el tiempo de inicio de las reuniones y la experiencia del usuario
  • Facilitar el uso de múltiples plataformas

    Garantizar la seguridad de los datos

Solución:

  • Pantallas interactivas ViewBoard de ViewSonic de 55” a 98”
  • PC para ranura de ViewSonic para una mayor potencia informática
  • Superposición de software de Quicklaunch

Resultado:

  • Los espacios para conferencias equipados con ViewBoard se convirtieron rápidamente en las salas más solicitadas
  • El tiempo de inicio de las reuniones pasó de unos 10 minutos a menos de un minuto
  • Los usuarios pueden programar las reuniones y unirse fácilmente con Microsoft Outlook
  • Los usuarios pueden elegir entre plataformas como Skype, Webex y Zoom
  • Los comentarios inmediatos y continuos han sido sumamente positivos
  • Se planea adoptar y estandarizar de forma continua la solución de ViewBoard de ViewSonic

Con nuestros otros sistemas, seguimos siendo víctimas de esa métrica de la industria: más o menos 10 minutos para dar inicio a una reunión. Ahora, con las pantallas ViewBoard y Quicklaunch, los usuarios ven un menú de reuniones programadas, tocan su reunión y listo.

— Steve Berenter, PMP, gerente sénior de TI en Insight

Problema

Como proveedor global de productos y servicios de TI, Insight respalda sus propias operaciones al elegir tecnología que refleja las mejores soluciones del mercado basadas en sus amplias relaciones con socios. Tal fue el caso cuando la empresa decidió equipar sus salas de conferencias con pantallas interactivas.

“Skype es nuestro estándar de comunicación interna”, contó Steve Berenter, PMP, gerente sénior de TI en Insight. “De modo que, cuando comenzamos a incorporar pantallas interactivas en nuestras salas de conferencias, resultaba lógico elegir Surface Hub”.

Demostró ser una opción sólida, afirmó Berenter. Era un dispositivo todo en uno y se conectaba fácilmente con Skype, su estándar interno para conferencias de audio y video. Simplificó la experiencia del usuario en las reuniones al ofrecer un sistema uniforme.

“Nuestros sistemas de conferencia tradicionales estaban por todas partes. Teníamos salas con Cisco, Polycom y otros. Algunas tenían proyectores. Nuestro objetivo consistió en estandarizar la mayoría de nuestras salas”, indicó. “Hub ofrecía una excelente manera de lograrlo, y comenzamos a transitar el camino de la estandarización. Sin embargo, cuando Microsoft comenzó la transición a Surface Hub 2, hubo una escasez de Surface Hubs originales. No pudimos conseguir ninguna Surface Hub nueva durante casi un año”.

Era un dilema importante para la empresa en crecimiento. Se estaban por abrir nuevas oficinas. Estaba planificado llevar a cabo ampliaciones y remodelaciones. Los equipos de gestión de proyectos y de ventas querían comenzar a realizar reuniones semanales de puntos de contacto y necesitaban un sistema confiable y fácil de usar para conectar a los equipos de Arizona, Texas y Montreal.

El equipo de TI llegó a la conclusión de que se necesitaba una nueva solución para satisfacer las necesidades de la empresa en crecimiento.

“Estábamos contentos con las Surface Hubs, pero necesitábamos soluciones con disponibilidad inmediata para estas salas con videoconferencias y audioconferencias, pizarras... el espectro completo de las capacidades de comunicación y colaboración de las salas de reuniones”, expresó Berenter.

Solución

El equipo de TI comenzó una búsqueda exhaustiva que incluía a todas las empresas principales: HP, Logitech, Lenovo, Polycom y otras más. Luego, en la conferencia Microsoft Ignite en Orlando, Berenter se topó con el estand de ViewSonic, y el camino para encontrar una solución dio un giro brusco hacia el final del viaje.

“ViewSonic presentaba una pantalla ViewBoard® de 86”, y quedé muy impresionado con sus funciones y la experiencia del usuario”, señaló Berenter. “Es muy similar a ‘Surface Hub’, en el sentido de que es una solución intuitiva, todo en uno”.

El equipo de TI de Insight trajo 4 unidades para probarlas. En función de todo lo bueno que había visto hasta ahora en las pantallas ViewBoard, la única preocupación de Berenter era la seguridad. El representante de ViewSonic Jeffrey Erb, que se reunió con Berenter en Insight, le brindó la respuesta.

“El sistema era de acceso público pero funcionaba en una PC con Windows® 10, de modo que mi mayor interrogante sobre el proyecto era cómo lo podíamos proteger”, comentó. “Jeff sugirió que probáramos la aplicación Quicklaunch de UC Workspace. Protege el dispositivo e incorpora capacidades de un solo toque para dar comienzo y unirse a las reuniones”.

Quicklaunch añadió seguridad además de las ya robustas funciones de seguridad de la ViewBoard, con un bloqueo completo protegido con contraseña. También aportó el beneficio de una interfaz transparente con Exchange y Google Calendar, así como la capacidad de personalizar con elementos de marca como colores y logotipos.

Las pantallas interactivas ViewBoard continuaron sorprendiendo durante todo el periodo de prueba.

“La flexibilidad de uso fue fenomenal. Aunque estamos estandarizados con Skype, ya que mantenemos negocios con Cisco, a algunos de los miembros de nuestro equipo les gusta usar Webex”, afirmó Berenter. “Necesitábamos una plataforma que se integrara fácilmente con ambas soluciones de conferencia. Sin duda, podría hacerse en el ‘back end’, algo que ya realizamos antes, pero es engorroso y ofrece una experiencia de usuario que no es óptima. Con las pantallas ViewBoard, pudimos cargar y utilizar cualquier solución de conferencia: el dispositivo es completamente independiente”.

Las pantallas ViewBoard de ViewSonic incluso conquistaron a los defensores más acérrimos de Surface Hub, contó Berenter. Basándose en los comentarios sumamente positivos obtenidos durante el proceso de demostración, el equipo de TI compró 22 pantallas ViewBoard de ViewSonic en tamaños de 55” a 98”, así como PC para ranura VPC, para implementarlas en varias ubicaciones.

Resultado

Fue muy sencillo implementar las pantallas ViewBoard de ViewSonic, que son una solución optimizada todo en uno, afirmó Berenter.

“Muchas otras soluciones son modulares. Uno compra el dispositivo y luego tiene que juntarlo con otros componentes”, señaló. “Con la ViewBoard de ViewSonic, se obtiene la pantalla con las capacidades interactivas y la PC para ranura. Es una solución única que nos proporcionó el 99 % de lo que necesitábamos. El único complemento que tuve que conseguir fue la cámara”.

Para ello, Berenter se decidió por la cámara Poly Studio, que ofrece seguimiento del orador y elimina la necesidad de girar, inclinar y hacer zoom de forma manual a medida que los diferentes usuarios toman la palabra.

“Ofrece una buena cobertura de 18 pies con audio e imagen”, comentó. “Podemos ubicar hasta 16 asientos sin necesidad de ningún otro equipo”.

Berenter pudo cargar fácilmente Skype, Webex, Zoom y mucho más, lo que proporcionó una extraordinaria flexibilidad que señaló como una de las muchas razones por las que los empleados de Insight se han convertido en grandes fanáticos de las pantallas ViewBoard.

“Skype es nuestra herramienta principal, pero la ViewBoard es flexible y se puede usar con varias aplicaciones de comunicación. Con Microsoft y Cisco como nuestros dos socios más importantes, también utilizamos Webex para algunas necesidades comerciales. Algunos de nuestros clientes prefieren Zoom para sus reuniones. Con la ViewBoard de Viewsonic podemos adaptarnos a todos ellos, sin retrasar el inicio de las reuniones”.

Para ayudar a facilitar la transición a las salas de conferencias con ViewBoard, el equipo de Berenter realizó sesiones de capacitación a puertas abiertas en cada una de sus sedes.

“Esto resultó muy útil para la rápida adopción de los dispositivos”, expresó. “Los comentarios de quienes asistieron a las sesiones fueron extremadamente positivos”.

La popularidad de las pantallas ViewBoard se evidenció desde el principio en Insight.

“Cada mes, elaboramos un informe de todos los dispositivos de sala habilitados para Skype; todavía tenemos una mezcla de 4 o 5 configuraciones diferentes”, contó Berenter. “El primer mes después de implementar seis soluciones de ViewBoard de ViewSonic en nuestras oficinas centrales y tres en cada una de nuestras dos oficinas en Tempe, las pantallas se convirtieron en los dispositivos de mayor uso, más que cualquier otro sistema. Se volvieron muy populares de inmediato”.

Resultados

El inicio rápido es una ventaja muy valorada de las salas de conferencias equipadas con ViewBoard, afirmó Berenter.

“Con nuestros otros sistemas, seguimos siendo víctimas de esa métrica de la industria: más o menos 10 minutos para dar inicio a una reunión”, expresó. “Ahora, con las pantallas ViewBoard y Quicklaunch, los usuarios ven un menú de reuniones programadas, tocan su reunión y listo”.

Integrado en las PC para ranura digital de ViewSonic, Quicklaunch PE de UC Workspace crea una interfaz fácil de usar, con acceso rápido a las aplicaciones preferidas desde un único panel. Los usuarios pueden elegir entre Exchange y Google Calendar para crear salas de reuniones, con compatibilidad para prácticamente todas las plataformas de reuniones preferidas.

Cada pantalla ViewBoard aparece como un recurso en Microsoft Exchange, señaló Berenter, lo que les permite a los usuarios elegir y programar en Outlook. Una vez que las reuniones están en sesión, los usuarios disfrutan de la amplia gama de funciones de pizarra interactiva que ofrecen las pantallas ViewBoard, desde la mesa de la sala de conferencias o desde cualquier lugar del país.

“No importa en qué oficina estén los usuarios”, afirmó Berenter. “Si cada uno de ellos está en una sala con una ViewBoard, pueden usar la pizarra juntos. Eso es algo estupendo para la productividad”.

Por último, pero no por ello menos importante, Berenter mencionó el increíble valor que ofrecen las soluciones de ViewBoard.

“Jeffrey nos ofreció un excelente precio. Además, las pantallas ViewBoard brindan una experiencia de conferencia de calidad”, señaló. “Es la opción perfecta para nosotros y la implementación ha sido un gran éxito. Seguimos recibiendo comentarios muy positivos a medida que más personas las utilizan”.

Siguiente paso en la agenda: implementar 10 o más para continuar el proceso de estandarización de la solución de pantalla interactiva ViewBoard.

“Esta es una solución excepcional para nosotros”, aseguró Berenter. “En el futuro, planeamos estandarizar las pantallas ViewBoard de ViewSonic para cualquier actualización o ampliación de las salas de conferencias nuevas”.